Con l’introduzione del D.lgs. 286/99 il controllo di gestione assume un ruolo centrale per garantire il funzionamento della pubblica amministrazione secondo i principi dell’efficienza, efficacia ed economicità. E’ altrettanto noto che la gestione dello spazio degli Archivi cartacei sia un elemento critico e lo sarà, almeno fino a quando il processo di digitalizzazione del settore pubblico non sarà pienamente concluso. Perciò è necessario dotare tutti gli archivi di uno strumento gestionale semplice ed efficace al tempo stesso.

L’Archivio di Stato di Asti da diversi anni compila periodicamente una tabella, attraverso cui misura lo spazio vuoto dei vari depositi. In molte occasioni si è mostrato estremamente utile. Sono state individuate le unità di conservazione di un deposito in scaffali (le parti di un compattabile) e palchetti (ripiani degli scaffali). Ogni palchetto è pari a 1,5 metri. Poiché una busta ha una larghezza di 18 cm, si è deciso per cautela di considerare 7 buste ogni palchetto. Contando, poi, i palchetti vuoti a deposito si sono ricavati i metri lineari vuoti e pieni per deposito e relativi totali. Il dato può essere espresso in percentuale. Infine moltiplicando i metri lineari vuoti per 7 si è ottenuto la capacità teorica di versamento delle buste. Per l’Archivio di Stato di Asti è di 1197 buste, per un totale di 171 metri lineari vuoti. Il grafico illustra la situazione per ciascun deposito.