Molto ricca anche la documentazione fotografica, costituita da circa 120.000 fotografie realizzate nella maggior parte dei casi dalla polizia stessa, ma anche provenienti dai controlli e dai sequestri sulla corrispondenza: alle fotografie segnaletiche, o realizzate durante l’attività di sorveglianza, si affiancano – infatti - le fotografie di carattere privato, che si potrebbero definire da ‘album di famiglia’ e che riproducono scene di pranzi, feste, cerimonie, vacanze, ritratti di amici e parenti.

La serie dei fascicoli personali è stata oggetto, in passato, di una schedatura molto analitica - con criteri elaborati da Paola Carucci - che si prestò ad uno dei primi esperimenti di informatizzazione condotti presso l’Archivio centrale. Nel 1986, infatti, fu realizzata una banca dati che venne ospitata presso il sistema informatico della Corte di Cassazione, a cui l’Archivio era collegato attraverso una linea di trasmissione dati dedicata. Alla fine degli anni ’90, per ovviare alla obsolescenza del software utilizzato e alla lentezza delle elaborazioni e della comunicazione, la banca dati fu trasferita presso l’Istituto e convertita in un database Access, che conservò tuttavia la struttura rigida che i dati avevano nel sistema originario: tutta la banca dati, ad esempio, non poteva essere gestita in un unico file ed era stata perciò memorizzata in due file correlati. Sia durante la permanenza alla Corte di Cassazione sia dopo il trasferimento in Archivio centrale, inoltre, le interrogazioni dovevano sempre essere svolte con la mediazione del personale dell’Istituto.

Il ‘recupero’ della banca dati del Casellario politico centrale, progettato e realizzato nel 2005, mira quindi ad agevolarne la consultazione, consentendo modalità di ricerca anche in rete, e ad assicurare la conservazione nel tempo dei dati Si è scelto di adottare un formato e un modello concettuale condivisi facendo riferimento ad una applicazione dello Standard Generalized Markup Language – SGML sviluppata specificamente per l’ambito archivistico. Lo standard Encoded Archival Description - Document Type Definition (EAD-DTD), promosso dalla Library of Congress  e dalla Society of American Archivists, infatti, è stato elaborato proprio per pubblicare gli strumenti di corredo in ambiente digitale, utilizzando il linguaggio di marcatura dei documenti informatici eXtensible Markup Language (XML). Il modello EAD, di cui è ora disponibile anche la traduzione italiana, permette infatti la descrizione multilivellare caratteristica degli strumenti di corredo e l’uso di una tecnologia indipendente da specifiche piattaforme hardware e software consente molteplici usi dell’informazione contenuta nei dati, il loro interscambio e la loro accessibilità nel tempo.

L’analisi preliminare, necessaria per individuare gli elementi della EAD utili, ha definito la struttura concettuale dei dati anche in previsione di successivi aggiornamenti. La documentazione ha infatti una potenzialità informativa sia per gli storici sia per gli archivisti non ancora pienamente sfruttata.

Una prima integrazione dei dati di schedatura era stata già avviata negli anni scorsi nell’ambito di un progetto di ricerca sull’emigrazione politica verso la Francia per cui - anche se non ancora inserite nella banca dati - si trovano già disponibili le informazioni sui numeri originali dei fascicoli, sulle molteplici residenze dei singoli sorvegliati, in località italiane ed estere, e sul materiale bibliografico. Una nuova rilevazione riguarderà la documentazione fotografica che, invece, non è stata  ancora segnalata in modo sistematico e, soprattutto, non è stata descritta.

I dati trasferiti nel nuovo sistema sono stati verificati, integrati ove necessario, e, per quanto riguarda i toponimi, normalizzati con riferimento all’assetto politico e amministrativo immediatamente precedente lo scoppio del secondo conflitto mondiale.

La banca dati del Casellario si configura, dunque, come un file XML marcato secondo le specifiche EAD su cui opera il motore di ricerca Extraway. Le informazioni sono visualizzate in due aree relative, rispettivamente, all’unità archivistica e all’intestatario. Quest’ultima contiene i dati anagrafici e le informazioni su professione, residenza, appartenenza politica ed eventuali annotazioni relativi all’intestatario su provvedimenti di polizia, condanne della giurisdizione ordinaria o politica,  radiazione dall’elenco dei sovversivi.

Sono stati sviluppati due moduli di visualizzazione per l’utilizzo sul WEB sia intranet che internet (la cui attivazione è prevista entro le prossime settimane), il primo per l’inserimento dati e l’altro per la consultazione. Ciò consentirà di organizzare il lavoro di aggiornamento in modo distribuito e di renderlo subito disponibile.

Un primo aggiornamento della banca dati è già stato realizzato, al termine del lavoro di recupero, in  occasione della mostra sull’emigrazione italiana negli Stati Uniti ‘The Dream...per non dimenticare’, inaugurata nel novembre del 2005 presso l’Istituto e ha riguardato 6894 fascicoli i cui intestatari risultavano  residenti stabilmente o per qualche tempo negli USA.  In quella occasione la banca dati è stata resa consultabile nella sala espositiva per consentire le interrogazioni sull’emigrazione politica verso gli USA.

 

Il progetto è stato curato per l’Archivio centrale dello Stato da Lucilla Garofalo, Luisa Montevecchi, Francesca Romana Scardaccione e, per l’aspetto informatico, Alberto Robustelli.

Il Centro MAAS - Consorzio Roma Ricerche ha realizzato la trasposizione dei dati Access secondo il modello EAD, sviluppando i software per consentirne l’accesso in modalità web.