Selezione e scarto: procedure, criteri di selezione e campionatura
Il comitato ICA sulla selezione e scarto ha relazionato sul quadriennio di attività appena concluso, iniziato con una analisi della bibliografia di settore.
Tale analisi ha condotto alla pubblicazione sul sito web dell’ICA, www.ica.org/biblio, di una bibliografia critica sulla selezione e scarto, che è attualmente di 100 titoli e che il Comitato intende rivedere e aggiornare periodicamente.
Le ricerche e gli studi sono poi proseguiti con l’obiettivo di pubblicare un manuale sulla selezione e scarto, previsto per il 2004, che si propone di diventare uno strumento di lavoro in grado di fare superare l’attuale molteplicità di criteri e approcci e di identificare una metodologia e un lessico semplificati e condivisi, al fine di impostare criteri di selezione allo stesso tempo scientifici ed economicamente sostenibili, che conducano ad operazioni di scarto consapevoli.
A titolo di anticipazione, è stato presentato uno studio sui criteri di valutazione della documentazione ai fini dello scarto, ed una ricerca sull’utilità della campionatura, anche in ambiente digitale.
L’analisi sistematica della documentazione prodotta viene considerata una delle difficoltà essenziali da affrontare in un processo di selezione, in rapporto non solo alla tipologia e quantità del materiale da vagliare, ma, soprattutto, alla necessità di valutarne il valore sia contingente sia in prospettiva storica.
In questo senso l’approccio funzionale risulta essere quello meno soggettivo e che dà maggiori garanzie di restituire una immagine fedele del contesto di produzione e del contenuto, consentendo contemporaneamente di rispettare le esigenze di conservazione legali, gestionali e storiche.
Un apporto fondamentale nel processo di selezione e scarto viene riconosciuto anche agli utenti, tramite una procedura definita di “public consultation”, durante la quale le proposte di scarto vengono sottoposte al pubblico dei consultatori attraverso diversi mezzi: un documento cartaceo a disposizione in sala di studio, internet e intranet.
Successivamente, in un arco di tempo variabile tra 1 e 3 mesi, secondo la maggiore o minore problematicità degli scarti proposti, si raccolgono i dubbi e le eventuali critiche.
Dopo averle analizzate, gli archivisti e i records managers addivengono alle decisioni definitive, approvando un piano di scarti che viene reso noto agli utenti e corredato di spiegazioni. Questa “public consultation” e il documento che ne deriva sono indubbiamente procedure lunghe e impegnative, tuttavia restituiscono una idea di trasparenza ed efficienza e consentono di operare selezioni e scarti più consapevoli. Inoltre migliorano i rapporti tra utenti e conservatori e contribuiscono ad aumentare l’interesse e il dibattito intorno agli archivi.
La campionatura è uno tra i metodi di selezione e scarto più dibattuti. Considerata una sorta di compromesso di fronte a quantità smisurate di materiale, la campionatura dovrebbe restare una eccezione ed essere coordinata con procedure di scarto più sistematiche. Tra i diversi criteri di campionatura, l’oratore cita i più frequenti (periodica, per serie, topografica, alfabetica, qualitativa o per anno di nascita dei documenti) e sottolinea la necessità che tutti vengano fatti precedere da una analisi della quantità, tipologia e grado di riproducibilità dei documenti.
