ICA Congress 2004, Vienna 23-29 agosto

Gli Stati Uniti e la Francia hanno sviluppato diverse metodologie di gestione degli archivi dei propri ex presidenti. Negli USA, le 13 Presidential Libraries fanno parte dei NARA- National Archives and Records Administration, l’agenzia federale creata nel 1934 per raccogliere e gestire i milioni di documenti che costituiscono la testimonianza della storia statunitense dei passati 200 anni. Queste Presidential Libraries, nonostante il nome, ospitano ciascuna gli archivi personali e di lavoro e una collezione museale di oggetti appartenuti agli ex presidenti americani da Herbert Hoover a Bill Clinton. Il protocollo di acquisizione vigente impedisce qualsiasi intervento da parte di questi enti preposti alla conservazione nella fase attiva dei documenti e non prevede alcune versamento diretto al termine del mandato presidenziale. Gli archivi vengono infatti versati solamente dopo che il presidente e il suo staff ne hanno curato le operazioni di scarto, che richiedono un periodo variabile di tempo. Spesso, parte dei documenti, sia di natura personale sia lavorativa, viene trattenuta dall’ex presidente, che, post mortem, ne fa generalmente dono alla sua omonima fondazione. Proprio per questo le Presidential Libraries hanno ubicazioni diverse, condizionate dalla collocazione geografica della fondazione con cui devono stabilire delle sinergie.

Una volta versati nelle PL, gli archivi rimangono chiusi alla consultazione per un periodo di tempo variabile, generalmente non inferiore al sessantennio. Vengono poi aperti al pubblico i soli fondi inventariati, e negli inventari sono indicati i fascicoli o i singoli documenti che rimangono “classified”, cioè chiusi alla consultazione perché contengono dati sensibili o perché relativi a segreti militari o a delicate situazioni internazionali. In nessun caso questi documenti vengono “declassified” e resi consultabili.

La Francia ha creato l’attuale sistema di gestione degli archivi presidenziali nel 1970, su iniziativa dell’allora presidente Giscard d’Estaing. Gli archivi presidenziali francesi occupano uno staff di 9 persone su untotale di ca. 900 che lavorano all’Eliseo, tuttavia hanno una posizione nell’organigramma molto favorevole perché dipendono direttamente dal gabinetto presidenziale. Gestiscono solo documenti in fase attiva o semiattiva e sono impegnati in una duplice attività:

Proprio questa vicinanza al soggetto produttore ha sinora consentito agli archivisti di raccogliere serie piuttosto complete che comprendono, tra l’altro:

Al termine del mandato presidenziale, tutti i documenti conservati presso gli archivi dell’Eliseo, compresi quelli in formato elettronico, devono essere versati entro 10 giorni negli archivi nazionali francesi ubicati nel Marais a Parigi. Fanno eccezione le pratiche ancora attive che vengono versate in un secondo momento.

Gli Archives Nationales de France (www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/) ospitano gli archivi presidenziali dalla Francia di Vichy in poi, organizzati in un fondo a parte nell’ambito di quelli del XX secolo. Si tratta di un fondo di importanza e consistenza crescente, anche perché l’attuale sistema di conservazione e versamento ha reso la documentazione estremamente ricca. Inoltre, le sinergie attuate con le fondazioni private degli ex presidenti e con gli ex presidenti stessi rendono possibile una corretta conservazione e consultazione anche delle carte personali.

I fondi degli ex presidenti rimangono riservati per almeno 60 anni, anche se i produttori possono concordare con l’ente conservatore un periodo di “chiusura” più lungo, in base alla presenza di dati sensibili o in relazione a situazioni delicate nella politica interna o estera dello stato.

Sono ammesse deroghe individuali (accettate nell’80% dei casi) motivate dalla necessità di condurre ricerche di particolare valore storico.

Attualmente, sono consultabili le carte fino alla presidenza di Giscard d’Estaing ed è in corso una inventariazione sommaria delle “sterminate” carte di François Mitterand.