ICA Congress 2004, Vienna 23-29 agosto

In questo intervento, ARMA si interroga sull’effettivo impatto prodotto dall’introduzione dell’informatica nell’ambiente lavorativo e sui cambiamenti che questo deve comportare nella professionalità di archivisti e records manager.

Nell’era del “E-everything”, i documenti non hanno smesso di essere al centro di ogni attività, si è passati però da una gestione “centralizzata” della produzione documentaria ad una distribuita, se non personalizzata, simbolicamente rappresentata dai nostri desktop.

Questo passaggio ha effettivamente condotto al “paperless office”?

I dati sembrano provare il contrario:

A tutta questa produzione su supporto cartaceo va poi aggiunta quella digitale che circola su intranet, siti web, sistemi di posta elettronica e altri “contenitori” apparentemente illimitati.

Durante questi primi 15 anni, la documentazione su supporto elettronico è stata prodotta senza regole, in un clima di laissez-faire che ha condotto ad atteggiamenti del tipo “quello che c’è sul mio computer è roba mia”, “sono i miei documenti e sono in grado di ritrovarli”, oppure “non voglio che altri vedano i miei file” o ancora “non è compito mio archiviare i documenti”.

Questi 15 anni hanno dimostrato che l’archivista o il records manager non possono più attendere che i documenti si gestiscano o si conservino da soli, ma devono diventare figure estremamente attive e duttili, che agiscano in collaborazione con gli altri dipartimenti, l’IT in primis, consapevoli del fatto che, sebbene sotto diversa forma, i documenti continueranno ad esistere fintanto che esisteranno le funzioni che essi assolvono e continueranno a dovere essere gestiti, non foss’altro che per mantenerli fruibili e legalmente validi.

La via verso un “less-paper office” passa attraverso la collaborazione attiva con tutti i dipartimenti, che si ponga come obiettivo di intervenire nella fase stessa di creazione del records creating and keeping system. Una metodologia che si è dimostrata efficace prevede innanzitutto una serie di interviste al personale e di censimenti archivistici che consentano di avere un quadro chiaro della situazione, inclusa una mappatura delle diverse attività e funzioni, delle corrispondenti tipologie documentarie e la relativa quantificazione. Questa analisi preliminare consente di elaborare schemi di classificazione che garantiscano una corretta identificazione dei documenti, e un massimario di conservazione basato sulle funzioni. L’informazione va valutata in quanto tale e non in base al suosupporto, per evitare che per esempio le e-mail vengano tutte relegate in una medesima serie per poi essere destinate all’oblio, invece di essere valutate sulla base dell’informazione che effettivamente contengono e che è, a tutti gli effetti, un documento.

La collaborazione con l’IT risulta indispensabile per evitare che vengano introdotti software che, pur prevedendo anche la funzione di RM, risultano poi di fatto privi di questa analisi preliminare e quindi, di fatto, inefficaci, se non pericolosi per l’illusione di gestione e conservazione che creano. Allo stesso modo il back-up dei dati non può sostituire un sistema di gestione dei documenti. È necessario invece agire in sinergia con l’IT per creare e implementare corredi di metadati semplici e allo stesso tempo esaustivi, e sviluppare un piano di conservazione che preveda migrazioni periodiche e adeguati “digital repositories”.