Siamo già a questo punto? Creazione e implementazione di un sistema integrato di gestione documentaria presso il Getty Center
Il Getty Center è stato fondato nel 1981 con il patrocinio del J. Paul Getty Trust a Los Angeles, in California. Si tratta di una struttura complessa, che ospita al suo interno
- il museo d’arte
- un centro di ricerca con annessa una imponente biblioteca
- un centro di formazione professionale
- un giardino botanico aperto al pubblico
- un laboratorio scientifico che si occupa della conservazione e restauro, impegnato in importanti progetti internazionali
Queste diverse istituzioni sono correlate tra loro da alcuni servizi centralizzati, generalmente con funzioni amministrative, operative o legate al sistema di sicurezza.
Nel 2001, il trentennale della fondazione del Getty Center e l’introduzione del nuovo standard ISO 15489 inducono ad alcune riflessioni sull’efficacia del sistema di RM: se ne evidenziano le lacune, che si manifestano nella perdita di informazioni, e si chiarisce la necessità di uniformare e migliorare le procedure per ottenere un risparmio di costi e una maggiore efficienza.
Nel 2001 viene quindi creato un unico dipartimento integrato in cui confluiscono l’archivio, la biblioteca e il servizio di RM, e con cui viene presto chiamata a collaborare ARMA.
Da questa sinergia virtuosa tra archivisti e records manager prende avvio questo progetto di creazione di un nuovo sistema di RM che accompagna ogni tipologia documentaria prodotta, sia essa su supporto cartaceo o digitale, dalla nascita fino al suo scarto o alla sua conservazione permanente.
Si tratta di una grossa sfida, che il dipartimento accetta di affrontare percependone l’opportunità strategica e amministrativa: strategica perché si tratta di una buona occasione per dimostrare le capacità e il valore operativo del dipartimento, amministrativa perché si ha la possibilità di ottenere un budget e uno staff adeguati.
In particolare quella di uno staff adeguato è una esigenza molto sentita per riuscire ad assicurare uno start-up rapido del progetto, che fornisca nel breve periodo risultati tali da garantirne la prosecuzione.
La sperimentazione iniziale prevede il coinvolgimento di 5 dipartimenti: il centro di ricerca, il laboratorio, il museo, la sicurezza e l’amministrazione. Per avviarla, si rende necessario convincere il management di medio e alto livello dell’importanza di questa operazione e del valore aggiunto che apporteranno i risultati finali, al fine di ottenerne la collaborazione e, contemporaneamente, acquisire maggiore autorità presso le gerarchie inferiori. Vengono quindi organizzate molteplici riunioni e incontri durante il quali il progetto viene spiegato in tutte le sue fasi, costi e obiettivi.
Ottenuta l’approvazione del management, inizia l’effettiva sperimentazione multifase:
1° fase: interviste ai capi divisione che evidenziano malesseri comuni, tra cui:
- la mancanza di direttive univoche sulla gestione documentaria, che provoca la perdita di numerosi documenti e, conseguentemente, di informazioni
- il continuo turn-over di personale, spesso scarsamente formato
- la mancanza di depositi adeguati
-
l’insufficiente protezione dei “vital records”.
2° fase: prevede l’avvio di una analisi delle funzioni e di un censimento delle tipologie documentarie, attuati con la collaborazione di tutto il personale e di alcuni responsabili di procedimento individuati e adeguatamente formati in ogni ufficio. Obiettivo di questo censimento è ottenere un quadro della quantità e tipologia della documentazione da gestire, dei requisiti legali e dell’eventuale confidenzialità delle informazioni prodotte.
3° fase: creazione di un massimario di conservazione (retention schedule), messo a confronto con altri massimari già in uso presso enti simili per funzioni al Getty e eventualmente integrato.
4° fase: formazione di tutto il personale tramite l’intranet aziendale, lezioni e incontri di confronto e aggiornamento, e un apposito manuale “user-friendly”, scritto cioè con un linguaggio semplicee diretto, per nulla tecnico.
Ad alcuni anni dall’avvio del progetto, è possibile rilevarne alcuni benefici effetti, da un punto di vista sia archivistico che professionale:
- l’introduzione di criteri sistematici di selezione e scarto e il coinvolgimento dei creatori dei documenti in questa operazione, anche tramite un uso corretto dei metadati
- una migliore comprensione dei concetti di funzione e di serie e un minore legame con la collocazione fisica del materiale
- l’esclusione dal RMS dei documenti creati per uso personale
- un miglioramento della considerazione dello staff di archivisti e records manager all’interno dell’azienda
- la dimostrazione dei benefici di un buon sistema di gestione documentaria e dei suoi effetti positivi sul business e sull’auditing interno
- relazioni più fruttuose con il management.
Il progetto comunque viene ancora considerato in fase di implementazione, vista la necessità di migliorare e aggiornare periodicamente il massimario di conservazione e di proseguire nel programma di formazione del personale, introducendo nuovi strumenti di training on-line, seminari e workshop.
a cura di Valeria Ronchini
