Archivi d'impresa
Gli archivi d’impresa in Germania
Gli archivi d’impresa non sono esplicitamente citati nelle leggi statali che regolamentano il settore archivistico, perchè ne viene riconosciuta la proprietà privata. Tuttavia le leggi federali danno indicazioni sulla necessità di creare una sezione separata di archivio storico e, nel caso non sia possibile, demandano alle Camere di Commercio la cura di questi documenti. Per questo le Camere di Commercio, in particolare quelle di alcune regioni tedesche tra cui Westphalia Lippe, Rhineland, Hesse, Baden-Wűrttemberg, Bavaria e Sassonia, sono diventate estremamente attive nella salvaguardia degli archivi d’impresa, o costituendo un apposito servizio archivistico interno, o creando dei centri di raccolta regionali, in cui hanno l’obbligo di assumere personale specializzato. Generalmente questi istituti di conservazione sono diventati anche degli importanti centri di ricerca, molto attivi nell’analisi della storia economica locale e ben collegati con le università. Inoltre, la Associazione degli Archivisti d’Impresa Tedeschi si è rivelata un mezzo importante di formazione e aggiornamento professionale, promuovendo numerosi corsi, seminari, convegni e la pubblicazione di una rivista quadrimestrale.
Attualmente, uno dei principali progetti in corso è il recupero degli archivi d’impresa dell’ex Germania Orientale. La legislazione locale ne imponeva infatti il versamento presso gli Archivi di Stato, senza però verificarne l’effettiva attuazione, lacuna che ha portato a versamenti solo parziali o, nei casi più gravi, alla dispersione di fondi storici di considerevole importanza. Si sta quindi procedendo alla creazione di centri di raccolta regionali sul modello di quelli attivi nella Germania occidentale, con l’obiettivo primario di prendere contatto direttamente con le aziende locali e concordare il versamento della documentazione di interesse storico.
Archivi d’impresa e Globalizzazione: il caso delle imprese impegnate nella produzione della birra
Attualmente il più importante produttore di birra al mondo è il gruppo statunitense Anheuser-Busch, più noto per il suo marchio principale: Budweiser. Si tratta di un gruppo multinazionale con stabilimenti in Argentina, Canada, Cina e Irlanda e ampie fette di mercato, già acquisite o potenziali, negli Stati Uniti, Canada, Messico, Gran Bretagna, Cina, Cile, Spagna e Italia.
Tra i suoi principali competitor ci sono gli altrettanto famosi marchi SABMiller, la cui casa madre è in Sud Africa, Heineken, in Olanda, Interbrew, in Belgio, Carlsberg, in Danimarca. Si tratta di imprese multinazionali altrettanto ramificate, con centri di produzione e mercati sparsi in tutto il mondo, e che hanno come obiettivo quello di crescere ancora e conquistare nuove porzioni dei mercati già esistenti, o scoprirne di nuovi. Per farlo sono già in previsione nuove fusioni, tra cui quella della Belgian Interbrew con il gruppo Brasiliano Ambev, annunciata nel marzo 2004, e che porterà alla creazione di un nuovo colosso, più grande dell’attuale leader Anheuser-Busch.
È facile prevedere l’impatto che movimenti internazionali come questo possono portare in paesi privi di una solida tradizione archivistica o di autorità sufficientemente vigili. Per esempio in Germania, dove l’industria della Birra era, evidentemente, già affermata ed è stata una ghiotta preda delle recenti acquisizioni, gli archivi delle imprese locali non hanno subito, a prima vista, consistenti danni o “deportazioni”, ma sono stati protetti dal sistema già illustrato di centri di raccolta regionali coordinati dalle Camere di Commercio. Al contrario, la situazione appare considerevolmente più grave in Europa orientale, in Asia e in Sud America. L’analisi del caso dell’industria della birra sta quindi proseguendo con una serie di interviste e questionari inviati al management delle principali multinazionali coinvolte, che comprendono domande sulla destinazione della documentazione di interesse storico, sulla presenza o meno di sezioni di archivio storico presso le sedi internazionali del gruppo, sul destino degli archivi delle imprese acquisite, sull’impiego di personale specializzato e, in generale, sulla gestione degli archivi, dei depositi, e sugli eventuali traslochi subiti dalla documentazione. Scopo ultimo di questi questionari è avere dei dati concreti in base ai quali potere analizzare l’attuale situazione e prospettare quindi uno scenario su cui l’ICA possa intervenire proponendo delle linee guida o cambiamenti nell’attuale situazione legislativa.
Gli archivi d’impresa in Norvegia e il caso del “progetto Ekofisk”
Nel 1999 è stata approvata una nuova legge dello stato che equipara gli archivi d’impresa agli archivi pubblici e li costringe alla conservazione permanente dei documenti di interesse storico. Tale obbligo legale ha condotto il mondo delle imprese ad entrare in contatto con gli Archivi di Stato, che sono diventati i depositari delle carte delle imprese locali che hanno scelto di versarvi i propri archivi. Nonostante la legge imponga una conservazione minima e proporzionalmente poco costosa, non di rado le aziende hanno preferito spendere di più per ottenere anche adeguati servizi professionali che prevedono il riordinamento delle carte e quindi una loro maggiore accessibilità.
Attualmente, la relativa “giovinezza” di numerose imprese norvegesi, nate e sviluppatesi nel corso del XX secolo, rende la maggior parte delle carte non consultabili, se non con il permesso dell’azienda, il che provoca numerosi problemi nella gestione degli archivi depositati. Inoltre, nonostante le aziende paghino un canone per il deposito e la gestione delle proprie carte, gli Archivi di Stato premono per avere anche la proprietà delle carte, soprattutto per proteggere i documenti nel caso l’azienda venga acquistata o si fonda con un’altra impresa, magari straniera.
Inoltre, nel 2003 è stato creato un nuovo ente, l’AMB-Development Body, che si occupa di creare maggiori sinergie tra i tre settori attivi nella conservazione di una comune eredità culturale: gli archivi, le biblioteche e i musei.
Tra i principali progetti avviati in questa direzione, c’è l’Ekofisk Cultural Heritage Project, i cui primi risultati sono stati presentati alla conferenza tenutasi a Stavanger, in Norvegia, nel giugno 2004 e a Vienna.
Il progetto Ekofisk rientra in un progetto più ampio che si propone la conservazione dei documenti e delle testimonianze relative all’industria di estrazione del petrolio, con fini di indagine storica, economica e sociologica. La Ekofisk fa parte della multinazionale Conocophillips e si occupa delle piattaforme petrolifere attive nel Mare del Nord. Con la cifra stanziata dalla Conocophillips, ca. 70.000 $, nella primavera 2002 si è avviato un primo censimento della documentazione della Ekofisk, inizialmente stimata in ca. 5.000 metri. È apparso subito evidente che questa cifra potesse garantire un adeguato intervento archivistico solo su una parte di questo sterminato archivio, per cui, con l’aiuto del personale interno ai vari dipartimenti della Ekofisk e basandosi su una analisi di tipo funzionale, si sono individuate alcune aree di maggiore interesse:
- i cosiddetti “Oslo Records”, cioè i documenti della prima sede della Ekofisk a Oslo, relativi ai primi anni di attività della società, archiviati accuratamente in appositi filing cabinets
- il materiale dell’ufficio tecnico, di cui ca. 1.000 documenti (su un totale di ca. 250.000) sono poi stati donati al National Oil Museum
- i documenti dell’Ufficio Qualità, Ambiente e Salute
- l’Ufficio Legale
- la Divisione Management
- l’Ufficio Pubbliche Relazioni
- l’Ufficio Risorse Umane.
Al termine di questa macroselezione, si è cercato di prendere contatti con queste unità per avviare il vero lavoro archivistico, ma la risposta è stata molto deludente: quasi nessuno ha risposto all’appello, e nel luglio 2003 si è avviato il riordinamento e l’inventariazione dei soli “Oslo Records” e delle serie giunte dall’Ufficio Risorse Umane, che contengono dati molto rilevanti sull’incidenza e la tipologia di particolari malattie o disturbi comportamentali nel personale lasciato per lunghi periodi a lavorare su piattaforme isolate e in difficili condizioni ambientali. Nonostante quindi le oggettive resistenze e difficoltà incontrate, il progetto Ekofisk ha confermato l’importanza della conservazione di questa tipologia di archivi ed ha condotto gli Archivi di Stato norvegesi ad avviare una trattativa con la Conocophillips per il deposito permanente presso l’Archivio di Stato di Stavanger, città che è stata storicamente teatro dell’industria estrattiva in Norvegia.
Business archives symposium – SBL, ICA Section on Business and Labour Archives
Nei 4 anni trascorsi dal congresso di Siviglia, la sezione dei Business and Labour Archives si è interrogata sulle differenze tra un paese e l’altro nella esistenza di archivi storici d’impresa, nella loro condizione e nei vincoli legislativi che legano o meno le aziende ad avere cura dei propri documenti. Il risultato di questa riflessione è stato riassunto in una relazione in cui ogni paese membro dell’ICA, dall’Australia agli Stati Uniti, ha presentato una breve panoramica sulla legislazione vigente nel proprio stato, sulle istituzioni pubbliche o private preposte alla conservazione, sulla esistenza o meno di associazioni di categoria, sulle guide cartacee o elettroniche prodotte e sulla letteratura di riferimento. Ne è emersa una visione sinottica che ha portato a nuove riflessioni sull’influenza che il processo di globalizzazione sta avendo e progressivamente avrà sempre più sul mondo degli archivi e, in particolare, degli archivi d’impresa, pionieri in una avventura che è economica prima ancora che etnica e culturale.
Le differenze emerse nella tradizione archivistica, legislativa e organizzativa di questi paesi fanno facilmente intuire i problemi legali, culturali e pratici che le continue fusioni e acquisizioni internazionali di aziende portano con sé, che vanno dal problema macroscopico del doversi confrontare con leggi diverse che regolamentano il medesimo oggetto, a quello apparentemente più trascurabile ma infinitamente più denso di conseguenze, della noncuranza con cui sovente le “case madri” trattano la salvaguardia della tradizione produttiva, organizzativa e storico/culturale delle filiali sparse nel mondo. E’proprio su quest’ultimo aspetto che la SBL si propone di intervenire, preparando nei prossimi 4 anni delle linee guida sulla gestione delle situazioni di rischio che possono coinvolgere gli archivi durante un processo di fusione o di acquisizione, che partono dal presupposto dell’importanza di mantenere gli archivi d’impresa, siano essi di “case madri” o di filiali, nelle regioni o nei paesi che li hanno prodotti, in modo che i documenti rimangano, in primis, a disposizione dei ricercatori “locali” che ne sono più direttamente interessati.
L’altro tema importante emerso dall’analisi sinottica delle legislazioni è l’attuale mancanza di leggi che impongano alle aziende la conservazione dei propri documenti e la creazione di apposite sezioni di archivi storici. C’è quasi ovunque un generale richiamo all’importanza di mantenere una certa “trasparenza” e di garantire il diritto all’informazione, tuttavia questi principi si scontrano con il diritto di mantenere il controllo unico ed esclusivo della proprietà privata, e i documenti prodotti da una azienda sono “proprietà privata”. Non si è tuttavia di fronte ad una aporia: l’archivista d’impresa si deve muovere sul filo sottile della persuasione, consapevole che, in assenza di un obbligo, si rende necessario persuadere il management dell’importanza di conservare e rendere consultabili i propri documenti, se non per la Storia, quantomeno per scopi pratici.
Tra questi, l’SBL ne ha individuati alcuni, inconfutabili:
- i vincoli di conservazione della documentazione legale e finanziaria
- la conservazione di un patrimonio di conoscenze cui attingere per ...
- ... supportare il processo strategico decisionale
- contribuire a creare o rafforzare la corporate culture
- difesa dei Trademarks
- marketing
- pubbliche relazioni
- migliorare la percezione dell’azienda all’esterno, promuovendone un’immagine di trasparenza e di responsabilità sociale.
È evidente che la realizzazione di questi obiettivi presuppone la creazione e l’adeguato supporto di un servizio archivistico interno all’azienda, per migliorare il riconoscimento della funzione dell’archivio all’interno dell’impresa e per garantire una maggiore sensibilità nella gestione dei documenti riservati.
a cura di Valeria Ronchini
