Lo standard internazionale per il Records Management ISO 15489: primi risultati e sviluppi
Questo intervento presenta i primi studi e ricerche condotte sulla diffusione e la corretta applicazione dello standard ISO 15489, standard che attualmente si occupa della sola fase attiva dei documenti.
Le due nazioni che hanno avviato i due progetti in corso su ISO 15489 sono la Gran Bretagna, con la Northumbria University, e gli Stati Uniti, con ARMA International.
La Northumbria University (http://online.northumbria.ac.uk) ha cercato inizialmente di chiarire quanto fosse estesa la conoscenza dell’esistenza dello standard e quali fossero le categorie professionali maggiormente interessate.
I records manager, seguiti a lunga distanza dagli IT professional, hanno risposto positivamente all’appello, dimostrandosi però scettici riguardo le possibilità effettive di utilizzo dello standard e timorosi che questo si rivelasse una nuova imposizione burocratica.
La Northumbria ha quindi avviato la seconda fase del progetto, durata 2 anni, mirante a chiarire
- chi avesse adottato lo standard
- quale fosse stato l’impatto sulle procedure
- il rapporto tra ISO 15489 e gli altri standard già in uso.
La metodologia adottata è stata quella di un monitoraggio condotto su due diversi livelli:
Il livello più generale prevedeva l’invio di un questionario vertente sulle pratiche correnti di record management ad almeno una cinquantina di enti e aziende, alcune delle quali avevano già adottato lo standard.
Lo stesso questionario è stato riproposto a distanza di 3 mesi alle 48 aziende che avevano accettato di partecipare al progetto.
Il livello più analitico ha invece condotto 4 case studies su altrettanti enti scelti nei settori pubblico e privato. Sono state effettuate interviste al personale coinvolto nelle procedure di records management su come intendevano applicare lo standard. A distanza di 6 mesi sono state riproposte le medesime interviste, integrate con domande sulle attività svolte, sugli obiettivi iniziali e su quelli effettivamente conseguiti.
Le analisi finali hanno condotto alle seguenti conclusioni:
- su 48 aziende, il 58% sta utilizzando lo standard, e di questo 58 % la maggior parte sono aziende private
- l’adozione dello standard viene considerata una buona occasione per introdurre nuove procedure o per migliorare e fare rispettare quelle esistenti;inoltre se ne apprezza la capacità di promozione di una specifica figura professionale all’interno della azienda e, all’esterno, la buona impressione che una impresa certificata produce sul cliente
- tra le aziende e gli enti che non lo utilizzano, a parte quelli che di fatto non ne conoscono l’esistenza, prevalgono dubbi legati all’esistenza di troppi standard da seguire, al costo di introduzione troppo elevato e alla necessità di impiego di troppe risorse, oneri non giustificati da altrettanti vantaggi o apporto di valore aggiunto.
Nel complesso quindi, la Northumbria ha rilevato come lo standard abbia suscitato un considerevole interesse, nonostante nessun ente lo stia utilizzando nel dettaglio. Gli obiettivi quindi da qui al 2005, data di conclusione del progetto, prevedono la promozione dell’utilizzo di ISO 15489 come strumento di lavoro, in linea e non in competizione con gli altri standard e procedure.
Nella stessa direzione si muovono le considerazione di ARMA International (www.arma.org), una associazione professionale di record manager americani coinvolta da anni in diversi progetti volti alla ideazione e implementazione di numerosi standard (ANSI, RIM, TC46).
Arma ha condotto un progetto simile per metodologia a quello della Northumbria University, attuando però i propri case studies presso importanti studi legali, banche, assicurazioni, imprese impegnate nel settore automobilistico e soprattutto presso i NARA, che hanno recentemente integrato le proprie procedure con quanto previsto da ISO 15489.
Come in Gran Bretagna, ISO 15489 viene riconosciuto come uno standard di alto livello, in grado di migliorare e implementare le procedure interne e la percezione dell’ente verso l’esterno.
I punti deboli vengono invece identificati:
- nella inesistenza di incentivi verso l’adozione dello standard, tuttora lasciata all’iniziativa dell’ente
- nella scarsa considerazione verso i “vital records”, di cui lo standard non impone la conservazione
- nella lacunosa attenzione verso l’archiveconomia.
Arma suggerisce quindi di avviare una precoce revisione di ISO 15489 per integrarlo meglio con gli altri standard internazionali e nazionali e di renderlo disponibile su internet corredandolo di strumenti che ne spieghino l’utilizzo e rispondano agli eventuali dubbi.
Alla luce di quanto emerso anche da questi progetti, il comitato ICA sullo standard ISO 15489 riconosce l’importanza di una maggiore collaborazione con gli altri comitati attivi sugli altri standard e si propone di concentrarsi sui seguenti obiettivi:
- revisione di ISO 15489
- introduzione dei requisiti archivistici per la conservazione di lungo periodo
- introduzione di un nuovo standard ISO 23081 per i metadati in collaborazione con il progetto Interpares
- diffusione della conoscenza di ISO 15489 e avvio di nuovi progetti per analizzarne la percezione e l’utilizzo da parte degli utenti.
a cura di Valeria Ronchini
