Gli archivi e il web: dalla Spagna i progetti AER – Archivos Españoles en Red e la Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica
Dalla sala tradizionale a una virtuale. Direttamente da casa nostra, il click del mouse scandirà le fasi della nostra ricerca e l’odore di un buon caffè si sostituirà al tipico odore d’archivio. Questo è il futuro della ricerca archivistica per l’amministrazione archivistica spagnola. “Mettere a disposizione di tutti la memoria storica, migliorare il servizio degli archivi, facilitare l’accesso ai fondi e promuoverne i contenuti attraverso internet”, così sono stati presentati i due progetti della Subdireccìon General de los Archivos Estatales de España, presente al congresso con un proprio stand.
Il progetto AER, permette l’accesso immediato e gratuito agli archivi spagnoli tanto ai ricercatori quanto ai comuni cittadini. Con questa iniziativa si è elaborato un archivio virtuale in rete con più di 14 milioni di immagini, testi e contenuti documentali digitalizzati corrispondenti ai fondi di tutti gli archivi statali e che si andrà incrementando man mano che avanza il processo di digitalizzazione dei fondi.
AER offrirà tre funzioni fondamentali: una descrizione normalizzata dei documenti d’archivio, la base di dati esistente sugli archivi statali spagnoli,la descrizione archivistica sempre vincolata all’immagine cui si riferisce.
Attraverso la posta elettronica si potranno richiedere copie digitali dei documenti, previa registrazione iniziale. Inoltre AER nasce anche con l’intenzione di essere un punto di riferimento, di incontro e di scambio di conoscenze per tutta la comunità archivistica ed i ricercatori.
Il progetto include anche la realizzazione di una rete intranet che permetterà l’interconnessione di tutti gli archivi che partecipano al progetto: ciò faciliterà lo scambio di documenti e renderà più agile l’amministrazione interna.
Strettamente collegato a questo progetto è lo sviluppo e la messa in rete della Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica .
Si tratta di un censimento di circa 40.000 archivi spagnoli e latino-americani sviluppato al fine di fornire ai ricercatori ed ai cittadini uno strumento di diffusione basilare per la conoscenza degli archivi in Spagna e America latina.
La Censo Guía è nata all’inizio degli anni 70 non solo come strumento conoscitivo per l’esterno, ma anche per una funzionalità interna di controllo per la difesa del patrimonio documentale. Se in un primo momento l’obiettivo del progetto era limitato agli archivi spagnoli, successivamente la sua portata è andata ampliandosi ad altri paesi ispanici, considerati gli stretti rapporti politici e culturali. Pertanto si è dimostrata necessaria, vista la grandezza e la dispersione dell’informazione che si raccoglie in questa guida, una fluida ed efficace collaborazione tra i paesi interessati.
Dal punto di vista dei contenuti la Censo Guía fornisce informazioni su:
- i Centri di Archivio, definiti come l’istituzione, l’unità amministrativa o il privato che detiene la documentazione
- la descrizione della documentazione che detiene ogni Centro di Archivio, impiegando le norme ISAD (G) a livello di fondi e collezioni.
Per questo l’utente, al momento di pianificare una strategia di ricerca nella Censo Guía potrà farlo relativamente agli archivi o ai fondi documentali o ancora combinare le due ricerche.
La Censo Guía accoglie naturalmente i progressi nel campo della normalizzazione delle descrizioni e della tecnologia delle comunicazioni. Il CIDA (Centro de Información Documental de Archivos) ha elaborato una semplice DTD di XML chiamata EAG (Encoded Archival Guide), sull’onda dello standard internazionale EAD, che regola la marcatura elettronica dell’informazione generale sui Centri di Archivio e che attualmente è nella versione Alfa 0.2.
a cura di Pierpaolo Caputo
