Associazione Nazionale Archivistica Italiana

Il comparto degli Enti locali e delle Regioni è sottoposto negli ultimi tempi a grandi processi di cambiamento e innovazione, che hanno rilevante incidenza sui servizi preposti alla formazione, gestione, conservazione e valorizzazione della documentazione. Anzitutto l’avanzare del processo di decentramento di funzioni, ovvero "federalismo", sposta interi settori di attività dallo Stato alle Regioni e da queste agli Enti locali, creando così anche nuovi rapporti fra i diversi tipi di Enti. Oltre al mero trasferimento di uffici già esistenti, il processo prevede anche l’attribuzione a Regioni ed Enti locali di nuovi compiti e la relativa costituzione di nuovi uffici secondo nuovi specifici modelli organizzativi. Anche i rapporti fra le amministrazioni locali e i cittadini stanno subendo un processo di trasformazione lungo due direttrici fondamentali; da una parte il sempre maggior riconoscimento del diritto di accesso (trasparenza amministrativa) alla documentazione pubblica da parte dei cittadini, anche associati, a tutela dei loro diritti e legittimi interessi; dall’altra, la sempre maggiore estensione e articolazione della normativa di garanzia della privacy e della riservatezza dei dati personali. In entrambi i casi si tratta di diritti specificamente legati ai documenti amministrativi, diritti la cui tutela ed esercizio incidono sostanzialmente sulla formazione e gestione dei documenti stessi.

Oltre a questo grande cambiamento istituzionale e organizzativo, è poi in corso l’altro grande processo di riordinamento e informatizzazione delle attività documentarie della Pubblica Amministrazione, con attribuzione ai documenti elettronici di pieno valore giuridico (c.d. firma digitale e protocollo informatico), che ha imposto una completa e complessa riorganizzazione della gestione informatica della documentazione delle PP.AA., riorganizzazione attuata con il "Testo unico sulla documentazione amministrativa"(DPR. 445/2000).

Oltre a porre particolare attenzione alla gestione informatizzata dei procedimenti amministrativi all’interno del sistema documentale, la nuova normativa prevede all’art. 50, c. 4 che "ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra aree stesse." L’art. 61 "Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi", al comma 1 stabilisce che "ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’art. 50", mentre al comma 2 prevede che al servizio sia "preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente." Il servizio, responsabile per la funzionalità del sistema, svolge i compiti di autorizzare l’accesso alla documentazione per la consultazione e per l’inserimento di dati e la modifica delle informazioni nelle intercomunicazioni in rete; cura e garantisce l’interoperabilità nei contatti tra diverse amministrazioni – ormai sempre più ampiamente connesse in reti – e nei servizi di informazioni e interattivi per i cittadini.

Il servizio garantisce che le operazioni si svolgano nel rispetto delle norme, conserva la documentazione prodotta e vigila sull’osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e degli incaricati del servizio di gestione della documentazione. Il responsabile del sistema gestisce la documentazione corrente e di deposito e la selezione della documentazione di deposito per il trasferimento agli archivi storici. Egli deve inoltre assicurare, per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero (c.d. "riversamento" di dati da precedenti a nuovi software e supporti) e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti. Il servizio, elabora quindi, ed aggiorna il piano di classificazione, selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti degli archivi, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (t. u. d. lgs. 490/99).

Si ricorda che tutte queste nuove disposizioni dovranno, ai sensi dell’art. 50, c.3 dello stesso DPR. 445/2000, essere obbligatoriamente attuate dalle pubbliche amministrazioni entro il 1° gennaio 2004.

Anche sul fronte degli archivi storici la situazione degli enti locali e delle Regioni sta evolvendo verso impegni sempre più significativi. Anzitutto è previsto, e in parte avvenuto, il trasferimento alle Regioni e agli Enti locali, da parte dello Stato, di organi e uffici che conservano archivi storici. Gli archivi degli stessi enti regionali stanno ormai maturando la condizione di esser aperti alla consultazione per la ricerca storica ai sensi delle norme previste dal d. l.vo 281/99 e dal Testo unico sui Beni culturali 490/99, mentre quelli di alcuni (Regioni a statuto speciale, Provincie autonome) lo sono già. Le nuove norme del predetto decreto, che abbreviano i termini di scadenza per la consultazione storica dei documenti, e una sempre più diffusa consapevolezza della rilevanza civile e culturale della valorizzazione della memoria storica e degli archivi stanno, inoltre, determinando una sempre maggiore necessità di formazione e gestione adeguata degli archivi storici comunali e degli altri enti. Occorre peraltro ricordare che l’art. 31 del D.P.R. 1409/63, lasciato in vigore dal Testo Unico sui beni culturali, prescrive per gli enti pubblici l’obbligo di preporre all’archivio storico un direttore che sia figura specializzata, dotata di diploma in archivistica, e che tale norma va integrata con quelle, nello stesso senso, contenute nel D.P.R. 445/2000.

In questo quadro risultano evidenti il ruolo e l’importanza ricoperti dai servizi archivistici e documentali e la notevole mole dei nuovi compiti che questi dovranno affrontare, nei prossimi tempi, per consentire alle amministrazioni locali di adempiere alle disposizioni legislative. Alla necessità di un decisivo rilancio organizzativo di questi servizi è strettamente connessa quella della generale rivalutazione delle figure professionali degli attuali addetti, unitamente ad un adeguato investimento nelle nuove relative risorse umane necessarie.

In tale contesto è essenziale ribadire la legge dispone che gli enti devono organizzare i servizi documentali e archivistici al proprio interno ricorrendo al personale in servizio, anche mediante opportuni procedimenti di riqualificazione. Nel contratto è quindi indispensabile inserire il principio per cui, solo nei casi in cui è impossibile realizzare tale organizzazione mediante le risorse di personale interne, è ammissibile il ricorso a imprese di outsourcing e all’appalto dei servizi, come peraltro è stato fatto nel contratto decentrato del Ministero per i beni culturali in merito all’affidamento a terzi dei servizi di fruizione e valorizzazione dei beni.

Data l’elevata specificità, sia tecnica che organizzativa, dei compiti che la legge assegna ai servizi archivistici e di gestione della documentazione, è quindi ormai improcrastinabile, anche sul piano dell’ordinamento contrattuale del personale, la creazione di un'area specifica, nella quale vanno istituiti relativi specifici profili professionali e vanno collocate le attuali figure professionali addette al settore documentale e archivistico, ai sensi dell'art. 24 c. 2 lett. f del CCNL del Comparto Regioni e Autonomie Locali per il biennio economico 2000/2001.

Per l’assetto di tale ordinamento si propongono a livello di CCNL del Comparto Regioni – Autonomie locali (in allegato) le norme articolate di istituzione dell’"Area dei servizi documentali e archivistici", in attuazione delle disposizioni del dpr 445/2000, del d.lgs.490/99 e del dpr 1409/63 in materia, che prevedono l’istituzione di specifici profili professionali di categoria C e D, nonché la prima applicazione transitoria riguardo al personale attualmente addetto. Si propone inoltre per la contrattazione decentrata uno schema-tipo dei rispettivi profili professionali specifici dell’area, individuati nelle figure dell’"Archivista-protocollista" di categoria C e dell’"Archivista tecnico-scientifico" di categoria D, denominato dal livello economico D3 "archivista tecnico-scientifico esperto", che ne definiscono le mansioni e i requisiti culturali e professionali di accesso, fra i quali, alla categoria D, è titolo indispensabile la laurea specialistica con indirizzo archivistico o laurea e diploma specifico di archivistica. Tali figure dovranno infatti svolgere ai rispettivi livelli funzionali e organizzativi, come specificato nelle proposte di declaratoria, i sopra esposti compiti previsti, per i servizi di gestione della documentazione e per la tutela degli archivi storici, dalle recenti disposizioni legislative

Spetterà poi al livello di contrattazione decentrata stabilire, nell’ambito della più ampia tipologia proposta, le declaratorie e le mansioni particolari da svolgere da parte degli addetti ai diversi servizi, a seconda delle necessità e diverse articolazioni interne degli enti, per esempio considerando le diverse esigenze e risorse di piccoli e grandi Comuni, in rapporto alla differenziazione dei servizi archivistici.

Poiché le realtà locali sono molto diversificate tra loro e la responsabilità e complessità dell’attività svolta aumentano in rapporto all’entità demografica e dimensionale dell’ente, nonché alla sua organizzazione, è necessario prevedere, anche considerando i requisiti richiesti per la direzione dei servizi archivistici in tali sedi dall’art. 31 del dpr 1409/63, il livello dirigenziale per la direzione dei servizi nei comuni capoluogo di regione e di provincia, presso le amministrazioni regionali e provinciali e le camere di commercio.

Per quanto riguarda l’utilizzazione, la collocazione e la riqualificazione del personale attualmente in servizio nel settore archivistico, oltre a procedere ai riconoscimenti per coloro che hanno responsabilità acquisite e sono in possesso di atti formali di incarico, si ricorda che il DPR 445/2000 art. 61 c. 2 prevede che la professionalità tecnico-archivistica può esser acquisita "a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente".

Occorre pertanto prevedere per il personale attualmente addetto ai servizi archivistici, che non fosse in possesso dei titoli di studio previsti per il futuro accesso alle figure professionali definite nella proposta, un’adeguata fase transitoria con tempestivi e mirati percorsi formativi, basati su una preliminare valutazione dei titoli professionali acquisiti e su programmi di formazione mediante appositi corsi da definire per es. in collaborazione con l’amministrazione archivistica statale, che dispone, nelle soprintendenze archivistiche e nelle 17 scuole di archivistica degli archivi di Stato, di specifici strumenti e risorse formative utili in tal senso, che in taluni casi hanno già organizzato corsi rivolti agli archivisti degli enti pubblici.

Nello stesso spirito si dovrà prevedere per il medesimo personale la possibilità di successivi passaggi da una figura professionale a quella superiore mediante analoghi strumenti, quali corsi-concorsi e corsi di riqualificazione più avanzati. Il personale in servizio potrà accedere a tali corsi anche in mancanza del titolo di studio previsto per l’accesso dall’esterno, purché in possesso del titolo di studio immediatamente inferiore e di una idoneità professionale acquisita con anzianità di servizio di almeno 5 anni.

Infine, negli enti di grande dimensione (comuni capoluoghi di provincia e regione, amministrazioni provinciali e regionali, camere di commercio) dovrebbe essere previsto in sede di contratto dirigenziale di Comparto per i funzionari di categoria D già preposti ai servizi archivistici da almeno 5 anni, ovvero che siano in possesso di laurea e diploma di specializzazione, a norma del disposto dell’art. 61 D.P.R. 445/2000, in analogia con la riqualificazione degli archivisti-protocollisti, il riconoscimento della qualifica dirigenziale.

Le proposte avanzate sono quindi intese a fornire uno strumento generale, flessibile a seconda delle esigenze delle amministrazioni, che garantisca per il futuro livelli adeguati e crescenti di competenza ai servizi archivistici e consenta in tal modo agli enti di far fronte ai nuovi e più complessi oneri in materia, posti dalla legge, finalizzati allo snellimento e all’economicità della gestione amministrativa e al miglioramento ed estensione dei servizi amministrativi e culturali resi ai cittadini.

CONTRATTO NAZIONALE ENTI LOCALI

Art. A

1. In attuazione delle disposizioni di cui agli artt.61, 67, 68 e 69 del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445 sull’istituzione di servizi per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali e la formazione e gestione degli archivi nelle pubbliche amministrazioni e sui requisiti delle figure professionali preposte, all’art. 40 del d.lgs. 29 ottobre 1999, n. 490/99, sugli obblighi degli enti pubblici in materia di conservazione e valorizzazione degli archivi, nonché all’art. 31 del d.p.r. 30 settembre 1963, n.1409, sui requisiti del personale preposto ad archivi storici di enti pubblici, è istituita l'area dei servizi documentali ed archivistici.

2. L'area si articola in specifici profili professionali archivistici, ascrivibili rispettivamente alle categorie C e D* , per i quali sono previsti specifici requisiti professionali o titoli specialistici e requisiti di professionalità tecnico-scientifica archivistica, acquisita anche a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Art. B

(Norme transitorie di prima applicazione)

1.Il personale addetto ai servizi archivistici ricompresi nell’art. A., appartenente alla categoria B, in possesso della relativa professionalità, acquisita con una anzianità di almeno 5 anni, è inquadrato nella categoria C1.

2. Il personale addetto ai servizi archivistici ricompresi nell’art. A, appartenente alla categoria C, in possesso della relativa professionalità, acquisita con una anzianità di almeno 5 anni, nonché di diploma di laurea o diploma di archivistica, che abbia superato una prova di idoneità per titoli e colloquio, è inquadrato nella categoria D1.

3. Il personale che svolge le mansioni direttive di cui all’art. 31 del d.p.r. 30 settembre 1963 n. 1409 e all’art. 40, c.1 del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 40**, in riferimento anche alle Camere di Commercio, ove non siano previsti inquadramenti in posizione superiore, è inquadrato nella categoria D3.

CONTRATTO NAZIONALE DIRIGENZA ENTI LOCALI

Art. A

1. I dipendenti ascritti alla categoria D3, responsabili da almeno 5 anni di Unità Organizzativa o Servizio protocollo e archivio, Archivio di deposito o Archivio storico e che siano da almeno 10 anni in servizio presso il rispettivo ente, ovvero che siano in possesso di diploma di laurea e diploma di archivistica, paleografia e diplomatica, sono inquadrati nella dirigenza, previo superamento di una prova di idoneità per titoli e colloquio.

Profilo professionale

Archivista – Protocollista

(Categoria C)

1. Riceve e predispone la documentazione in arrivo ed in partenza dall’Unità Organizzativa di appartenenza;

2. Collaborando con le professionalità superiori preposte:

a) effettua la protocollazione su supporto cartaceo ed elettronico della documentazione in arrivo ed in partenza secondo le norme e i sistemi di gestione vigenti ed è addetto alla tenuta del protocollo;

b) organizza e gestisce, anche ai fini dell’accesso, la documentazione corrente e di deposito di competenza dell’Unità Organizzativa di appartenenza;

c) effettua le operazioni tecniche di supporto alla selezione, scarto e di versamento all’archivio storico;

d) effettua operazioni tecniche di supporto alla gestione dell’archivio storico

 

3. In mancanza di professionalità superiori, può gestire i servizi di fruizione dell’archivio storico dell’Amministrazione di appartenenza.

REQUISITI DI ACCESSO

Diploma di scuola media superiore, unitamente a diploma di archivistica paleografia e diplomatica limitatamente ai compiti di cui al punto 3

Profilo professionale

Archivista tecnico-scientifico

(Categoria D1-D2)

Archivista tecnico-scientifico esperto

(Categoria D3-D4-D5)

1. E’ preposto a servizi archivistici e di gestione dei flussi documentali e può dirigere unità organiche complesse;

2. Progetta, coordina e gestisce i flussi documentali e gli archivi di deposito della Unità o Area Organizzativa di competenza;

3. Fornisce consulenza e collabora con i dirigenti per il coordinamento generale dei servizi documentali e archivistici dell’Amministrazione di appartenenza;

4. Definisce i criteri, coordina e vigila le operazioni di selezione, scarto e versamento all’archivio di deposito e storico;

5. Dirige archivi storici, coordina e svolge con ampia autonomia attività volte allo studio, fruizione e valorizzazione del patrimonio documentario dell’amministrazione di appartenenza.

REQUISITI DI ACCESSO

Diploma di laurea e diploma di archivistica, paleografia e diplomatica, ovvero laurea specialistica con indirizzo archivistico, con sviluppo in D3, D4 e D5 come "archivista tecnico-scientifico esperto".