Decreto Legislativo 20 ottobre 1998, n. 403
(Gazz. Uff. 24 novembre, n. 275)
Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3
della legge 15 maggio 1997, n. 127,
in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'art. 87 della Costituzione;

Vista la legge 15 maggio 1997, n. 127, ed in particolare gli articoli 1, 2 e 3;

Vista la legge 4 gennaio 1968, n. 15; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;

Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;

Visto l'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 3 luglio 1998;

Acquisito il parere delle competenti commissioni della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 14 settembre 1998; Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 16 ottobre 1998; Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;

Emana il seguente regolamento:

Art. 1. Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni.

1. Oltre ai casi previsti dall'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, ed agli altri casi previsti dalle leggi, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni anche i seguenti stati, fatti e qualità personali: a) titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica; b) situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato; c) stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga; d) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili; e) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo; f) tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all'art. 77 del decreto del Presidente della Repubblica 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'art. 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958; g) di non aver riportato condanne penali; h) qualità di vivenza a carico; i) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.
2. I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado ed all'università, quelli che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici della motorizzazione civile, i certificati e gli estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni nell'ambito di procedimenti di loro competenza, sono sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di cui all'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15. Le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare idonei controlli sulla stessa, ai sensi dell'art. 11 del presente regolamento.

Art. 2. Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

1. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, fatti e qualità personali non compresi negli elenchi di cui all'art. 1, comma 1, del presente regolamento e all'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà di cui all'art. 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
2. La dichiarazione di cui all'art. 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale. Nel caso di pubblici concorsi in cui sia prevista la presentazione di titoli, la dichiarazione di tale fatto tiene luogo a tutti gli effetti dell'autentica di copia.
3. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni di cui al comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente. In questo caso, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorchè non autenticata, dei certificati di cui sia già in possesso.
4. Restano esclusi dall'applicazione dei commi 1 e 2 i certificati di cui all'art. 10.

Art. 3. Presentazione delle dichiarazioni sostitutive.

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 dell'art. 2 possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto.
2. Il responsabile del procedimento, identificato ai sensi dell'art. 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è comunque competente a ricevere la documentazione.
3. Oltre a quanto previsto nell'art. 3, comma 4, della legge 15 maggio 1997, n. 127, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui le norme di legge o di regolamento ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà.
4. Nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi dell'art. 14 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Art. 4. Impedimento alla sottoscrizione.

1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. 2. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere.

Art. 5. Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri.

1. Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, siano presentate da cittadini della Comunità europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani. 2. I cittadini extracomunitari residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

Art. 6. Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive.

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni indicate al comma 1, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo può contenere anche l'informativa di cui all'art. 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. Le singole amministrazioni inseriscono nei moduli delle istanze ad esse rivolte la formula per le relative dichiarazioni sostitutive se ammesse ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15 e successive modificazioni ed integrazioni, e del presente regolamento.

Art. 7. Acquisizione diretta dei documenti ed esibizione di documenti di riconoscimento.

1. Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare gli strumenti di cui agli articoli 1 e 2, i certificati relativi a stati, fatti o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, anche con la procedura di cui al comma 2, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.
2. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.
3. I documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale.
4. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica del documento stesso, ancorchè non autenticata, secondo le modalità previste dall'art. 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n. 127, come modificato dalla legge 16 giugno 1998, n. 191.
5. Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità costituisce violazione dei doveri d'ufficio.
6. Ai fini del presente regolamento per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione comprendono quelle indicate all'art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, ed al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.

Art. 8. Riservatezza dei dati contenuti nei documenti acquisiti dalla pubblica amministrazione.

1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati di cui all'art. 22 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2. È fatto divieto ai direttori sanitari tenuti alla dichiarazione di cui al comma 2 dell'art. 70 del regio decreto-legge 9 luglio 1939, n. 1238, come sostituito dall'art. 2 della legge 15 maggio 1997, n. 127, di accompagnare la stessa con il certificato di assistenza al parto previsto dall'art. 18, comma 2, del regio decreto-legge 15 ottobre 1936, n. 2128, ed è fatto divieto agli ufficiali di stato civile di richiedere detto certificato, che è sostituito, ai fini della formazione dell'atto di nascita, da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della sanità, determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nella legge 31 dicembre 1996, n. 675.

Art. 9. Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile.

1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti da amministrazioni pubbliche o da altre autorità dello Stato, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono comunque provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti qualora lo ritengano necessario per particolari motivi inerenti alle proprie finalità istituzionali.

Art. 10. Certificati non sostituibili.

1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

Art. 11. Controlli sul contenuto delle dichiarazioni sostitutive.

1. Le amministrazioni procedenti, sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
2. Quando i controlli di cui al comma 1 riguardano dichiarazioni sostitutive di certificazione, l'amministrazione procedente richiede direttamente all'amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione conferma scritta, anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato.
3. Fermo restando quanto previsto dall'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, qualora dal controllo di cui al comma 1 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera. 2

Art. 12. Certificati di abilitazione.

1. Quando è utilizzata ad indicare i titoli di abilitazione previsti dalla normativa vigente, la parola «certificato» viene sempre sostituita, qualora si riferisca ad atti rilasciati al termine di corsi di formazione o ad atti di assenso all'esercizio di determinate attività, rispettivamente con le parole «diploma» o «patentino».

Art. 13. Abrogazione di norme.

1. In riferimento alle disposizioni dell'art. 1 del presente regolamento, sono abrogati l'art. 27 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, l'art. 77, ultimo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'art. 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958, e il primo comma dell'art. 24 della legge 13 aprile 1977, n. 114.
2. In riferimento alle disposizioni degli articoli 1 e 2 del presente regolamento, è abrogato l'art. 3 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
3. In riferimento all'art. 4 è abrogato l'art. 20-bis della legge 4 gennaio 1968, n. 15.
4. In riferimento alla disposizione dell'art. 6, comma 2, del presente regolamento è abrogato il penultimo comma dell'art. 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15. 5. é abrogato il decreto del Presidente della Repubblica 25 gennaio 1994, n. 130.