Decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n. 344
(Suppl. ordinario alla Gazz. Uff. 8 giugno 1994, n. 132)
Regolamento recante disciplina del procedimento di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi

Il Presidente della Repubblica:

Visto l'art. 87, comma quinto, della Costituzione;
Visto l'art. 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Vista la legge 24 dicembre 1993, n. 537, ed in particolare l'art. 2, commi 7, 8 e 9;
Visto l'art. 25 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409;
Visto l'art. 3 del decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854;
Vista la preliminare deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 22 febbraio 1994;
Considerato che i termini per l'emissione del parere delle competenti commissioni del Senato della Repubblica e della Camera dei deputati ai sensi dell'art. 2 della legge 24 dicembre 1993, n. 537, sono scaduti rispettivamente in data 30 marzo 1994 e 26 marzo 1994;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso nell'adunanza generale del 31 marzo 1994;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 12 aprile 1994;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la funzione pubblica, di concerto con il Ministro per i beni culturali e ambientali;

Emana il seguente regolamento:

Art. 1. Oggetto del regolamento.

1. Il presente regolamento disciplina il procedimento di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi.

Art. 2. Ambito di applicazione e potere di nomina.

1. Le commissioni di sorveglianza sono istituite, ai sensi dell'art. 25 del decreto del Presidente Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, presso gli uffici centrali, interregionali, regionali, interprovinciali e provinciali delle amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, esclusi i Ministeri degli affari esteri e della difesa, e presso gli uffici giudiziari non inferiori ai tribunali.
2. Le commissioni istituite presso gli uffici centrali sono nominate dai dirigenti generali o dai corrispondenti organi di vertice. Le commissioni istituite presso gli uffici periferici sono nominate dai dirigenti preposti agli uffici sovraordinati rispetto agli uffici di livello inferiore che operano nell'ambito della circoscrizione non inferiore a quella provinciale.
3. I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonchè della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Art. 3. Costituzione della commissione di sorveglianza sugli archivi.

1. Il dirigente dell'ufficio, entro sessanta giorni prima della data di scadenza della commissione, richiede al sovraintendente dell'archivio centrale dello Stato o al direttore dell'archivio di Stato competente per territorio e all'Amministrazione dell'interno la designazione dei membri di propria competenza.
2. Le designazioni sono comunicate al dirigente dell'ufficio entro il termine massimo di trenta giorni dalla data della richiesta.
3. Ricevute le comunicazioni di cui al comma precedente, il dirigente dell'ufficio, individua l'impiegato non inferiore alla settima qualifica che svolge le funzioni di segretario, e, qualora lo ritenga opportuno, un suo delegato per l'espletamento delle funzioni di presidenza, e provvede, con proprio atto, alla nomina della commissione di sorveglianza.
4. Dell'atto di nomina della commissione è data comunicazione, nei tre giorni successivi, alle amministrazioni di cui al comma 1, nonchè all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso.
5. Il presidente ha l'obbligo di convocare la commissione ogni centoventi giorni. Convoca, altresì, la commissione ogni qual volta lo ritenga opportuno, o ne sia richiesto dai rappresentanti dell'Amministrazione degli archivi di Stato e dell'interno.

Art. 4. Proroga e rinnovo.

1. La commissione dura in carica tre anni.
2. La commissione non rinnovata entro il termine di scadenza può essere prorogata per non più di quarantacinque giorni, decorrenti dal giorno della scadenza del termine medesimo.
3. Se la commissione non è rinnovata entro il periodo di proroga, la relativa competenza è trasferita all'amministrazione da cui dipende l'ufficio stesso che nomina la commissione entro il termine massimo di novanta giorni dalla data di scadenza.
4. I Ministri competenti hanno la facoltà di fissare, ai sensi dell'art. 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241, termini procedimentali inferiori rispetto a quelli massimi fissati dal presente regolamento.

Art. 5. Abrogazione di norme.

1. Ai sensi dell'art. 2, comma 8, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, dall'entrata in vigore del presente regolamento sono abrogate le disposizioni contenute nell'art. 25, comma 3 del decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, così come modificato dal decreto del Presidente della Repubblica 30 dicembre 1975, n. 854.

Art. 6. Entrata in vigore del presente regolamento.

1. Il presente regolamento entra in vigore centottanta giorni dopo la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.