PREMESSA
I materiali
che vengono quì pubblicati sono da considerarsi come una prima
parziale stesura, seppur discussa e condivisa, del documento, in
merito al titolari di classificazione delle Giunte e dei
Consigli, che sta elaborando il gruppo di lavoro sugli Archivi
delle Regioni,.
Sono chiaramente gradite osservazioni, suggerimenti o eventuali
richieste di chiarimento.
Pare necessario, infine, fare una puntualizzazione
sull’architettura del modello dei due titolari.
I singoli titoli del titolario della Giunta, si articolano su
due livelli, non perché ciò si ritenga sufficiente per enti
complessi e con molteplici competenze come le Regioni - anzi il
gruppo di lavoro prevede la necessità di arrivare, a seconda dei
casi, al terzo o al quarto livello - , ma perché il secondo
livello è risultato essere una sorta di “minimo comun
denominatore”. Infatti è emerso, dalla disamina della concreta
attività amministrativa, che le differenze tra Regione e Regione
non sono né poche né di poco conto.
Si è così scelta la soluzione di inserire sotto ogni voce di
secondo livello una descrizione, esemplificativa ed indicativa
di funzioni e/o materie volta, tra l’altro, a suggerire
possibili voci da sviluppare nei livelli successivi.
Relativamente più semplice è stato, di norma, scendere al terzo
e quarto livello per il titolario del
Consiglio, data la maggiore omogeneità delle funzioni/materie
dei Consigli stessi.
Documento introduttivo
Gli Archivi delle
Regioni: proposta per il titolario di classificazione
A cura del Gruppo di Lavoro nazionale delle Regioni
Versione gennaio 2004
Indice
1. IL GRUPPO DI LAVORO 3
2. METODOLOGIA DI LAVORO 4
3. individuazione di un linguaggio condiviso 5
4. IL QUADRO DI CLASSIFICAZIONE 5
4.1. Requisiti e caratteristiche del titolario 5
4.2. Normativa di riferimento 7
4.3. Utilità della classificazione in ambiente cartaceo,
digitale ed ibrido 7
4.4. Costruzione e aggiornamento del titolario 8
4.5. Indicazioni operative 9
4.6. La formazione del personale 9
5. Il Rapporto tra il titolario e la formazione dell’archivio 9
5.1. Classificazione e archiviazione 9
5.2. Formazione delle serie e struttura dell’archivio 10
5.3. Il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di
deposito 12
6. I TITOLARI DELLE REGIONI 12
6.1. La struttura 12
6.2. Il titolario delle Giunte Regionali 13
6.3. Il titolario dei Consigli Regionali 14
7. Gli strumenti collegati 15
7.1. Il repertorio di fascicoli 15
7.2. Altri repertori e registri 16
7.3. Gli indici del titolario 16
7.4. Piano di archiviazione e conservazione 17
7.5. Il collegamento ai procedimenti 17
7.6. Il rapporto con la classificazione preesistente 17
Allegato A - VOCABOLARIO CONDIVISO 18
Allegato B - TITOLARIO GIUNTA 18
Allegato C - TITOLARIO CONSIGLIO 18
Allegato D - BIBLIOGRAFIA e NORMATIVA 18
1. IL GRUPPO DI LAVORO
Le recenti disposizioni normative in materia di archivi e di
protocollo informatico e gestione di flussi documentali hanno
rafforzato la necessità, già avvertita da tempo, di individuare
tempi e sedi di confronto e di studio di linee guida comuni sul
tema degli archivi e gestione dei flussi documentali.
A seguito di incontri svolti alla fine del 2001 tra alcune
Regioni, la Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per
i Beni e le Attività Culturali e l’Associazione Nazionale
Archivistica Italiana, è maturata la decisione di istituire un
gruppo di lavoro per l’elaborazione di indirizzi condivisi per
la gestione dei sistemi archivistici delle Regioni, con
particolare attenzione al titolario di classificazione, che il
D.P.R. 445/2000 riconferma come strumento essenziale per la
gestione del flusso documentale.
Nel gennaio 2002 il Ministero per i Beni e le Attività
Culturali, con decreto dirigenziale della Direzione Generale per
gli Archivi, ha istituito “un gruppo di lavoro per la
formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione
dell’archivio delle Regioni, in attuazione delle disposizioni
normative in materia e per l’elaborazione dei temi legati alla
formazione del titolario, massimario di scarto, nonché del
manuale di gestione dell’archivio della Giunta e del Consiglio”
(art. 1).
L’Amministrazione archivistica ha nominato come suoi
rappresentanti: Marco Carassi e Daniela Caffaratto
(Soprintendenza archivistica per il Piemonte e la Valle
d’Aosta), Luigi Contegiacomo (Archivio di Stato di Rovigo),
Ferruccio Ferruzzi, (Archivio di Stato di Roma), Euride Fregni
(Soprintendenza archivistica per l’Emilia-Romagna), Anna Paola
Loi (Soprintendenza archivistica per la Sardegna), Isabella
Orefice (Soprintendenza archivistica per il Lazio), Giuseppe
Mesoraca e Elisabetta Reale (Direzione Generale per gli
Archivi), Marina Messina (Soprintendenza archivistica per la
Lombardia), Giustiniana Migliardi O’Riordan (Soprintendenza
archivistica per il Veneto), Maria Palma (Soprintendenza
archivistica per le Marche), Sandra Pieri (Soprintendenza
archivistica per la Toscana), Rita Silvestri (Soprintendenza
archivistica per la Puglia), Mario Squadroni (Soprintendenza
archivistica per l’Umbria).
Numerose le Regioni che hanno aderito inviando rappresentanti
per le Giunte e per i Consigli anche se non sempre sono state
rappresentate entrambe le istituzioni.
Per le Giunte: Lilia Borghi (Emilia-Romagna), Maria Grazia Billi
e Stefano Giusti (Liguria), Mauro Ercoli, (Marche), Lucia
Persico e Valeria Repaci (Piemonte), B. Cerchiara (Puglia),
Cecilia Lilliu (Sardegna), Ilaria Pescini (Toscana), Emanuela
Carrozza e Maurizio Casagrande (Umbria), Elisabetta Scarpa
(Veneto).
Per i Consigli: Mariella Logiudice (Emilia-Romagna), Paola
Carlini (Lazio), Walter Robbiati (Lombardia), Cardenio Medici
(Marche), Walter Bossi e Graziella Miraudo (Piemonte), Monica
Valentini (Toscana), Maria Teresa Manoni (Veneto).
Nel corso dei lavori, per la Regione Puglia è subentrato
Giovanni Altrui, per la Regione Sardegna Gianluigi Contini e per
la Provincia Autonoma di Trento si è aggiunto Livio Cristofolini.
Il gruppo è stato articolato in sottogruppi, uno per le Giunte,
coordinato dai rappresentanti della Regione Liguria, uno per i
Consigli, coordinato prima dal rappresentante della Regione
Veneto e poi dalla Regione Toscana, e da un sottogruppo per i
profili professionali, coordinato da Ferruccio Ferruzzi (art.
2).
Ai lavori del gruppo hanno dato, inoltre, il loro contributo
Elisabetta Gallina e Enrico Poggi della Regione Veneto, Lauretta
Operti della Regione Autonoma della Valle d’Aosta, Alessandro
Righini della Regione Emilia-Romagna, Beatrice Guglielmi della
Regione Marche.
Il gruppo nel suo insieme è coordinato dalla “dott.ssa Maria
Grazia Pastura, dirigente del Servizio III - coadiuvata dal
dott. Giuseppe Mesoraca e dalla dott.ssa Elisabetta Reale - e
dalla dott.ssa Isabella Orefice, presidente ANAI”.
2. METODOLOGIA DI LAVORO
Il gruppo di lavoro ha iniziato le riunioni, suddiviso nei tre
sottogruppi indicati nell’art. 2 del decreto costitutivo.
Come prima attività comune ai sottogruppi è stato predisposto un
questionario intitolato “Censimento sugli archivi regionali”
elaborato per l’acquisizione di informazioni relative alle
normative regionali e ai regolamenti interni in materia di
archivi, al personale addetto, all’organizzazione e al
funzionamento dei servizi di protocollazione e di archivio.
I risultati del questionario e le analisi svolte nei
sottogruppi, hanno restituito un quadro eterogeneo delle
situazioni organizzative e gestionali degli archivi regionali.
Riunioni specifiche sono state dedicate, dai due sottogruppi
Consiglio e Giunta, all’esame dei titolari e degli strumenti
organizzativi in uso presso gli archivi di alcune Regioni.
Sono emersi diversi modelli, tra i quali si ricordano i titolari
elaborati sull’organigramma istituzionale, quelli per materie,
quelli per procedimenti, funzioni e materie.
Dopo approfondite discussioni su vantaggi e svantaggi dei
diversi modelli, il gruppo di lavoro si è orientato all’adozione
di un titolario tradizionale, su base gerarchica, che contempera
e salda due diversi aspetti dell’attività regionale: quella
“amministrativa” o “strumentale” (le attività di organizzazione
e di funzionamento tipiche di ogni ente pubblico) e quella
“istituzionale” specifica, connessa alle competenze attribuite
dalla legge.
Dal confronto di esperienze e tradizioni diverse è emersa
inoltre la necessità di discutere e approfondire diverse
problematiche che andavano via via emergendo. I due sottogruppi
Giunta e Consiglio si sono così articolati in ulteriori
commissioni che hanno esaminato e prodotto documenti di lavoro
in relazione ai diversi aspetti. In particolare è emersa la
necessità di lavorare per la definizione di un vocabolario
condiviso e per l’elaborazione di un documento introduttivo
comune, strumenti elaborati da commissioni di lavoro formate da
componenti dell’uno e dell’altro sottogruppo.
I documenti elaborati nelle varie commissioni e sottogruppi sono
stati di volta in volta discussi nel gruppo generale e infine
analizzati, rivisti e armonizzati per formare il corpo del
documento sviluppato nei capitoli che seguono.
Tra le problematiche che hanno richiesto approfondimenti si
segnala in particolare quella del rapporto tra il titolario e la
formazione dell’archivio.
Il sottogruppo per i profili professionali, partendo da un
documento presentato nel dicembre 2001 durante un incontro
tenutosi a Roma, ha promosso, in collaborazione con gli altri
enti del medesimo comparto, un convegno dal titolo “I servizi
documentari e archivistici nelle Regioni ed Enti locali: nuovi
profili e prospettive di ordinamento professionale” che si è
svolto nell’ottobre 2002. Il documento sui profili professionali
è stato poi presentato ed illustrato alle parti contrattuali con
una serie di incontri tesi a far inserire, quanto previsto, nel
nuovo Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di comparto.
3. individuazione di un linguaggio condiviso
Non appena iniziato il confronto tra i vari rappresentanti
regionali sulle attività concrete e, sui documenti messi a
disposizione del gruppo ci si è resi conto della necessità di
elaborare un vocabolario che aiutasse nella comprensione e
condivisione delle basi concettuali. Infatti anche il linguaggio
tecnico usato all’interno di tutto il Gruppo di Lavoro era
spesso ambiguo ed utilizzato con accezioni diverse dai vari
componenti. Si è quindi ritenuto necessario costruire uno
strumento utile al proseguimento dei lavori, che fissasse in
modo univoco i termini utilizzati e fosse così patrimonio comune
sul quale basare la discussione e i documenti che sarebbero
scaturiti dai vari sottogruppi. La commissione che lo ha
elaborato si è perciò soffermata su un elenco di termini -
elaborato all’interno del gruppo generale - che erano emersi
come i più problematici.
I termini individuati sono stati poi suddivisi in tre grandi
raggruppamenti: definizioni generali, amministrative ed
archivistiche, così che risultasse chiara l’articolazione logica
nella quale ci si è mossi e fosse più agile la consultazione
dello strumento (Allegato A).
Sono stati quindi analizzati i più recenti studi sulla
semplificazione amministrativa che pongono un particolare
accento sull’importanza dell’uso di un linguaggio chiaro ed
autoesplicativo come strumento essenziale per la realizzazione
della trasparenza amministrativa. Sono state anche analizzate le
indicazioni per la stesura dei testi normativi che ugualmente
vogliono fornire una guida alla corretta consultazione delle
norme.
Servendoci poi di dizionari tecnici e di strumenti collegati
alla disciplina archivistica, con un occhio agli standard
internazionali, si sono redatti i tre gruppi di voci.
I termini generali sono quelli usati sia in ambito
giuridico-amministrativo che archivistico.
Per i termini amministrativi si è cercato di puntualizzare i
concetti che nel lavoro quotidiano sono dati come scontati e che
quindi spesso perdono in precisione e tendono a confondersi tra
di loro (ad esempio atto amministrativo e provvedimento, o l’uso
invalso di recente di utilizzare prevalentemente il termine
“processo” confondendolo spesso con quello di “procedimento”).
Infine i termini archivistici che, sebbene patrimonio comune,
risentono del linguaggio delle diverse tradizioni locali,
ostacolando di fatto una corretta comunicazione. Un esempio di
tali inconvenienti è la tendenza ad utilizzare, per descrivere
la struttura del titolario, di termini diversi (“classe” o
“categoria”) per definire i medesimi livelli. Donde il
suggerimento di utilizzare sempre la dizione “livello” o “grado
divisionale”.
Il vocabolario elaborato quindi non si prefigge lo scopo di
coprire, definendola, tutta la terminologia utilizzata nel corso
delle discussioni del gruppo; al contrario esso si limita ad
analizzare quei vocaboli che hanno presentato, appunto,
interpretazioni differenziate, o che comunque costituivano voci
chiave nella comprensione reciproca.
Di tutti questi termini si è cercato di dare una definizione
sintetica ma esaustiva esaminando i testi citati in bibliografia
(Allegato D).
4. IL QUADRO DI CLASSIFICAZIONE
4.1. Requisiti e caratteristiche del titolario
Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato
per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e
alle materie di competenza dell’Ente.
L’adozione del titolario per la gestione dei documenti della
Pubblica Amministrazione rientra nel programma di interventi di
natura organizzativa e tecnologica, delineato dalla recente
normativa, ispirata ai concetti di efficacia, efficienza e
trasparenza, che rappresentano i principali obiettivi da
perseguire nella strategia del cambiamento.
Per una corretta gestione documentale, infatti, la normativa
prevede che la documentazione sia classificata secondo un piano
predeterminato in base a principi funzionali.
La classificazione consiste nell'attività di organizzazione
logica di tutti i documenti prodotti e conservati su qualsiasi
tipo di supporto, protocollati e non (spediti, ricevuti o
interni). In questo senso possiamo dire che la classificazione,
in ottemperanza anche al dettato normativo (art. 56 del DPR
445/2000), è una funzione omnicomprensiva, attraverso la quale
un soggetto produttore guida la sedimentazione dell’archivio in
formazione.
Essa serve a collegare i documenti ai fascicoli e ai relativi
procedimenti o attività testimoniando quali documenti siano
stati acquisiti e prodotti nel corso di ciascuna attività
amministrativa, evidenzia il vincolo tra tutte le unità
archivistiche e l'archivio, e guida la stratificazione dei
documenti e dei fascicoli secondo uno schema gerarchico di
classi e sottoclassi ("titolario" o "piano di classificazione")
connesso alle funzioni esercitate nelle materie di competenza;
la classificazione facilita inoltre la gestione dei tempi di
conservazione e delle modalità di accesso dei fascicoli (art. 6
DPCM 28 ottobre 1999). La normativa vigente e la dottrina
archivistica prevalente privilegiano l’adozione di un sistema di
classificazione basato sulle funzioni esercitate dall’Ente,
negli ambiti di competenza definiti dalla legge.
In sintonia con questi principi, per garantire la stabilità
della classificazione e la continuità delle serie archivistiche
pur nel mutare degli uffici produttori, il titolario proposto è
stato progettato non sulla base degli organigrammi, ma proprio
sulla base delle funzioni e delle competenze.
Una scelta diversa avrebbe comportato frequenti modifiche del
titolario e la frammentazione delle serie archivistiche
prodotte, in quanto risultato di attività svolte spesso
contemporaneamente da strutture diverse.
Partendo dall’individuazione integrata di funzioni e materie
attraverso una serie di voci articolate per livelli successivi,
secondo un modello gerarchico che va dal generale al
particolare, il titolario consente di vincolare stabilmente i
documenti alle rispettive unità archivistiche (fascicoli,
registri, insiemi di documenti tipologicamente omogenei) e
queste tra di loro all’interno del sistema archivistico.
Il titolario di classificazione, adottando principi di coerenza
funzionale e presentando modalità di articolazione uniformi
nell’ambito dell’Amministrazione, definisce, alle voci finali,
criteri di formazione e di organizzazione dei fascicoli e delle
serie per la conservazione ordinata della documentazione,
coerentemente alle funzioni esercitate; consente rapidità ed
efficienza nel reperimento della documentazione; facilita la
definizione dei tempi di conservazione delle unità documentarie
ai fini delle operazioni di selezione e scarto.
Il titolario ha inoltre la finalità di:
rendere possibile la gestione integrata di sistemi documentari
ibridi, in parte cartacei, in parte digitali;
identificare le responsabilità specifiche per la gestione dei
documenti (a tal fine è opportuno indicare per ogni singola voce
finale di classificazione la/e struttura/e organizzativa/e che
ne assumono la responsabilità);
collegare le finalità amministrative relative al trattamento
degli affari con le tecniche di gestione dei documenti.
4.2. Normativa di riferimento
La classificazione, suggerita dalla circolare Astengo del 1897
ai Comuni e imposta alla sola Amministrazione statale centrale
dal Regolamento del 1900, si è diffusa largamente nella prassi
come strumento organizzativo degli archivi per la sua intrinseca
efficacia, anche per i soggetti pubblici che non vi erano
giuridicamente obbligati.
La recente normativa ha sancito l’obbligatorietà della
classificazione per tutte le Pubbliche Amministrazioni (art. 64
c. 4 DPR 445/200) quale strumento fondamentale per la corretta
gestione del sistema archivistico, in funzione dell’attuazione
dei principi di economicità, efficacia, trasparenza e garanzia
dell’imparzialità dell’azione amministrativa (art. 1 c. 1 L.
241/1990, art. 2 c. 1 D.Lgs. 29/1993), definendola inoltre
"necessaria" per la tenuta del sistema di gestione informatica
dei documenti (art. 56 DPR 445/2000).
Gli Enti pubblici hanno inoltre l’obbligo giuridico di ordinare
il proprio archivio (art. 40 c. 1 D.Lgs 490/1999) secondo due
aspetti: predisporre mezzi e procedure perché l'archivio
corrente nasca ordinato, e riordinare l'archivio già esistente
ove si trovi in stato di disordine. Il primo di questi aspetti
si riconduce all’obbligo di classificazione.
All’archivio di ogni Pubblica Amministrazione, considerato
unitariamente dalla fase corrente a quella storica bene
culturale, si applicano le norme del Testo unico sui Beni
Culturali che sanzionano penalmente l’eventuale violazione
dell’obbligo di conservare correttamente l’archivio nella sua
integrità e organicità (artt. 21, 119 D.Lgs. 490/1999 e art. 16
DPCM 31 ottobre 2000).
La Soprintendenza Archivistica competente per territorio, organo
periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali può
fornire gratuita assistenza all'Ente nella formazione dei quadri
di classificazione dei documenti, nonché nella definizione delle
procedure di protocollazione e archiviazione (art.14 c.6 DPR
441/2000) e può emettere prescrizioni per la tutela degli
archivi, la cui inosservanza è punibile a norma dell'art. 650
del Codice penale (art.129 D.Lgs 490/1999).
4.3. Utilità della classificazione in ambiente cartaceo,
digitale ed ibrido
Nella fase attuale di vita della Pubblica Amministrazione
italiana gli archivi comprendono sia documenti tradizionali su
supporto analogico (cartaceo o fotografico) sia documenti
digitali (in formato testo e in formato immagine), con o senza
firma digitale. Ciò pone all'Ente, e per un periodo di durata ad
oggi non prevedibile, il problema di governare in maniera
rigorosa tale complessità documentaria nell’ambito di un unico
sistema archivistico.
La classificazione, strumento fondamentale per l’organizzazione
sia di archivi interamente cartacei che interamente digitali,
diventa strumento risolutivo per la soluzione della gestione dei
sistemi ibridi, perché lega sistematicamente tra di loro
documenti che per ragioni di conservazione fisica dei rispettivi
supporti si trovino in collocazioni diverse.
L’attività di classificazione non deve infatti escludere alcuna
entità documentaria e deve prescindere dal supporto, dalla forma
di aggregazione e dalla tipologia dell’unità archivistica.
Questa convivenza di diversi tipi di supporti può dipendere per
un verso dalla diretta produzione/ricezione di documenti su
supporto informatico che vanno ad aggiungersi ai preesistenti
documenti tradizionali, dall’altro può essere frutto della
scelta di trasformare documenti tradizionali in documenti
digitali operata consapevolmente dall’Ente, sulla base
dell’analisi del rapporto costi-benefici (art. 53 c. 3 del DPR
445/2000).
Ad esempio nel caso in cui l’Ente decida di tenere una stessa
serie archivistica sia su supporto cartaceo per ragioni di
conservazione illimitata a fini giuridici, sia su supporto
digitale per rapidità di accesso e gestione a breve termine,
l’applicazione rigorosamente identica della classificazione ad
entrambe le serie diventa una garanzia fondamentale per impedire
il disallineamento delle due serie parallele, di cui una sola è
destinata alla conservazione nel tempo, ma l’altra influisce
sulla reale quotidiana attività dell’ente.
In altre parole la classificazione consente di costituire,
mantenere nel tempo o ricostruire i legami logici e funzionali
tra documenti formati, pervenuti e gestiti su supporti diversi,
che attengano allo svolgimento di una medesima attività
amministrativa.
4.4. Costruzione e aggiornamento del titolario
Per soddisfare le esigenze della produzione documentaria e
affinché il titolario, nel tempo, continui a rispecchiare le
funzioni esercitate dall’Ente, occorre apportarvi periodicamente
i necessari aggiornamenti, in occasione del mutare delle
funzioni, delle competenze e della normativa.
Per la redazione e per l’aggiornamento del piano di
classificazione è opportuno procedere secondo le seguenti linee
guida:
analisi della normativa di riferimento per identificare le
funzioni esercitate e le materie di competenza;
esame delle tabelle dei procedimenti amministrativi (art. 30 L.
241/1990 e art. 30 DPR 352/1992);
ricognizione e raffronto delle serie archivistiche presenti
nell’archivio corrente e di deposito per identificare le
tipologie documentarie ricorrenti e metterle in relazione con
funzioni, competenze e attività “dell’organizzazione nel suo
insieme e delle sue unità amministrative”;
interviste al personale per rilevare ulteriori elementi
conoscitivi in relazione alla produzione di tipologie
documentarie e alle modalità organizzative della documentazione
(affari trattati, formazione e modalità di conservazione dei
fascicoli, organizzazione degli archivi);
esame dei titolari in uso;
esame dei documenti che analizzano i carichi di lavoro al fine
di estrarne dati relativi alle reali attività svolte.
Le interviste e l’esame dei titolari devono essere finalizzate a
valutare con attenzione i limiti e i punti di criticità del
sistema in uso, recuperando invece elementi e metodi
dell’esperienza accumulata che si ritengano ancora validi.
Ovviamente il mutare delle competenze e delle funzioni dell’ente
può dar luogo ad un modificarsi, per aggiunta o per sottrazione,
delle voci del titolario.
4.5. Indicazioni operative
Le attività di classificazione e di fascicolazione, anche in
ambito informatico, sono strettamente connesse e consistono
nell’attribuire a ciascun documento un codice desunto dal piano
di classificazione e nell’associare il documento all’unità
archivistica cui compete per la trattazione dell’affare o per la
conservazione seriale di documenti omogenei.
Nel caso in cui un documento dia luogo alla trattazione di più
affari, due saranno le modalità di gestione a seconda che si
tratti di un documento cartaceo o di un documento elettronico.
Nella prima ipotesi debbono essere prodotti più esemplari del
medesimo documento ciascuno dei quali sarà classificato con
apposizione fisica del timbro di segnatura che lo legherà alla
rispettiva unità archivistica logica e fisica. Nella seconda
ipotesi (documento digitale) si tratterà di associare all’unico
esemplare del documento più codici di classificazione che
costituiranno il legame logico con le unità archivistiche
corrispondenti ai diversi affari trattati.
Qualora l’ente lo ritenga opportuno, la classificazione potrebbe
essere demandata a personale con formazione professionale
diversa da quella degli addetti al protocollo. Ad esempio la
classificazione, informazione obbligatoria, potrebbe essere
compilata da protocollista solo nel livello più alto, mentre il
funzionario cui è assegnata la pratica potrebbe, prima
dell’inizio della trattazione, completare la classificazione.
4.6. La formazione del personale
Per la corretta utilizzazione del piano di classificazione è
necessario che il personale venga adeguatamente formato alla
comprensione e all’uso del titolario per garantire una
attribuzione corretta e omogenea dei codici di classificazione,
perché l’archivio si sedimenti in coerenza con lo svolgimento
delle funzioni e delle attività di competenza.
La formazione dovrà essere diretta prima di tutto al personale
che opera presso gli uffici protocollo ma anche a tutto il
personale in servizio fino alla dirigenza, con coinvolgimento e
approfondimenti diversi in relazione al ruolo fondamentale che
la classificazione svolge nella composizione del fascicolo e
quindi dell’archivio.
5. Il Rapporto tra il titolario e la formazione dell’archivio
5.1. Classificazione e archiviazione
Presupposto di questa analisi è che il piano di classificazione
guidi la sedimentazione archivistica. L’organizzazione logica e
fisica dell’archivio è determinata dal sistema di gestione e
archiviazione dei documenti nel suo complesso. Le attività di
classificazione e archiviazione sono, infatti, complementari ma
distinte.
La classificazione assegna ad ogni documento la sua posizione
logica associandolo all’unità archivistica di cui deve far
parte, in genere il fascicolo - che è la modalità organizzativa
dei documenti prevalente negli archivi contemporanei - secondo
lo schema delle voci del titolario e consente, altresì, di
identificare le unità archivistiche (fascicoli, registri,
insiemi di singoli documenti tipologicamente omogenei, ecc.) nel
sistema.
Una volta chiusa la pratica, a conclusione dell’azione
amministrativa, è necessario un intervento attivo di
applicazione dei criteri previsti nel manuale di gestione per
l’organizzazione dei fascicoli, o di unità archivistiche di
altro tipo, qualunque sia la forma di aggregazione, e la
formazione delle serie in base ad un piano di archiviazione, che
deve integrare quello di classificazione.
Il manuale di gestione, che descrive l’intero sistema di
organizzazione e conservazione dei documenti all’interno
dell’Area Organizzativa Omogenea, deve individuare i limiti
entro i quali l’ente può riorganizzare il proprio archivio
corrente e di deposito al fine di far fronte a nuove esigenze di
tipo funzionale, riducendo al minimo le trasformazioni sulla
struttura delle serie archivistiche e comunque senza alterare
l’integrità delle unità archivistiche minime (fascicolo,
registro etc.) costitutive dell’archivio medesimo.
All’interno del fascicolo, sia cartaceo che informatico, non è
comunque lecito intervenire con manipolazioni posteriori alla
sua formazione; semmai l’archivista, di concerto con il
responsabile della documentazione può dare un assetto diverso
alla serie dei fascicoli, riordinando la sequenza in base alle
esigenze di recupero dei medesimi secondo un criterio di
maggiore efficienza.
Ad esempio, i fascicoli del personale, ordinati secondo il
registro matricolare, durante la fase di produzione e
aggiornamento (cioè nell’archivio corrente dei dipendenti in
servizio) possono essere eventualmente riordinati, per
destinarli all’archivio di deposito e storico, in ordine
alfabetico in base al cognome del dipendente, laddove
l’Amministrazione valuti che il criterio sia più rispondente
alle modalità di ricerca.
Questa riorganizzazione che individua una prima fase di
archiviazione deve avvenire nelle strutture amministrative
responsabili, prima del passaggio all’archivio di deposito,
lasciando spazio ad interventi e soluzioni diversificate.
Tuttavia le modificazioni organizzative che l’ente ritiene di
apportare alla documentazione nella fase di passaggio
dall’archivio corrente al deposito non dovrebbero essere tali da
impedire l’eventuale ricostruzione dell’ordine originario che
era stato dato ai fascicoli nella serie di appartenenza.
Dalle considerazioni svolte risulta chiara la necessità di
indicare le modalità di organizzazione documentaria che
intervengono nell’archivio corrente, prevedendo, come si è
detto, che il piano di classificazione, per ogni voce finale
indichi principi per la formazione e l’ordinamento dei fascicoli
e le modalità organizzative di formazione delle serie. La
classificazione si perfeziona quindi con l’attribuzione di una
numerazione progressiva ai fascicoli che si formano alla fine di
ogni voce del titolario e la registrazione in sequenza
nell’apposito repertorio.
5.2. Formazione delle serie e struttura dell’archivio
Le articolazioni logiche delle voci del titolario rispondono
alla struttura logica, e tendenzialmente, nel caso di archivio
cartaceo, alla struttura fisica del fondo.
La costituzione e la definizione di “fondo” archivistico sono
determinate dall’Area Organizzativa Omogenea quale soggetto
produttore dei documenti che riflettono la propria attività.
I grandi complessi documentari così formati corrispondono ad
almeno una delle partizioni del titolario.
I titoli, come basi divisionali, all’interno di un modello
articolato a partire dai due raggruppamenti tipologici delle
funzioni di gestione e di quelle istituzionali, rappresentano
grandi aree di attività e di funzioni, che si specificano e
dettagliano ulteriormente in rapporto, rispettivamente, alle
attività di funzionamento ed alle materie istituzionali di
competenza.
Partendo da questo presupposto, ad ogni “titolo” corrisponde la
formazione di un complesso documentario più o meno articolato,
proveniente da uno stesso ufficio o da uffici diversi.
Ciascun titolo dà luogo, cioè, a subfondi all’interno dei quali
si creano serie, non predeterminabili rigidamente.
Le voci finali del piano di classificazione determinano la
formazione dei fascicoli. Non è possibile, invece, identificare
in modo univoco, all’interno di un piano di classificazione
gerarchico, il livello che determina la sedimentazione seriale.
Ragioni pratiche, come emerge dall’esame concreto di complessi
documentari, ne guidano in molti casi la formazione, quali la
produzione quantitativa di pratiche, le caratteristiche
dell’azione amministrativa e la necessità di utilizzare o meno
voci di dettaglio, la rilevanza delle attività, ecc. Da ciò
deriva che le serie possono essere individuate dalle voci finali
del piano di classificazione oppure possono essere determinate
da raggruppamenti documentali omogenei, in corrispondenza di
voci di livello gerarchicamente più elevato.
La formazione delle serie inizia nell’archivio corrente, dove si
producono le prime aggregazioni dovute all’ordinamento dei
fascicoli, e continua nel passaggio all’archivio di deposito,
dove si rende necessaria l’attività dell’archivista per mettere
in atto gli interventi opportuni ai fini dell’ulteriore
organizzazione delle aggregazioni documentarie (ad es.
integrazione e prosecuzione di serie versate da una stessa
struttura, eventuale ordinamento di gruppi documentari pervenuti
in modo frammentato con modalità e tempi diversi, organizzazione
dei complessi nel caso di provenienze multiple, riorganizzazione
delle serie nei rapporti tra fascicoli, posizione di fondi e
serie provenienti da altri enti, ecc.).
La struttura dell’archivio si definisce compiutamente, quindi,
nell’archivio di deposito, dove pur osservando il principio
normativo del rispetto dell’organizzazione che i fascicoli e le
serie avevano nell’archivio corrente, si richiedono ulteriori
interventi organizzativi e conservativi strettamente correlati
con l’organizzazione documentaria preesistente.
Un nodo problematico è rappresentato dall’organizzazione e
dell’ordinamento dei complessi documentari nel caso di funzioni,
le cui competenze sono attribuite a Uffici diversi e nel caso di
competenze che transitano da una struttura ad un’altra.
Ad esempio la voce “Turismo” di un titolario - che individua una
competenza che tradizionalmente, in tutte le Regioni, è una di
quelle meno stabili nel rapporto con le strutture e viene
sovente attribuita a strutture diverse in tempi diversi -
determina, si ritiene, un unico complesso archivistico perché è
da riferire ad un’unica materia di competenza e non complessi
diversi in conseguenza della provenienza dai diversi soggetti
che nel tempo hanno curato la competenza. La provenienza
istituzionale da quei determinati uffici, associata al dato
cronologico, conserva comunque memoria della successione dei
vari soggetti produttori.
Dell’ufficio di provenienza, dunque, non si deve perdere
traccia, né come denominazione, né come funzioni. Le
Amministrazioni possono adottare modalità appropriate per
rendere esplicita la relazione esistente tra unità, documentarie
e archivistiche, e uffici produttori, all’atto della
classificazione.
Ma nel rispetto del titolario quale guida della sedimentazione e
dell’ordinamento dell’archivio, si dovrà creare un unico
complesso documentario in rapporto alla funzione e non alla
struttura amministrativa.
Il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito,
inoltre, deve avvenire sulla base di elenchi di versamento con
l’indicazione esatta della struttura che ha prodotto i documenti
anche se diversa da quella versante.
Sugli archivi già formati si possono adottare soluzioni varie in
rapporto alla situazione organizzativa degli stessi, lasciando
spazi ad interventi e soluzioni diversificate, ma i nuovi
archivi, che si vengono ad organizzare dopo l’adozione del piano
di classificazione, dovranno essere strutturati il più possibile
in rapporto al titolario per funzioni e materie di competenza,
indipendentemente dalle strutture di provenienza.
Va da sé che il principio di provenienza sarà rigorosamente
rispettato nel caso di fondi archivistici acquisiti da altri
enti ed amministrazioni in conseguenza dei consistenti passaggi
di funzioni e competenze avvenuti per effetto dei processi di
decentramento amministrativo. I documenti necessari alla
trattazione di specifici affari amministrativi entreranno,
invece, in più stretta relazione con la nuova produzione
documentaria.
5.3. Il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di
deposito
Se il problema della formazione e dell’organizzazione delle
serie e dei complessi documentari si pone, come abbiamo visto,
sia nell’archivio corrente che nell’archivio di deposito, è
fondamentale gestire secondo regole precise il passaggio dei
documenti dal primo al secondo. In particolare devono essere
definite le procedure per il trasferimento, le regole per la
stesura degli elenchi di versamento per l’acquisizione dei
documenti da parte dell’archivio di deposito (registrazione
delle operazioni effettuate, con l’indicazione della struttura
che trasferisce i documenti), le modalità di intervento per
l’ulteriore organizzazione dei complessi, le attribuzioni e
responsabilità della struttura.
Più in generale il piano di classificazione e le indicazioni in
ordine ai criteri e alle modalità per l’organizzazione delle
serie archivistiche, le regole per la gestione dell’archivio
corrente e dell’archivio di deposito, devono essere contenute
nel manuale di gestione.
6. I TITOLARI DELLE REGIONI
6.1. La struttura
I titolari della Giunta e del Consiglio qui proposti, che nelle
linee generali condividono il modello di articolazione,
prevedono in primo luogo l'individuazione di due gruppi di aree
funzionali, diretti a distinguere quelle relative al
funzionamento dell'apparato organizzativo da quelle relative al
mandato istituzionale dell'Amministrazione:
Aree funzionali "amministrative” o “strumentali” comprendono
complessi di attività svolte per il funzionamento
dell'Amministrazione: esempio "Risorse finanziarie", "Risorse
umane" ecc. Le attività ricomprese in tali aree funzionali sono
trasversali all'Amministrazione e, secondo il modello
"centralizzato o decentrato" adottato, sono condivisibili da più
strutture organizzative. Le strutture utilizzano i medesimi
codici di classificazione che descrivono le attività condivise e
abbinano ad essi i codici identificativi della propria
struttura. In questo modo è possibile una differenziata gestione
fisica di diversi esemplari degli stessi documenti, anche ai
fini di un diverso periodo di conservazione, qualora la
produzione sia opera di strutture diverse e relativa ad attività
condivise.
Aree funzionali "istituzionali", comprendono complessi di
attività e rispettivi ambiti svolte dall'Amministrazione per il
concreto esercizio delle funzioni ad essa attribuite, ossia per
lo svolgimento del proprio mandato istituzionale o missione .
Il sistema si articola su livelli gerarchici di cui il primo
livello è costituito da grandi partizioni che sintetizzano,
sulla base di caratteristiche unificanti, tutte le funzioni e
attività svolte dall’Ente, sia per la propria organizzazione,
sia nelle materie di competenza derivate dalla legge.
Nei livelli successivi si procede ad una identificazione più
analitica degli ambiti d’intervento all’interno della partizione
(a mero titolo esemplificativo: 1° livello “sanità”, 2° livello
“assistenza farmaceutica”, 3° livello “controllo della spesa
farmaceutica”, altra voce di 3° livello “grossisti di prodotti
farmaceutici”).
Nell’ambito dei livelli la sequenza ha un andamento che va dal
generale al particolare, creando così una struttura ad albero.
Al fine di ottenere praticità ed efficienza, è opportuno che
l’articolazione ottimale preveda un numero ridotto di livelli.
Ciascun ente valuterà la possibilità di possibili applicazioni e
sviluppi per gli organismi collegati e gli enti strumentali
della struttura individuata, ricalibrandola sulle competenze
proprie di quegli organismi, facendo sì che a medesime funzioni
corrispondano medesime voci di titolario.
6.2. Il titolario delle Giunte Regionali
Il modello proposto si basa sulla integrazione tra materia e
funzione.
Tuttavia nell’articolazione ulteriore dei primi livelli la
materia assume una valenza preminente: di conseguenza, un
eventuale organismo (commissione, comitato ecc.) con competenze
settoriali, che si dovesse occupare, ad esempio, di assistenza
farmaceutica è collocato all’interno della voce specifica
“sanità”.
Lo stesso principio vale per le funzioni e attività specifiche e
settoriali, così, ad esempio, la programmazione in campo
sanitario è classificata all’interno della voce “sanità” (o
termine analogo).
Viceversa, funzioni e attività con caratteri di generalità o,
comunque, non riconducibili soltanto ad una singola materia,
sono inserite in uno dei titoli compresi nella macro-area
strumentale, dove sono previste voci apposite.
Ciò non toglie che l’ente possa, nella sua autonomia
organizzativa, decidere di classificare in un’unica voce
specifica (esempio: "commissioni, comitati") all’interno di una
voce di primo livello (esempio: "affari e organi istituzionali")
appartenente all’area funzionale strumentale, la documentazione
relativa al funzionamento e attività di tutti gli organi di tale
genere.
Ogni singola articolazione del titolario comprende:
il codice di classificazione (es. 3.5.17);
la denominazione della voce (uno o più termini che definiscono
in modo sintetico la funzione o l’attività: es. “sanità”,
“assistenza farmaceutica”);
per ogni voce del titolario una breve descrizione, con riguardo
alla funzione e all’attività considerata, nel tentativo di
ridurre il rischio di possibili equivoci nelle operazioni di
classificazione dei documenti.
I primi sei titoli si riferiscono alle attività delle aree
funzionali, amministrative e strumentali:
Organi di Governo, Affari Giuridico- Istituzionali e
Comunicazione
Risorse Finanziarie, Gestione Contabile e Fiscale
Risorse Umane
Organizzazione e Risorse Strumentali
Servizi Informativi e Documentali
Programmazione, Coordinamento e Controllo.
I rimanenti 13 titoli riguardano materie di competenza
caratteristiche delle funzioni istituzionali:
Agricoltura e Allevamento
Artigianato
Commercio
Industria e Attività Estrattive
Turismo e Strutture Ricettive
Urbanistica ed Edilizia
Opere Pubbliche, Infrastrutture e Trasporti
Tutela dell’Ambiente
Sanità
Servizi Sociali
Istruzione, Formazione e Lavoro
Beni e Attività Culturali
Attività Sportive e Ricreative.
Si è scelto di strutturare il titolario solo in voci di primo e
di secondo livello più facilmente condivisibili, demandando ai
singoli enti l’elaborazione di voci di dettaglio, al fine di
garantire una maggiore aderenza alle realtà operative di
ciascuno.
Le voci di secondo livello al punto 0 “Documentazione
eterogenea” e al punto 1 “Attività giuridico normativa di
settore” sono comuni a tutti i titoli.
Le voci ai punti 2 “Attività di studio, statistica e
programmazione di settore”, 3 “Commissioni, comitati e altri
organismi”, 4 “Promozione e informazione” sono comuni ai titoli
che si riferiscono alle materie di competenza.
Ogni voce presenta un breve commento esplicativo dei contenuti e
che può dar luogo a possibili sviluppi in livelli successivi.
I vari titoli sono corredati da uno snello apparato di note che
contiene chiarimenti in ordine ai termini utilizzati o
suggerimenti in merito alla interpretazione e alla utilizzazione
della voce stessa.
6.3. Il titolario dei Consigli Regionali
Il modello proposto è stato costruito esclusivamente sulle
funzioni.
Si è lasciata tuttavia ad ogni singolo Consiglio, nella sua
autonomia decisionale, la possibilità di aggiungere delle
ulteriori voci per materia, utilizzando in tal caso i livelli
più alti del titolario delle Giunte.
I primi due titoli individuano le area funzionali istituzionali
e sono quelli che comprendono tutta l’attività principale, la
mission dei Consigli, cioè le funzioni legislative, di indirizzo
politico, amministrativa (deliberativa) e di controllo:
Organismi e attività istituzionali
Attività legislativa, di controllo e di supporto.
Per ogni Commissione, permanente, speciale o prevista dal
Regolamento, dopo l’indicazione comune del secondo livello
ciascun Consiglio inserirà al terzo livello la denominazione
esatta delle varie Commissioni, ferma restando invece comune
l’ulteriore articolazione del quarto livello.
Ogni Consiglio potrà utilizzare le voci relative a Difensore
Civico, Corecom, Commissione Pari Opportunità, Consiglio delle
Autonomie Locali in base alle proprie determinazioni in merito
alla definizione delle AOO, nel caso cioè di un’unica AOO si
potrà utilizzare il titolario così come qui descritto. Nel caso
di AOO separate il Consiglio potrà utilizzare nel proprio
titolario il secondo livello, corrispondente a questi organismi,
senza ulteriori articolazioni; invece saranno costruiti dei
titolari ad hoc partendo dallo schema dato, ed in armonia con la
struttura e la terminologia di quello in uso presso il
Consiglio, per i singoli organismi.
Per Consulte e Comitati, diversi per ogni realtà, si utilizzerà
un meccanismo analogo a quello descritto per le Commissioni:
ciascun Consiglio nominerà quelli operanti. L’individuazione di
una voce propria per questi organismi consentirà inoltre, nel
caso che qualcuno di essi diventi permanete o anche del tutto
autonomo dal Consiglio, di individuare immediatamente il fondo
da lui costituito.
I restanti cinque titoli riguardano le funzioni amministrative e
strumentali:
Organizzazione
Servizi informativi
Patrimonio e risorse strumentali
Risorse umane
Risorse finanziarie e gestione contabile.
Una precisazione va fatta riguardo al titolo 6 Risorse umane.
Attualmente nella maggior parte dei Consigli non esiste
autonomia gestionale in questa materia, cioè esiste un unico
ruolo per il personale regionale la cui gestione è demandata ad
uffici delle Giunte. In previsione però dell’approvazione in
tutte le regioni dei nuovi statuti, che daranno sicuramente
maggior autonomia gestionale ai Consigli anche un materia di
personale, con un ruolo separato, abbiamo inserito voci che
nella fase attuale non sono utilizzabili, es. “Concorsi”.
Tutti i titoli del quadro di classificazione sono stati
costruiti partendo dal generale al particolare fino ad arrivare
in qualche caso al quarto livello.
Questo maggior dettaglio è stato possibile in ragione della
omogeneità di funzioni tra i Consigli, a differenza di quanto
detto per le Giunte. Il maggior dettaglio si è inoltre reso
necessario per dare indicazioni operative precise sulla
costituzione delle serie tipiche (atti consiliari ed attività
delle Commissioni) perché era stato invece su questo terreno che
si erano riscontrate le maggiori difformità nella prassi.
Come per il titolario delle Giunte ogni singola articolazione
del titolario comprende il codice di classificazione, la
denominazione della voce ed una breve descrizione per ogni
titolo e per le voci successive di primo livello. Sotto ciascun
titolo e sotto le voci di primo livello del titolo I è stata
inserita la voce “Normativa e disposizioni di massima”.
Non sono state previste voci come “affari diversi” o “varie” per
favorire la classificazione di tutti i documenti in voci
specifiche e limitare al massimo l’utilizzo di voci generiche.
Nel caso di documentazione non riconducibile alle singole voci
si dà indicazione di classificarla nella voce più generale
immediatamente sovraordinata, ad esempio nel caso delle
Commissioni un documento non altrimenti classificabile sarà
inserito nella voce che individua la singola commissione (1.7.2,
1.7.3 ecc), ma nel caso si tratti di un documento riferito
all’attività di più commissioni in 1.7 . Resta ferma la
possibilità, qualora si rendesse necessaria per consistenza o
per importanza, di creare una nuova voce ad hoc, ad esempio se
una Commissione acquisisce una nuova competenza.
7. Gli strumenti collegati
7.1. Il repertorio di fascicoli
Per la corretta formazione dell’archivio corrente è necessario
descrivere sequenzialmente i fascicoli in un registro destinato
a tale scopo, che prende il nome di repertorio, la cui funzione
deve essere assicurata anche dalla gestione informatica del
protocollo e dei flussi documentali.
Il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre
le suddivisioni del titolario d’archivio e determina il
perfezionamento delle operazioni di classificazione. I fascicoli
vengono registrati con numerazione progressiva secondo l’ordine
cronologico in cui si costituiscono.
Esso rappresenta l’inventario dei fascicoli che formano
l’archivio corrente e consente di ovviare alla duplicazione di
fascicoli riguardanti lo stesso oggetto, di rilevare la
consistenza quantitativa dei fascicoli esistenti nell’archivio
corrente, di facilitarne il reperimento.
Nel repertorio, accanto alla registrazione del fascicolo, è
opportuno annotare il luogo di conservazione, il passaggio
dall’archivio corrente a quello di deposito e l’eventuale scarto
dello stesso.
7.2. Altri repertori e registri
Altri repertori possono essere istituiti, ove necessario, per i
documenti soggetti a registrazioni particolari, come previsto
dall’art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 (ad esempio i documenti
interni di carattere giuridico probatorio quali le delibere, i
decreti, i contratti, le circolari, ecc., che vengono aggregati
per serie tipologiche).
Ciascun ente definirà inoltre nel Manuale di gestione le
modalità di classificazione e identificazione nel sistema dei
documenti cartacei e digitali non soggetti a protocollazione o
ad altre registrazioni particolari (es. registri di protocollo,
scritture contabili).
7.3. Gli indici del titolario
Indice alfabetico delle voci del titolario
Per facilitare le operazioni di classificazione e di
individuazione delle voci esatte che devono essere utilizzate, è
opportuno dotarsi di uno strumento complementare che contenga
l’indice alfabetico delle voci stesse.
Indice alfabetico per argomenti e oggetti
Ulteriori mezzi di corredo possono essere gli indici alfabetici
per argomenti, oggetti, materie, nomi di persona, di ente, di
luogo, per legge citata, utili non solo per l’individuazione
delle voci del titolario a cui assegnare il documento che le
contiene, ma anche per indicare regole per la normalizzazione
dei termini e della sintassi .
I due tipi di indice ora descritti possono inoltre essere
riuniti in un solo strumento in modo da avere da un lato una
guida per la individuazione delle voci contenute nel quadro di
classificazione, dall’altro delle indicazioni per uniformare
quanto più possibile le descrizioni di protocollo nella forma e
nei termini. Come nel primo esempio che segue infatti non solo
si rimanda al codice che contiene un determinato oggetto ma si
indica anche quale termine utilizzare, anche per i termini
correlati, es. richiesta e non domanda. Oppure nel secondo
esempio si danno indicazioni di accezioni diverse possibili
dello stesso termine invitando quindi a controllare e
specificare eventualmente nella descrizione a quale organo sono
riferite le elezioni.
Esempio 1, dal titolario Giunte Regionali:
Lavoro a tempo parziale USA/VEDI Part-Time
Part-time (richiesta, concessione) 4.5
Part-time (normativa, direttive) 4.1
Esempio2, dal titolario del Consigli Regionali:
- Elezioni (del Consiglio) 1.1 VEDI ANCHE Giunta delle Elezioni
- Elezione/i (Presidente del Consiglio) 1.5.2
- Elezione/i (Ufficio di Presidenza) 1.6.2 ecc.
- Ufficio di Presidenza 1.6
- Ufficio di Presidenza (elezioni) 1.5.2
Indice per strutture e uffici produttori
In considerazione dell’impostazione del titolario, articolato
per funzioni e materie, e non in rapporto alla struttura
organizzativa dell’ente, può essere utile creare, per ciascuna
struttura, indici delle voci maggiormente utilizzate, in
relazione alle competenze e attività svolte.
Ciascun ente o struttura si doterà degli strumenti complementari
che riterrà idonei a facilitare la corretta classificazione dei
documenti. La definizione di modalità e regole di indicizzazione
dovrà tener conto della necessità di normalizzare i termini
utilizzati.
7.4. Piano di archiviazione e conservazione
Per la corretta organizzazione e gestione dell’archivio corrente
è necessario, come si è detto al punto 5.1, che sia elaborato un
piano di archiviazione e conservazione che integri il titolario
di classificazione, come previsto dalla normativa vigente.
Per ogni voce finale del titolario e per le unità archivistiche
che vi sono classificate è opportuno indicare i seguenti
elementi:
la denominazione della serie archivistica;
il contenuto standard di ogni fascicolo;
i criteri di ordinamento delle unità archivistiche (alfabetico,
cronologico etc.) e quindi delle serie;
i tempi di conservazione delle unità archivistiche e delle
eventuali unità documentarie nell’archivio corrente e
nell’archivio di deposito;
il responsabile della conservazione e dell’accesso.
7.5. Il collegamento ai procedimenti
Una volta censiti i procedimenti amministrativi all’interno
dell’Ente, è opportuno indicare, ove possibile, per ogni codice
di classificazione, a quale singolo procedimento, o parte di
procedimento o più procedimenti, lo stesso si riferisca.
7.6. Il rapporto con la classificazione preesistente
Per gestire correttamente il passaggio dal vecchio al nuovo
sistema di classificazione è opportuno che ogni singolo Ente una
volta predisposto il titolario, elabori una tabella di raffronto
con i titolari di classificazione precedenti. Questo aiuterà a
creare un collegamento tra le serie archivistiche individuate
dal vecchio titolario e le nuove serie che si verranno a creare
con l’utilizzazione del nuovo strumento di classificazione. Per
i fascicoli aperti e già classificati con il vecchio sistema e
trasferiti nel nuovo sistema per ragioni funzionali dovranno
essere effettuate annotazioni negli strumenti di registrazione
(protocollo e repetori).
Nel caso in cui siano già presenti nell’Ente strumenti di
indicizzazione delle voci di classificazione è opportuno
provvedere alla elaborazione di ulteriori tabelle di confronto
tra questi ultimi e i nuovi indici.
Allegato A - VOCABOLARIO CONDIVISO
Allegato B - TITOLARIO GIUNTA
Allegato C - TITOLARIO CONSIGLIO
Allegato D - BIBLIOGRAFIA e NORMATIVA
Allegato A
Vocabolario condiviso
Parte A - Definizioni generali
Attività
L’insieme delle azioni coordinate, dei lavori compiuti, degli
atti emessi in rapporto ad una finalità particolare.
1.1. Attività amministrativa
Svolta dalla P.A. per la realizzazione delle finalità di
pubblico interesse, con le forme proprie degli atti
amministrativi.
Atto giuridico
Comportamento consapevole e volontario che produce effetti
giuridici.
Attribuzione
Ambito di intervento della competenza, oppure Sfera di
attribuzione dei poteri conferita ad una Amministrazione.
4. Competenza
Potestà o capacità giuridica di svolgere determinate attività
nell'ambito di una funzione.
Attribuzioni inerenti a un ufficio o a una persona:
legittimazione ad esplicare una funzione.
4.1. Competenza della Pubblica Amministrazione
Insieme dei poteri e delle funzioni di un organo. Essa indica
l’ambito entro il quale un certo settore della P.A. può
esplicare la sua potestà e l’insieme dei compiti ad essa
affidati.
Cura di determinati interessi pubblici affidata ad ogni
organizzazione amministrativa. L’ambito di intervento è definito
attribuzione.
Si distinguono tre tipi di competenze, per materia, per
territorio e per grado.
5. Funzione
Insieme dei compiti e delle attività attribuite stabilmente o
temporaneamente ad una struttura o ad un soggetto per il
raggiungimento di un determinato fine.
5.1 Funzioni della pubblica amministrazione
Modalità di esercizio dei pubblici poteri attribuiti
dall'ordinamento giuridico ad un soggetto per il soddisfacimento
di finalità pubbliche.
Le funzioni statali sono tradizionalmente divise in:
amministrativa
legislativa
giurisdizionale
Altre funzioni che riguardano anche le Amministrazioni regionali
sono:
di controllo
di programmazione
di indirizzo e coordinamento.
6. Materia
Oggetto della competenza: settore su cui si esercita la
potestà/potere.
La sintetica formulazione che segue viene proposta solo nel
tentativo di riassumere e chiarire i rapporti tra i vocaboli
definiti nell’elenco precedente, e utilizzati spesso con una
sovrapposizione di significati:
La Funzione si esercita su una Materia di Competenza mediante
Attività che possono svolgersi seguendo dei Procedimenti
Parte B -
Definizioni amministrative
7. Atto amministrativo
Atto giuridico emanato dalla P.A. nell’esercizio dell’attività
amministrativa.
Posizione preminente nella categoria di atti amministrativi ha
il Provvedimento amministrativo che costituisce
l’estrinsecazione tipica ed essenziale della funzione
amministrativa.
Atti dell’autorità amministrativa:
Ø se producono effetti giuridici all’esterno
dell’amministrazione (se cioè sono atti con i quali si prendono
decisioni), sono provvedimenti
Ø se non hanno la capacità di produrre effetti giuridici
all’esterno sono atti (meri atti)
I meri atti insieme ai provvedimenti possono far parte di un
procedimento amministrativo (si vedano le fasi del
procedimento); oppure possono non essere finalizzati ad un
provvedimento (es. certificati e registrazioni).
8. Decreto/Determinazione
Atto amministrativo proprio degli organi monocratici.
9. Deliberazione
Atto amministrativo proprio degli organi collegiali (es. Giunta
regionale, Consiglio di amministrazione).
10. Procedimento amministrativo
Serie di atti e attività che si susseguono in ordine
prestabilito o comunque causale, in vista dell’ assunzione di un
provvedimento.
Il procedimento si articola in fasi. I subprocedimenti sono fasi
collegate tra loro dotate di autonomia strutturale rispetto al
procedimento in cui si inseriscono, a loro volta chiuse da un
provvedimento (es. richiesta/emanazione di un parere). Più
subprocedimenti vanno a costituire “operazioni amministrative
complesse”.
Fasi del procedimento
iniziativa : avvio del procedimento (es. con domanda o
d’ufficio)
istruttoria: vengono acquisiti gli elementi di fatto e di
diritto necessari per decidere (es. pareri, nulla osta, altri
metodi di coordinamento o concerto)
costitutiva: viene emanato il provvedimento vero e proprio
dell’efficacia: spesso è necessario un altro adempimento per far
sì che il provvedimento abbia effetti giuridici (es. controllo,
pubblicazione, notificazione).
11. Procedura
Insieme delle regole scritte o orali su cui si basa lo
svolgimento di una determinata attività.
12. Processo
Successione di fatti, operazioni e/o attività tra loro
interrelate finalizzate al raggiungimento di un determinato
risultato.
Serie di atti collegati al raggiungimento di un risultato
determinato e non necessariamente coincidente con il concetto
più specifico di "procedimento amministrativo".
13. Provvedimento
Atto di pubblico potere che dispone per casi concreti nei
confronti di destinatari determinati.
Provvedimento amministrativo
Atti tipici posti in essere dalla P.A. consistenti in
manifestazioni di volontà, destinati ad influire sulla sfera
giuridica dei soggetti cui sono destinati.
Atti amministrativi con i quali le autorità amministrative
prendono decisioni necessarie per il conseguimento di fini
pubblici.
Atto unilaterale di volontà (spesso vengono preparati da altri
atti, in questo caso il provvedimento è il momento culminante o
centrale di un procedimento amministrativo).
Sono ad es. provvedimenti: autorizzazioni, abilitazioni,
licenze, concessioni, ammissioni, esoneri, ordini (es. di
demolizione, di sospensione di lavori, espropriazioni,
occupazioni, requisizioni, decadenze, revoche, sanzioni
disciplinari - es. licenziamento -, confische, annullamenti
d’ufficio, revoche, sanatorie, atti di pianificazione e di
programmazione, piani regolatori, pianta organica, bandi di
concorso ecc.).
Parte C - Definizioni archivistiche
14. Archivio
Insieme organico della documentazione prodotta o acquisita da un
soggetto (ente, azienda, famiglia o persona) durante lo
svolgimento della propria attività.
15. Classificazione archivistica
Operazione di attribuzione dei documenti, nel momento della loro
creazione e acquisizione, ad una partizione del titolario, al
fine di inserirli stabilmente nella corretta posizione logica e
fisica, se cartacei (fascicolo …) nell’archivio corrente.
Assegnare al singolo documento il codice di classificazione
significa individuare per ogni documento la materia o la
funzione di riferimento in relazione al suo contenuto
all’interno del contesto delle competenze definito dal titolario.
I raggruppamenti della classificazione sono genericamente
individuati come “livelli” o “gradi divisionali”. Comunemente la
tradizione archivistica li ha denominati Titolo, Categoria e/o
Classe e nella redazione dei titolari d’archivio i due termini
Categoria e Classe sono stati usati indifferentemente ad
indicare articolazioni di diverso livello.
16. Codice di classificazione
Notazione cioè combinazione di numeri, lettere e/o altri segni
adoperati per rappresentare le divisioni principali e
subordinate di un quadro di classificazione, del quale
identifica i vari livelli.
esempio:
codice voce
I.10 Rapporti sindacali
17. Fascicolo
Primaria e fondamentale unità di conservazione dei documenti che
costituisce la raccolta ordinata della documentazione prodotta e
accumulata nel corso della trattazione di un affare o
riguardante un determinato oggetto.
18. Fondo archivistico
Insieme organico della documentazione prodotta da un soggetto
produttore e accumulata e custodita unitariamente da un soggetto
conservatore.
Nel caso in cui i due soggetti coincidano il fondo costituisce
l’intero archivio del soggetto produttore.
Nel caso di istituti preposti alla conservazione il termine
fondo identifica il complesso documentario di un soggetto
produttore acquisito dall’istituto.
19. Indice di classificazione
Indice per numero di codice che rimanda alle varie
intestazioni/voci del quadro di classificazione.
20. Repertorio dei fascicoli
Mezzo di corredo su cui vengono annotati, con numero progressivo
secondo l’ordine cronologico, alfabetico, ecc., i fascicoli che
vanno a costituire una serie.
Dove si adotta un titolario di classificazione è l’inventario
organico di tutti i fascicoli che formano l’archivio corrente,
organizzato secondo i codici di ultimo livello del titolario
stesso.
21. Serie
Ciascun raggruppamento di documenti operato dal soggetto
produttore dell’archivio con caratteristiche omogenee od
uniformi in relazione a:
- Natura e forma dei documenti (es. Deliberazioni) - Serie
Tipologica
- Oggetto e materia dei documenti (es. Fascicoli del Personale)
- Serie Speciale
- Funzioni e procedimenti dell’ente (es. Concessioni edilizie) -
Serie Funzionale
In relazione alla struttura gerarchica del Titolario di
classificazione le serie archivistiche possono generarsi a
diversi livelli.
Talvolta le serie tipologiche pur facendo riferimento ad un
oggetto presente nel titolario sono logicamente collocate al di
fuori e organizzate secondo con un ordine proprio.
22. Soggetto produttore
L’organismo o la persona che ha prodotto, cumulato, conservato e
usato la documentazione nello svolgimento della propria
attività.
23. Soggetto conservatore
L’organismo o la persona che ha conservato e eventualmente usato
e/o trattato la documentazione prodotta dallo stesso o da altro
soggetto.
24. Sub-Fondo
Partizione di un fondo determinata da una articolazione
amministrativa e/o organizzativa del Soggetto produttore, o da
una sezione del titolario.
25. Titolario di classificazione
Quadro di classificazione utilizzato per organizzare i documenti
d’archivio in base alle materie e alle funzioni di competenza
dell’ente. Esso configura la struttura logica e fisica
dell’archivio.
Ogni partizione del titolario è identificata da un codice di
classificazione.
26. Titolo/primo grado divisionale
Il primo elemento di un quadro di classificazione che individua
le materie o le funzioni di competenza logicamente organizzate
secondo i tre aspetti dell’attività di ciascuna Amministrazione
(Attività di organizzazione e funzionamento, Attività generale
di competenza, Attività specifica di competenza).
27. Voce di classificazione
Etichetta, espressione verbale del codice di classificazione,
ossia indicazione in forma discorsiva dei vari livelli del
quadro di classificazione / titolario.
esempio:
voce codice
Rapporti sindacali I.10
Allegato D
Bibliografia e Normativa
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Carucci paola , Le fonti archivistiche: ordinamento e
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Codice di stile delle comunicazioni scritte ad uso delle
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De Felice Raffaele, L'archivio contemporaneo. Titolario e
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De Felice Raffaele, L’archivio moderno nella pubblica
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Dizionario giuridico, a cura di P. Pajardi, M. Blandini, V. Loi
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Falcon Giandomenico, Lineamenti di diritto pubblico, CEDAM, 1999
Galli Rocco, Corso di diritto amministrativo, CEDAM, 1996
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Guercio Mariella, Archivistica Informatica. I documenti in
ambiente digitale, Carocci, 2002
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ISAD(G): General International Standard Archival Description,
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ISO International standard ISO 2788 -1986. Documentazione -
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monolingue. Versione italiana, Perugina, 1989
ISO International Standard ISO 5963-1985. Documentation -
Methods for examining documents, determining their subjects, and
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ISO International Standard ISO 214-1976. Documentation -
Abstracts for publications and documentation, First edition,
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Manuale di stile. Strumenti per semplificare il linguaggio delle
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Pubblica, 1997
La novità in materia di semplificazione della documentazione
amministrativa. Materiale didattico, Regione
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Nuovo Dizionario Giuridico, VI edizione, a cura di F. Del
Giudice, Ed. Simone, 2001, con CD
Penzo Doria Gianni, La linea dell'arco. Criteri per la redazione
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degli archivi delle Università Italiane. Thesis 99: progetto per
la gestione e tutela delle tesi di laurea. Padova, 11-12
novembre 1999, a cura di Gianni Penzo Doria, CLEUP, Padova,
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Penzo Doria Gianni, Il protocollo come servizio integrato, in 1°
Conferenza organizzativa degli archivi delle Università
Italiane. Titulus 97: verso la creazione di un sistema
archivistico universitario nazionale. Padova, 22-23 ottobre
1998, a cura di Gianni Penzo Doria, CLEUP, Padova, 1999, pp.
191-198
Regole e suggerimenti per la redazione dei testi normativi,
documento elaborato dall'Osservatorio legislativo
interregionale, Consiglio Regionale della Toscana, 2002
Sandulli Aldo M., Manuale di Diritto Amministrativo, Napoli,
Jovene, XIII
Valenti Filippo, Riflessioni sulla natura e la struttura degli
archivi, RAS, XLI, 1981
Zanobini Guido, Corso di diritto amministrativo, Milano, Giuffrè,
1958, vol. I, pp. 10-11
