ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana

ISAD(G)

Risultati e documento di lavoro prodotto
dal Gruppo di lavoro dell'ANAI

("Gruppo di Bologna")

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LE PROPOSTE ITALIANE PER LA REVISIONE DELL'INTERNATIONAL STANDARD OF ARCHIVAL DESCRIPTION (GENERAL)

1. Nell’ottobre 1996 è stato costituito dall’ANAI un gruppo di lavoro (gruppo di Bologna, d’ora innanzi) composto da archivisti attivi in istituzioni pubbliche e private, con lo scopo di raccogliere ed elaborare le idee e le proposte sullo standard internazionale di descrizione ISAD (G) via via emerse negli anni precedenti, in occasione di seminari, convegni discussioni promosse dalla stessa ANAI, dalle sue sezioni regionali e dall’Amministrazione archivistica italiana. Al termine dei propri lavori, nell’aprile 1997, il gruppo di Bologna ha prodotto un primo documento che, attraverso un’ampia diffusione su vari periodici archivistici e su Internet, è stato sottoposto all’attenzione degli archivisti italiani operanti nei più diversi ambiti (Archivi di Stato, Sovrintendenze Archivistiche, archivi comunali, archivi di istituzioni pubbliche e private, di imprese, ecc.) sollecitando ulteriori contributi, precisazioni ed approfondimenti. Una sintetica traduzione in lingua inglese di tale documento è stata anche stata fatta pervenire ad Hugo Stibbe, segretario del Committee on Descriptive Standards del Consiglio Internazionale degli Archivi (ICA/CDS) ed è stata distribuita ai membri del Comitato fra il materiale di lavoro per il meeting fiorentino del novembre 1997. In questo stesso meeting l’ICA/CDS ha dato avvio alla fase di revisione quinquennale dell’ISAD (G), fissando al 15 settembre 1998 il termine ultimo entro il quale devono essere presentate al Comitato le proposte di integrazione e modifica allo standard. A seguito di questa decisione, il dibattito apertosi sulla bozza elaborata dal gruppo di lavoro ANAI ha assunto il carattere di discussione propedeutica alla stesura di una possibile proposta italiana di aggiunte, integrazioni e modifiche delle norme ISAD. Il primo significativo momento di quella discussione è stato costituito dall’incontro seminariale tenutosi a Bologna l’11 febbraio 1998, i cui atti - integrati da altri contributi giunti nel frattempo al gruppo di lavoro - sono stati pubblicati nel mese di maggio a cura della Scuola di Archivistica paleografia e diplomatica dell’Archivio di Stato di Bologna e della Sezione regionale Emilia-Romagna dell’ANAI. A conclusione dell’incontro è stata approvata una mozione con la quale si auspicava che si pervenisse all’ “elaborazione di un documento comune con il quale l’Amministrazione archivistica e l’ANAI [proponessero] al Comitato per gli standard descrittivi del CIA le integrazioni e gli aggiornamenti alle norme ISAD (...) in modo da portare al livello internazionale il contributo della tradizione archivistica italiana”. Un’ulteriore importante occasione di confronto su queste tematiche è stato il Convegno organizzato a Roma il 12 giugno 1998 dalla Sezione regionale Lazio dell’ANAI e dall’Ufficio centrale per i beni archivistici. In quella sede è emersa la proposta di affidare ad un nuovo gruppo di lavoro ristretto ma sufficientemente rappresentativo la messa a punto del testo definitivo - firmato congiuntamente dall’Amministrazione archivistica e dell’ANAI - delle proposte di integrazione e modifica dell’ISAD (G) da inviare entro il 15 settembre al Committee on Descriptive standards del Consiglio Internazionale degli Archivi. La commissione (commissione di Roma, d’ora innanzi) si è riunita il 9 luglio scorso presso la Divisione studi e pubblicazioni dell’Ufficio centrale per i beni archivistici. All’incontro hanno preso parte: A. Dentoni-Litta, E. Altieri, A. Mulè, S. Ricci (Divisione V), G. Fioravanti, G. Tocci, I. Tocco (Divisione II), I. Orefice (Presidente ANAI), E. Grantaliano (Archivio di Stato di Roma, direttivo ANAI Lazio), I. Germani (Archivio di Stato di Bologna), S. Vitali (Archivio di Stato di Firenze, membro del Comitato per gli standard di descrizione del CIA), C. Vivoli (Archivio di Stato di Pistoia). Erano stati anche invitati a partecipare, ma non sono potuti intervenire, A. Attanasio (Archivio di Stato di Rieti), F: Cavazzana Romanelli (Archivio di Stato di Padova), E. Fregni (Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna), C. Salmini (Archivio di Stato di Venezia), M. Savoja (Archivio di Stato di Milano).

2. Il dibattito che in questo ultimo anno si è sviluppato attorno agli standard di descrizione in generale, al documento elaborato dal gruppo di Bologna e alle possibili proposte italiane di revisione dell’ISAD (G) è stato indubbiamente ricco di suggestioni ad ha investito un ampio spettro di questioni. Innanzitutto, esso ha visto emergere, con nettezza, una serie di problematiche per molti versi nuove: quelle connesse ad una interpretazione della descrizione archivistica come strumento specifico di comunicazione formalizzata di informazioni su archivi, soggetti produttori e contesti storici della produzione. In sostanza, si tende sempre più a vedere nei problemi della comunicazione e dei linguaggi nonché delle tecniche di rappresentazione della realtà archivistica e delle loro convenzioni formali un ambito di riflessione teorica e metodologica specifica, fondata su principi e logiche proprie. Presente come presupposto implicito in molti degli interventi al seminario bolognese e al convegno romano, questo genere di concetti è stato ribadito ed articolato più esplicitamente in vari contributi al convegno romano, dall’introduzione di Maurizio Savoja alle opportune considerazioni svolte da Paolo Franzese - che ha fatto tesoro di un approccio linguistico utilizzato anche dai bibliotecari nelle loro ricerche sull’indicizzazione per soggetto - sui problemi della formulazione di titoli e denominazioni - così come del complesso delle descrizioni - e delle loro implicazioni semantiche. Si tratta di approcci che, se approfonditi e sviluppati ulteriormente, possono dimostrarsi assai proficui. Essi esprimono il rifiuto delle scelte approssimative e casuali e, al contempo, un’esigenza di rigore, che, d’altronde, mai è stata estranea alla migliore tradizione archivistica italiana. Solo dedicando ai problemi della descrizione una specifica attenzione ed una riflessione teorica e metodologica sempre più mirata e sistematizzata, quest’esigenza può consolidarsi e divenire patrimonio sempre più diffuso degli archivisti italiani. Come hanno ben mostrato i contributi che nel seminario bolognese hanno presentato esperienze e progetti nei quali il riferimento agli standard internazionali è stato più diretto ed esplicito - come quello dell’Archivio storico della Camera dei Deputati e quello del gruppo di lavoro per la normalizzazione della descrizione archivistica della Provincia autonoma di Trento - elaborare regole per la descrizione e confrontarsi con standard descrittivi come ISAD (G) significa fondamentalmente operare per la messa a punto di strumenti di comunicazione. Non strumenti di piatta omologazione quindi, ma di costruzione di un linguaggio comune, gli standard possono favorire la comparazione di realtà differenti e far crescere la consapevolezza delle molteplici implicazioni che sono connesse all’opera di descrizione degli archivi. Possono diventare quindi anche strumenti di approfondimento e di affinamento della reciproca conoscenza mentre il dibattito su di essi può veramente caratterizzarsi come momento di confronto collettivo su metodologie ed esperienze differenti. È per il prevalere di questa sensibilità che la discussione ha investito non solo il piano dei possibili “emendamenti” alla norma internazionale, ma tematiche di più squisito impatto nazionale, facendo emergere l’urgenza di imboccare anche sul piano nazionale, la strada dell’elaborazione, di principi, linee guida e regole per la descrizione archivistica. Non tutti i temi affrontati, perciò, né tutte le proposte formulate, possono trovare spazio nella proposta italiana di aggiornamento e modifica delle ISAD, ma andranno certamente riprese all’interno di progetti di elaborazione di standard di portata nazionale.

3. Si può certamente affermare che il documento del gruppo di Bologna ha trovato largo consenso nelle discussioni svoltesi, né sono emerse riserve od obiezioni significative al suo impianto ed ai principali nodi concettuali affrontati. In particolare, per quanto riguarda le premesse generali - centrate sul pieno accoglimento del modello di gestione separata e connessa delle descrizioni dei fondi archivistici e dei soggetti produttori e sulla proposta di integrazione della definizione di fondo - si è registrato un ampio accordo. Nel nostro contesto archivistico - si è ribadito da più parti - le finalità di questo modello non sono semplicemente quelle di rendere più efficace il recupero delle descrizioni sottoponendo ad un controllo di autorità le denominazione dei soggetti produttori. Essa possiede implicazioni supplementari che hanno una portata più squisitamente culturale. Permette in sostanza di tenere distinti nella descrizione, non solo concettualmente ma anche praticamente, i diversi piani - quello istituzionale, quello puramente tecnico-archivistico, quello storico-archivistico - che si intersecano della definizione e descrizione di ciascun fondo archivistico e di dar conto al meglio delle loro interrelazioni. Non è un caso che nel corso della discussione romana (Calzolari) si è potuto far riferimento ai fondamenti concettuali di ISAD (G) come a strumenti per analizzare attraverso la struttura dei fondi archivistici anche le modalità di circolazione delle informazioni all’interno dell’organizzazione del soggetto produttore e delle forme di comunicazione della memoria. La difesa del concetto di fondo, allora, ribadita nelle premesse del documento del gruppo di Bologna ha perciò un significato forte, proprio perché connessa ad una richiesta di integrazione della sua definizione, capace di esplicitare la valenza molteplice del concetto stesso, il suo spessore problematico, ma. al contempo, il suo alto valore ermeneutico, soprattutto in un contesto archivistico storicamente e geograficamente stratificato come quello italiano. Da questo punto di vista, proposte come quella formalizzata da Ezelinda Altieri Magliozzi di chiedere l’inserimento nel glossario che accompagna l’ISAD (G) di un termine (come collezione o raccolta -collection) si presenta come un’utile spunto di discussione da riprendere più ampiamente a livello nazionale proprio perché indica come a definire nuclei documentari autonomi e distinti possa concorrere talvolta la presenza di un “vincolo” volontario e soggettivo che non ne altera il carattere di complessi dotati di una propria identità specifica. La proposta quindi comporta, in sostanza, il richiamo alla possibilità e necessità di utilizzare metodologie di approccio squisitamente archivistiche per il trattamento e la descrizione di questo tipo di complessi documentari, considerandoli, per l’appunto come “fondi”, con una propria specifica origine storica ed una propria struttura e se, composti di documentazione proveniente da archivi distinti, con una serie di soggetti produttori da individuare e descrivere. Tale proposta è perciò da considerare ricompresa nella definizione di fondo così come proposta nel documento bolognese, anche se potrà essere ulteriormente discussa in sede di definizione di regole nazionali. Altre tematiche - fra di loro connesse per più di un aspetto -, su cui si è appuntata la discussione sono state quelle relative alla definizione e caratterizzazione dei livelli inferiori di descrizione (unità archivistica ed unità documentaria) e quelle relative al codice identificativo e alla segnatura. Per quanto riguarda il primo punto, il richiamo ad una impostazione tradizionalmente consolidata è stato energicamente formulato nel saggio sulle norme ISAD pubblicato sulla Rassegna degli Archivi di Stato da Elio Lodolini, che ha respinto il riferimento, contenuto nella definizione di fascicolo del glossario, alla possibilità che “un fascicolo possa essere creato [dall’archivista] ‘nel corso dell’ordinamento dell’archivio’ ed ‘in base al riferimento allo stesso oggetto, attività o negozio giuridico’ “, così come ha respinto definizioni di serie che facciano riferimenti a modalità di formazione della serie stessa (quali le modalità di acquisizione o l’uso) diversi dal processo di spontanea sedimentazione nell’archivio del soggetto produttore. Se questa interpretazione - ribadita da Lodolini nello stesso articolo per quanto riguarda l’elemento di descrizione relativo ai “criteri di ordinamento” - si discosta sensibilmente dall’impostazione del documento del gruppo di Bologna, teso a sottolineare la molteplicità di fattori che convergono nella definizione della struttura dei fondi archivistici, essa costituisce tuttavia un utile richiamo ai limiti d’intervento dell’archivista - che non può evidentemente essere arbitrario, ma fondarsi sulla struttura e la storia del fondo e del suo soggetto produttore - e alla necessità che di esso sia dato puntualmente e rigorosamente conto, come proprio relativamente all’elemento “criteri di ordinamento” anche il gruppo di Bologna ha ribadito, proponendo una modifica alla norma ISAD tesa a renderla - su questo punto - più esplicita e chiara. Su un altro versante si sono svolte sia nel seminario bolognese che nel convegno romano le riflessioni di Claudia Salmini, tese, in primo luogo, a verificare il tipo di relazione che può intercorrere fra il “reference code” previsto da ISAD(G) (di cui da più parti - e probabilmente non a torto - si è criticata la traduzione italiana con i termini “segnatura archivistica”) e gli strumenti tradizionalmente adottati nella nostra pratica archivistica per identificare le singole entità archivistiche (le unità di descrizione, secondo la terminologia ISAD) e per stabilire una relazione univoca fra esse e le descrizioni che ad esse si riferiscono. Si tratta delle questioni relative alla segnatura archivistica e alla cosiddetta “collocazione” e alla distinzione fra unità archivistiche e contenitore fisico; in secondo luogo della questione di quali elementi debbano venire a comporre un possibile “reference code” da adottare in ambito nazionale (su cui considerazioni e proposte sono venute anche da Ezelinda Altieri Magliozzi e richiami all’opportunità di procedere ad una sua definizione sono stati variamente fatti nel convegno romano in particolare da Muzi). Tali questioni - che non sembrano poter essere oggetto nell’immediato di proposte di modifica del relativo elemento di descrizione in ISAD (G) - sono certamente da riprendere e approfondire in sede di definizione di linee guida o regole nazionali, tenendo conto che, da un lato, nel contesto delle regole di descrizione archivistica non possono essere affrontate questioni che riguardano le modalità di gestione pratica della documentazione; che il problema della rilevanza di quella che appare, in talune situazioni, una discrasia fra contenitori fisici ed unità archivistiche, può essere affrontata solo caso per caso in sede di definizione dei livelli descrittivi di ciascun fondo (in sintesi: il mero contenitore fisico è anche un livello di descrizione?); e che comunque anche all’individuazione dell’unità archivistica all’interno dei singoli fondi - così come per il fondo nel suo complesso - possono concorre vari elementi (il trattamento subito in sede di archivio di deposito, la storia del fondo, i riordinamenti fatti, ecc.). Per quanto concerne invece l’individuazione di un possibile sistema di codificazione degli archivi italiani andranno tenute in considerazione le esperienze - come quella di “Anagrafe” - che si sono confrontate con problemi simili così come le critiche e i rilievi che alle soluzioni adottate sono state fatte. Anche la questione posta da Claudia Salmini nell’intervento al convegno romano sulla possibile individuazione di una “unità informativa” come livello di descrizione a sé stante è certamente da approfondire. Va tuttavia tenuto presente che la descrizione è una rappresentazione della realtà archivistica, che è indirizzata a favorire l’accesso a quest’ultima ma non si propone di creare dei sostituti di essa (cosa sempre possibile, ma realizzabile attraverso un trattamento storico-critico e non di mera descrizione archivistica dei dati estraibili dalla documentazione). D’altronde il modello concettuale della descrizione multilivellare di ISAD (G) - che procede sempre dall’alto in basso, è bene ricordarlo, e non dal basso in alto, come nella sedimentazione del flusso di informazioni e documenti all’interno dell’archivio in via di formazione - non esclude la possibile utilizzazione di sub-livelli anche nei livelli inferiori (fra il file e l’item). Ciò non toglie che una più attenta riflessione su questo punto non possa portare all’individuazione di reali aporie della teoria dei livelli di ISAD (G). Varie altre osservazioni sono state formulate nel corso delle giornate bolognesi e romane o in contributi autonomi. Alcune di esse investono più che la formulazione delle regole, la sua interpretazione od applicazione. Forniscono perciò - anch’esse - materiali utili più ad approfondire a livello nazionale i problemi della descrizione, che non a dare occasione per proposte di modifica dello standard internazionale. In quest’ottica vanno certamente considerati i punti 2 e 3 delle pertinenti osservazioni formulate da Cecilia Poggetti e Luca Pieraccini così come gli interessanti rilievi formulati da Paolo Franzese a proposito della denominazione originale o attribuita (va notato a questo proposito che ISAD (G) non esclude la possibilità di integrare o sostituire alla prima la seconda, quando questa si riveli insufficiente, la seconda) o a proposito della predisposizione di un modello descrittivo accurato per gli strumenti d’accesso ai fondi (siano essi interni ai fondi oppure elaborati successivamente in archivi di deposito o di concentrazione sette-ottocenteschi).

4. Tenendo conto dell’andamento del dibattito scaturito dal documento elaborato dal gruppo di Bologna, la Commissione di lavoro riunitasi a Roma il 9 luglio 1998 ha deciso di assumere il documento stesso come base per l’elaborazione della proposta italiana di aggiornamento e modifica alle norme ISAD (G), integrandolo con alcune osservazioni e suggerimenti emersi su singoli punti in quel dibattito e aggiungendo una parte relativa alle norme per la descrizione di materiali su supporti speciali e con caratteri peculiari, basata largamente sui contributi al convegno romano di Euride Fregni (sull’applicabilità del concetto d’autore nella descrizione archivi), di Ingrid Germani, Mario Signori e Carlo Vivoli (sulla descrizione del materiale cartografico) corroborati, su alcuni elementi di impostazione generale, dalle considerazioni svolte in seno alla Commissione stessa da Stefania Ricci, per quanto concerne la descrizione dei sigilli. Infine, sarà proposta l’integrazione di esempi tratti dalla realtà archivistica italiana al fine di rendere più chiari la finalità e il contenuto di alcuni elementi di descrizione, precisandone l’estensione e la modalità di applicazione. Ciò appare particolarmente conveniente per alcuni elementi di descrizione (come quelli relativi alle date) su cui si è discusso a lungo sia nel seminario bolognese che nel convegno di Roma, che in sede di Commissione, con contributi importanti soprattutto di Claudia Salmini ed Ezelinda Altieri Magliozzi, senza tuttavia addivenire a conclusioni tali da cui possano scaturire significative proposte di modifica ma semmai interpretazioni e precisazioni sulle modalità di formulazione della datazione, che possono essere efficacemente illustrate attraverso esemplificazioni tratte dalla realtà italiana. Perciò, rispettando anche le raccomandazioni del Committee on Descriptive Standards del Consiglio internazionale degli archivi, il documento che segue, congiuntamente elaborato dall’Amministrazione archivistica italiana e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana, sarà strutturato nelle seguenti parti:

a) premessa, che spiegherà la genesi del documento;
b) osservazioni generali;
c) proposte di integrazione e modifica alla versione esistente dell’ISAD (G);
d) proposte di integrazione per la descrizione di materiali su supporti speciali e con caratteri peculiari.

A tale documento sarà data ampia diffusione attraverso la sua pubblicazione in Internet (sito dell’Università di Padova a cura di Gianni Penzo e sito dell’Ufficio Centrale per i Beni archivistici). Si cercherà di diffondere con pari ampiezza anche i contributi pervenuti a seguito del convegno romano (per il seminario bolognese esiste già la pubblicazione ricordata più sopra) con analoga diffusione in Internet o attraverso altre modalità da esaminare. Su tale documento la comunità archivistica italiana è invitata a proporre miglioramenti, limitati, ovviamente, alle sole tematiche affrontate nel documento. Dati i limiti di tempo a disposizione (il documento dovrà essere pronto nella versione inglese entro il 15 settembre prossimo) tali osservazioni dovranno pervenire entro e non oltre il 30 agosto. La commissione di Roma ha auspicato che, conclusa la fase di discussione sulla revisione di ISAD (G), il dibattito sull’elaborazione di standard descrittivi possa continuare sia prendendo in esame ISAAR (CPF) che approfondendo spunti e suggestioni emersi fino adesso nella direzione dell’elaborazione di linee guida e di norme di descrizione per gli archivi italiani.

PROPOSTE DI INTEGRAZIONE E MODIFICA DELLO STANDARD INTERNAZIONALE DI DESCRIZIONE ISAD (G) FORMULATE DALL’AMMINISTRAZIONE ARCHIVISTICA ITALIANA E DALL’ASSOCIAZIONE NAZIONALE ARCHIVISTICA ITALIANA IN OCCASIONE DELLA REVISIONE QUINQUENNALE DELLO STANDARD.

Premessa

Nell’aprile 1997 un gruppo di lavoro dell’ANAI ha elaborato un documento con il quale ci si proponeva di raccogliere le idee e le proposte sulle norme ISAD (G), emerse dalle discussioni sul tema tenutesi in varie occasioni nel corso degli anni precedenti. Questo documento, che si presentava come una prima bozza, aperta ad ulteriori precisazioni e approfondimenti da parte degli archivisti italiani operanti nei più diversi ambiti (Archivi di Stato, Sovrintendenze Archivistiche, archivi comunali, archivi di istituzioni pubbliche e private, di imprese, ecc.), è stato ampiamente diffuso all’interno della comunità archivistica italiana ed è stato successivamente assunto come base per la formulazione di proposte di integrazione e modifica dello standard ISAD (G) in occasione della fase di revisione quinquennale dichiarata aperta dal Committee on Descriptive Standards del Consiglio internazionale degli archivi nella sua prima seduta plenaria svoltasi a Firenze nel novembre 1997. Nel febbraio e nel giugno 1998 si sono tenute, rispettivamente a Bologna e Roma, due occasioni d’incontro, all’interno delle quali le tematiche relative agli standard internazionali di descrizione - e ad ISAD (G) e alla sua revisione, in particolare - sono state ampiamente dibattute. Negli interventi e nella discussione si è registrato un accordo sostanziale sul documento elaborato dal gruppo di lavoro ANAI. Nel convegno di Roma si sono anche affrontati i problemi della standardizzazione della descrizione su supporti speciali e per documentazione con le caratteristi peculiari, riprendendo un’elaborazione che, almeno per quanto concerne i materiali cartografici, ha prodotto, in anni recenti, significativi risultati. A sintetizzare i risultati del dibattito è stata chiamata una Commissione, costituita d’intesa dall’Ufficio Centrale per i beni archivistici del Ministero per i beni culturali e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana. Questo documento, contenente proposte di integrazione e modifica all’International Standard of Archival Description (General), esprime perciò le posizione dell’Amministrazione archivistica italiana e della principale associazione professionale di archivisti italiani. Esso pertanto è largamente rappresentativo delle idee della comunità archivistica italiana in tutte le sue componenti.

Osservazioni generali

Il processo di elaborazione di standard internazionali di descrizione degli archivi costituisce un importante momento di confronto fra tradizioni archivistiche nazionali diverse ed è il presupposto per rendere possibile lo scambio a livello internazionale di informazioni comparabili ed omogenee sui fondi archivistici, utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalle moderne tecnologie informatiche e telematiche. I principi generali che stanno a fondamento degli standard ISAD (G) e ISAAR (CPF) (come l’analisi della struttura gerarchica dei fondi, le regole della descrizione multilivellare, le modalità di descrizione dei rapporti fra fondi, subfondi, serie e i loro soggetti produttori) rappresentano l’intelaiatura concettuale essenziale di una moderna teoria della descrizione archivistica. Su tali principi si è manifestato un largo accordo all’interno della comunità archivistica italiana. In particolare è stato accolto con molto interesse il modello di gestione separata e connessa delle descrizioni archivistiche e delle informazioni relative ai soggetti produttori da ricomprendersi all'interno di authority file appositamente dedicati, così come è stato in particolare sviluppato attraverso l’elaborazione dell’ISAAR (CPF). Questo modello costituisce indubbiamente una delle proposte di maggiore portata innovativa del lavoro della Commissione ad hoc del CIA. Esso è stato in genere giudicato dagli archivisti italiani come un modello particolarmente utile e fecondo per rappresentare, senza appiattimenti e forzature, il complesso rapporto fra fondi e soggetti produttori così come emerge all'interno di un panorama archivistico storicamente stratificato ed articolato come quello italiano. Spesso, infatti, i nostri fondi archivistici sono il risultato di un processo di trasmissione della documentazione più che secolare segnato da complicati passaggi di competenze e di archivi da un'istituzione all'altra, da interventi di ordinamento e riordinamento - scaturiti da molteplici esigenze di carattere politico-amministrativo o culturale - e, last but not least, dalla confluenza di archivi in appositi istituti di concentrazione, un processo che si traduce in una struttura dei fondi contraddistinta dalla presenza a vari livelli di documentazione prodotta da soggetti diversi, nonché da un’ampia casistica di possibili intrecci fra fondo e fondo e fra fondi e soggetti produttori. Il rapporto fra fondi e soggetti produttori si configura, perciò, come un rapporto molti a molti: a un fondo possono corrispondere più soggetti produttori e viceversa. Questo rapporto può essere tradotto efficacemente all'interno di un sistema informativo archivistico attraverso la previsione di due strutture informative autonome, l'una che gestisca le descrizioni dei fondi e delle loro componenti, l'altra le informazioni relative ai soggetti produttori. Le due "strutture informative" devono poter essere poste in relazione fra loro nel punto ed al livello in cui ciò è opportuno in modo tale, che, per esempio, la partizione di un fondo, prodotta da un soggetto diverso da quello del fondo cui fa parte, possa essere messa in diretta relazione con le informazioni relative al proprio soggetto produttore e, viceversa, un soggetto produttore di più fondi, o di più serie disperse all'interno di vari fondi, possa essere messo in relazione con tutta la documentazione di cui risulta produttore. Un modello del genere, che può essere ulteriormente specificato e reso dinamico in senso diacronico storicizzando e datando le relazioni, sembra in grado di dar conto degli effetti delle trasformazioni istituzionali e dei percorsi della trasmissione documentaria sulla struttura ed identità attuali dei fondi. Per questo nel contesto archivistico italiano le finalità di questo modello non sono semplicemente quelle di rendere più efficace il recupero delle descrizioni sottoponendo ad un controllo di autorità le denominazioni dei soggetti produttori. Esso possiede implicazioni supplementari che hanno una portata più squisitamente culturale. Permette in sostanza di tenere distinti, nella descrizione, non solo concettualmente, ma anche praticamente i diversi piani - quello istituzionale, quello puramente tecnico-archivistico, quello storico-archivistico - che si intersecano nella definizione e descrizione di ciascun fondo archivistico e di dar conto delle loro interrelazioni. Dalle considerazioni svolte risulta chiara la centralità di ISAAR (CPF) come standard internazionale di descrizione, una centralità tale da giustificarne una possibile completa integrazione all’interno di ISAD (G). Va rilevato tuttavia che prima di giungere ad una scelta del genere sarebbe opportuno sottoporre l’ISAAR (CPF) ad una fase di revisione che permetta di superarne talune lacune ed evidenti incongruenze (come l’assenza di regole specifiche - che non siano il riferimento a regole nazionali, d’impianto generalmente bibliotecario - per segnalare un’informazione così centrale come il contesto statale o politico-istituzionale di appartenenza delle istituzioni descritte). Il modello di gestione separata delle descrizioni dei fondi e delle istituzioni non è sufficiente a soddisfare l'esigenza di elaborare descrizioni archivistiche che rappresentino efficacemente la dimensione storico-critica, di interpretazione e di ricerca del lavoro che l'archivista compie quando riordina un fondo e ne elabora la descrizione. Si tratta di un'esigenza che appare particolarmente sentita all'interno di una tradizione e di una pratica archivistiche come quelle italiane, le quali hanno operato ed operano su una realtà assai complessa e storicamente stratificata e che vantano la produzione di strumenti descrittivi filologicamente raffinati e di grande spessore storico a partire dagli inventari bongiani dell'Archivio di Stato di Lucca, prodotto massimo della scuola toscana di Francesco Bonaini, fino a giungere alla Guida generale degli Archivi di Stato italiani, descrizione sintetica ma esaustiva dell'enorme patrimonio documentario, e dei relativi soggetti produttori, posseduto dagli Archivi di Stato italiani. Da questo punto di vista alcune integrazioni e modifiche alle norme ISAD (G) possono essere utili al fine di dare a queste ultime una maggiore forza e consistenza, che ne garantisca la massima applicabilità a livello internazionale e la capacità di confrontarsi anche con realtà archivistiche particolarmente complesse, promuovendo la produzione di descrizioni archivistiche di buon livello scientifico e di piena soddisfazione degli utenti.

Proposte di integrazione e modifica alla versione esistente di ISAD (G)

O. Glossary of terms associated with the general rules Definizione di "fondo" (fonds). Si propone di aggiungere una postilla alla definizione del termine "fondo" nell'attuale versione delle ISAD (G), per rendere espliciti gli elementi che oltre all’attività del soggetto produttore concorrono alla formazione dei fondi ed a determinarne la struttura. La definizione modificata (con la postilla in carattere corsivo) è la seguente: "Fondo (fonds). L'insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze. Il fondo presenta una propria fisionomia e struttura che usualmente è il risultato: 1) delle attività e competenze del soggetto produttore; 2) delle modalità di gestione e archiviazione dei documenti da parte del soggetto produttore e/o di altri soggetti subentratigli nelle attività e competenze; 3) di eventuali interventi effettuati nel corso di processi di trasmissione documentaria da altri soggetti con finalità di utilizzazione, ordinamento, conservazione".

2.4 Non-repetition of information (Non ripetizione delle informazioni) Alcune perplessità sono state manifestate in relazione all’ultima delle “multilevel description rules”. L’attuale formulazione favorisce una sua interpretazione non adeguatamente problematica, che rischia di incoraggiare una frammentazione eccessiva delle informazioni fra i diversi livelli di descrizione. Tale regola non può infatti non implicare anche la necessità di raccordare ai livelli superiori le informazioni che si danno ai livelli inferiori e che sono utili a rendere espliciti i nessi archivistici e i legami logici fra le diverse descrizioni, in modo che essi non risultino di difficile interpretazione o non emergano affatto dal complesso delle descrizioni. Ciò può implicare la necessità di replicare il contenuto di talune informazioni ai diversi livelli, anche se il modo di presentare le informazioni sarà adattato al livello in cui esse sono presentate (ad esempio: a livello di fondo saranno fornite informazioni relative alla struttura del fondo nel suo complesso e ai rapporti fra le sue varie parti componenti, mentre ai livelli inferiori tali informazioni potranno essere replicate per ciò che riguarda le relazioni archivistiche di ciascuna partizione o serie con le altre). Si propone di aggiungere alla regola la seguente frase: “a meno che ciò non risulti indispensabile per una completa e corretta descrizione dell’unità descritta”.

3.1.2 Title (Denominazione o titolo) Si propone di aggiungere il seguente esempio: [riportare un esempio nel quale compaia l’indicazione copia, trattandosi di una unità di descrizione non composta di originali]

3.1.3 Date of creation of the material in the unit of description Si propone di aggiungere il seguente esempio: [riportare un esempio dove alla data sia aggiunta l’indicazione: con doc. in copia dal ... o copia di doc. del ....].

3.2.4 bis Storia della tradizione documentaria (o storia archivistica). Si propone l’aggiunta di un ulteriore elemento di descrizione, ritenendosi insufficiente per dar conto della storia archivistica e della tradizione documentaria dei fondi l'attuale elemento 3.2.4 (storia dei passaggi di responsabilità giuridica - Custodial history). La regola (che si indica come 3.2.4bis) potrebbe essere formulata nel modo seguente. Scopo: Fornire tutte le informazioni rilevanti relative alla storia dell’unità di descrizione e al processo di tradizione della documentazione. Regola: Indicare gli eventi (quali riordinamenti, inventariazioni, riutilizzazioni per scopi politico-amministrativi e culturali etc.) che hanno caratterizzato la storia dell’unità di descrizione, contribuendo a determinarne l’attuale struttura ed ordinamento, e che sono rilevanti per l’autenticità e il valore probatorio della documentazione e per l’interpretazione storica di essa. Indicare anche antiche denominazioni dell’unità di descrizione e precedenti segnature, fornendo, tutte le volte che è possibile, la chiave interpretativa di queste ultime.

3.3.1 Scope and content/Abstract (Illustrazione del contenuto/Abstract) Si ritiene che risponda ad una metodologia descrittiva più tipicamente archivistica, fornire indicazioni sul contenuto dell’unità di descrizione facendo riferimento alle funzioni, alle procedure, alle modalità attraverso le quali la documentazione si è formata, nonché ai suoi caratteri tipologici, e non soltanto ad un riassunto della/e materie trattate nell’unità di descrizione stessa. Si propone pertanto di aggiungere nella regola, prima dell’ultima frase, il periodo: “Illustrare le funzioni e/o i tipi di attività che hanno prodotto i documenti e/o il procedimento amministrativo o l’iter burocratico che ha dato origine all’unità di descrizione”.

3.3.4 System of arrangement (Criteri di ordinamento) Si ritiene opportuno accentuare il riferimento alla necessità che, descrivendo l’ordinamento e la struttura della documentazione, l’archivista dia in maniera critica conto degli interventi compiuti, delle loro finalità e metodologie, facendo anche esplicita menzione del fatto che non sono stati compiuti interventi significativi sull’unità di descrizione (caso che, comunque, appare piuttosto improbabile). Si propone perciò di eliminare l’inciso “if appropriate”.

3.4.5 Physical characteristics (Caratteristiche materiali) Si ritiene opportuno rendere più esplicito il fatto che l’elemento di descrizione serve a segnalare limitazioni a tutte le possibili utilizzazioni dell’unità di descrizione derivanti dalle sue condizioni materiali. Tali possibili utilizzazioni non comprendono solo la lettura, ma possono ad esempio includere la fotoriproduzione o altro tipo di riproduzione. Si propone perciò di aggiungere il seguente esempio: [aggiungere esempio che faccia riferimento all’impossibilità di riproduzione di un documento a causa delle sue condizioni fisiche]

3.5.1 Location of originals (Localizzazione degli originali) Dato che la documentazione originale, di cui quella descritta costituisce una riproduzione, può essere conservata anche nello stesso istituto di conservazione e non solo in altri, come contemplato nell’attuale formulazione della regola, appare opportuna una modifica di quest’ultima, inserendo le parole “lo stesso” prima di “un altro istituto di conservazione” (“and another repository...”). In alternativa togliere l’inciso dalla prima frase (“and another repository ... originals”) e lasciare la sola indicazione di segnalare dove si trovano gli originali. Si propone anche di aggiungere il seguente esempio:
[aggiungere esempio sulla Segreteria particolare del Duce]

3.5.4 Associated material (materiale documentario complementare, conservato in altri istituti archivistici). Così come è formulato l’elemento di descrizione, sembra che non contempli il caso dell’esistenza di materiale prodotto dallo stesso soggetto produttore dell’unità di descrizione conservato nel medesimo istituto di conservazione e sembra invece limitare la regola alla segnalazione della solo documentazione associata per provenienza esistente in altri istituti di conservazione. Si ritiene che ciò costituisca una incongruenza da correggere, modificando sia lo scopo che la regola dell’elemento di descrizione con l’aggiunta delle parole “nello stesso o” prima delle parole “in altri istituti di conservazione” (Purpose: “...in other repositories..”) e “in un altro istituto di conservazione” (Rule: “...in another repository...”).

Proposte di integrazione per la descrizione di materiali su supporti speciali e con caratteri peculiari

Dalla discussione sulle integrazioni e modifiche da apportare ad ISAD (G) per renderlo capace di coprire anche la descrizione di materiali su supporti speciali e con caratteri peculiari - che si è soprattutto concentrata sulla documentazione cartografica e sui sigilli - sono emerse alcune questioni di carattere generale che possono avere ripercussioni sull’intera struttura dello standard di descrizione e che appare opportuno esaminare prioritariamente. Si è innanzitutto posta la questione dell’autore, che, pur essendo emersa nell’ambito di riflessioni sulla descrizione di materiali cartografici, ha ovviamente una portata decisamente più ampia, potendo interessare in genere i materiali a livello di documento indipendentemente dal supporto, formato o tipologia. Se riferito alla documentazione archivistica indipendentemente dal supporto, formato o tipologia, l’autore può essere in realtà inteso in senso ampio, non solo come autore intellettuale, ma anche come soggetto responsabile dell’azione da cui la documentazione è scaturita, oppure come responsabile della sua fattura materiale: informazioni che di volta in volta possono essere alternative o coesistere in tutto o in parte a seconda della loro rilevanza. Dal punto di vista della struttura di ISAD (G) il problema che si pone è allora quello di come trattare un’informazione del genere. Sono emersi due tipi di soluzione che si sottopongono entrambe all’attenzione del Committee on Descriptive Standards del Consiglio Internazionale degli Archivi:

a) creazione nell’area dell’identificazione di un apposito elemento descrittivo; soluzione che comporta l’aggiunta nel glossario della definizione di autore o di soggetto responsabile della messa in essere del documento;
b) inclusione dell’autore nell’elemento di descrizione “3.1.2 Title” (Denominazione o titolo), con le integrazioni necessarie dell’attuale formulazione dell’elemento di descrizione (sia per quanto riguarda lo scopo che la regola).

Una questione simile si è posta anche per altri tipi di dati, la cui validità è ristretta soltanto alla documentazione con caratteri peculiari. Si tratta di dati per lo più di carattere tecnico (come ad esempio, per la documentazione cartografica, la scala o l’orientamento, nonché la mediazione grafica, il supporto e le misure), per i quali nuovamente possono porsi diverse alternative:

a) ricomprendere questi tipi di dati all’interno degli elementi descrittivi già esistenti, opportunamente modificati ed integrati (ad esempio ricomprendendo le misure all’interno dell’elemento di descrizione “3.1.5 Extent of the unit of description (quantity, bulk or size)”;
b) creare un nuovo elemento di descrizione nell’area 3.3 (Content and Structure Area) per i dati tecnici necessari per la descrizione di documentazione speciale e/o su supporti speciali comprendente le relative opportune specificazioni a seconda dei supporti considerati.
c) creare un’ “area dei dati tecnici”, comprendente gli elementi descrittivi relativi ai dati tecnici necessari per descrizione di ciascuna tipologia di documentazione e/o di supporto.

In linea di massima la discussione svoltasi all’interno della comunità archivistica italiana - secondo l’opinione generale, da approfondire e articolare meglio - si è orientata verso il riconoscimento dell’inopportunità di moltiplicare eccessivamente aree ed elementi di descrizione e di ricomprendere il più possibile informazioni specifiche all’interno degli elementi già esistenti, modificandone opportunamente la formulazione.

Si offre quindi di seguito all'attenzione del Committee on Descriptive Standards una sintesi schematica delle proposte di integrazione e modifica di ISAD(G) limitatamente al materiale cartografico:

i dati relativi ad autore, delineante, incisore, ed eventuali dati di edizione (editore/stampatore, luogo e anno di edizione) possono essere o inclusi nell’elemento descrittivo 3.1.2, opportunamente modificato, oppure trattati come elemento descrittivo autonomo
da aggiungersi nell’area 3.1. - specificamente dedicato alle attribuzioni di responsabilità e, nel caso di mappe a stampa, anche ai dati di edizione; · oggetto, area geografica o entità rappresentata, committenza possono essere inclusi nell’elemento descrittivo 3.3.1 opportunamente modificato;
scala e orientamento, supporto e mediazione grafica o vengono inclusi nell’elemento descrittivo 3.3.1 opportunamente modificato oppure dovrebbero essere trattati come uno o più elementi descrittivi autonomi all’interno di un’eventuale “area dei dati tecnici”;
le misure del supporto possono essere incluse nell’elemento di descrizione 3.1.5.