ISAD(G)
Risultati e documento di lavoro prodotto
dal Gruppo di lavoro dell'ANAI
("Gruppo di Bologna")
Vai al documento prodotto dal "Gruppo di Roma" sulle ISAD (G)
All'assemblea ANAI del 13 dicembre a Roma sono stati, tra le altre cose,
presentati i risultati del gruppo di lavoro anai sulle ISAD (il documento
in italiano e quello in inglese, pubblicati in varie sedi, documento che è
stato anche consegnato ai membri del comitato del CIA sulle norme di
descrizione).
Al fine di arrivare alla predisposizione di un documento definitivo da inviare al CIA entro i termini fissati per la revisione delle ISAD (15 settembre), come stabiliti nell'annuncio in merito del COMMITTEE ON DESCRIPTIVE STANDARDS del CIA seguito alla riunione dello stesso comitato del 10-12 novembre a Firenze (comunicato pubblicato su diverse liste archivistiche e riportato anche sulla lista Archivi 23), si e` proposto all'assemblea e al direttivo ANAI, che hanno approvato, il seguente percorso di lavoro:
- un primo incontro pubblico, in tempi brevi, per presentare a tutti il documento redatto dal gruppo di lavoro ANAI; in tale sede si prevede anche un intervento di S. Vitali sul lavoro del Comitato del CIA. Dal momento che il documento ANAI dovrebbe per quella data essere ben noto, (il documento e` stato pubblicato in versione italiana su "ANAI-Notizie", a. IV, n. 12 (marzo-giugno 1997), pp. 15-18 e su "Archivi & computer", a. VII, n. 3/97, pp. 145-151; in versione inglese su "Archivi & computer", a. VII, n. 4/97, pp. 261-264; è stato proposto per la pubblicazione anche sulla Rassegna degli Archivi di Stato) ci si aspetta che vengano presentate critiche, proposte di approfondimento e modifica, proposte sui temi che il documento indica come bisognosi di ulteriore approfondimento (le date, ad es.; per quanto riguarda la descrizione di documenti particolari - mappe ecc- va tenuto conto del nuovo orientamento del Comitato del CIA, che si propone di estendere le norme di ISAD (G) piuttosto che produrre formati specifici).
Questo incontro si svolgerà a Bologna, presso l'Archivio di Stato di Bologna (aula della Scuola di archivistica) il giorno 11 FEBBRAIO 1998 dalle ore 10,30 alle ore 17,30.
Versione in italiano
Il documento che segue è stato elaborato da un gruppo di lavoro costituitosi nell’ambito della Associazione Nazionale Archivisti Italiani. Ai lavori del gruppo, che ha tenuto tre sedute presso la Scuola di archivistica dell'Archivio di Stato di Bologna nei giorni 18 ottobre 1996, 15 gennaio e 16 aprile 1997, hanno partecipato: M. Savoja (Archivio di stato di Milano), A. Attanasio (Archivio di stato di Rieti), F. Cavazzana Romanelli (Archivio di stato di Treviso), C. Salmini (Archivio di stato di Venezia), S. Vitali (Archivio di stato di Firenze), E. Fregni (Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna), N. Binchi, F. Boris, I. Germani, C. Salterini e D. Tura (Archivio di stato di Bologna), L. Guidi (Archivio storico del comune di Ferrara), A. Petrucci (cooperativa C.S.R. di Modena), R. Spocci (Archivio storico del comune di Parma) e S. Suprani (Istituto Gramsci di Bologna). All’ultimo incontro ha partecipato anche I. Orefice.
Il documento vuole costituire una prima bozza aperta
ad ulteriori precisazioni e approfondimenti da parte degli archivisti
italiani operanti nei più diversi ambiti (archivi di stato, sovrintendenze
archivistiche, archivi comunali, archivi di istituzioni pubbliche e
private, di imprese, ecc.). Esso si propone di raccogliere le idee e le
proposte sulle norme ISAD (G) rilasciate dal Consiglio Internazionale
degli Archivi, emerse dalle discussioni sul tema tenutesi in varie
occassioni nel corso del 1996 e in particolare nel convegno organizzato a
Roma dall'ANAI della Regione Lazio il 21 giugno 1996. Tali discussioni
sono state favorite anche dalla pubblicazione della traduzione italiana
delle norme ISAD (G) a cura di un'apposita Commissione istituita presso
l'Ufficio centrale per i beni archivistici (per la quale cfr. La
traduzione italiana delle ISAD (G), in “Rassegna degli Archivi di Stato”,
LV (1995), 2-3, pp. 392-413) e da alcune esperienze e sperimentazioni
relative all'applicazione di quelle norme condotte all'interno di varie
istituzioni archivistiche italiane. Il gruppo di lavoro ANAI ha espresso
innanzi tutto un generale accordo sui principi ispiratori delle norme ISAD
(G) e sul tentativo di elaborare regole di normalizzazione della
descrizione archivistica a livello internazionale. Tale tentativo
costituisce uno strumento di utile confronto fra tradizioni archivistiche
nazionali diverse ed è il presupposto per rendere possibile lo scambio a
livello internazionale di informazioni comparabili ed omogenee sui fondi
archivistici, utilizzando gli strumenti messi a disposizione dalle moderne
tecnologie informatiche e telematiche. E' stata tuttavia anche
sottolineata l'importanza che, per almeno due motivi, le norme ISAD (G) e
la discussione sviluppatasi attorno ad esse rivestono per la comunità
archivistica italiana.
In primo luogo, esse hanno dato l'avvio ad una riflessione, che
riprendendo e approfondendo alcune considerazioni sui fondamenti teorici
della dottrina e della pratica archivistiche sviluppatesi in Italia a
partire dagli anni Settanta, ha ampliato le proprie tematiche e la propria
impostazione grazie al confronto con il dibattito e la pratica
internazionali. Inoltre esse hanno costituito un punto di riferimento
essenziale nelle esperienze di applicazione dell'informatica alla
descrizione degli archivi, realizzate in Italia negli ultimi anni.
Da questo punto di vista le norme ISAD (G) e, più in generale, il lavoro
della Commissione ad hoc del CIA sulla normalizzazione della descrizione
archivistica, hanno sistematizzato alcuni strumenti concettuali di
indubbia utilità, quali l'analisi della struttura gerarchica dei fondi, il
principio della descrizione in più livelli e il modello di gestione
separata delle descrizioni archivistiche e delle informazioni relative ai
soggetti produttori da ricomprendersi all'interno di authority file
appositamente dedicati. Su quest'ultimo aspetto, che costituisce
indubbiamente una delle proposte di maggiore portata innovativa del lavoro
della Commissione ad hoc del CIA, il dibattitto del gruppo di lavoro ANAI
si è soffermato particolarmente. Il modello di gestione separata e
interrelata delle descrizioni degli archivi e delle descrizioni dei
soggetti produttori è stato, infatti, giudicato come particolarmente utile
e fecondo per rappresentare, senza appiattimenti e forzature, il complesso
rapporto fra fondi e soggetti produttori che emerge all'interno di un
panorama archivistico storicamente stratificato ed articolato come quello
italiano. Il problema è noto ed è stato più volte analizzato e descritto.
Un processo di trasmissione della documentazione, spesso più che secolare,
segnato da complicati passaggi di competenze e di archivi da
un'istituzione all'altra, da interventi di ordinamento e riordinamento -
scaturiti da molteplici esigenze di carattere politico-amministrativo o
culturale - e, last but not least, dalla confluenza di archivi in appositi
istituti di concentrazione, si traduce in una struttura dei fondi
contraddistinta dalla presenza a vari livelli di documentazione prodotta
da soggetti diversi, nonchè da un’ampia casistica di possibili intrecci
fra fondo e fondo e fra fondi e soggetti produttori. Il rapporto fra fondi
e soggetti produttori si configura, perciò, come un rapporto molti a
molti: a un fondo possono corrispondere più soggetti produttori e
viceversa. Questo rapporto può essere tradotto efficacemente all'interno
di un sistema informativo archivistico attraverso la previsione di due
strutture informative autonome, l'una che gestisca le descrizioni dei
fondi e delle loro componenti, l'altra le informazioni relative ai
soggetti produttori. Le due "strutture informative" devono poter essere
poste in relazione fra loro nel punto ed al livello in cui ciò è opportuno
in modo tale, che, per esempio, la serie, prodotta da un soggetto diverso
da quello del fondo cui la serie fa parte, possa essere messa in diretta
relazione con le informazioni relative al proprio soggetto produttore e,
viceversa, un soggetto produttore di più fondi o di più serie disperse
all'interno di vari fondi possa essere messo in relazione con tutta la
documentazione di cui risulta produttore. Un modello del genere, che può
essere ulteriormente specificato e reso dinamico in senso diacronico
storicizzando e datando le relazioni, sembra in grado di dar conto degli
effetti delle trasformazioni istituzionali e dei percorsi della
trasmissione documentaria sulla struttura ed identità attuali dei fondi.
La proposta delle ISAD (G) di gestire separatamente le descrizioni di
fondi e soggetti produttori ha conosciuto, come è noto, ulteriori sviluppi
con il rilascio delle norme ISAAR (CPF) relative alla elaborazione di
authority files per enti, persone, famiglie. Si tratta di norme che
richiedono anch'esse di essere attentamente analizzate e discusse dal
mondo archivistico italiano. E' intenzione del gruppo di lavoro ANAI
avviare una riflessione sul tema a partire dal prossimo autunno. Il gruppo
di lavoro ha comunque rilevato come il modello di gestione separata delle
descrizioni dei fondi e delle istituzioni non esaurisca l'esigenza di
elaborare descrizioni archivistiche che rappresentino efficacemente la
dimensione storico-critica, di interpretazione e di ricerca del lavoro che
l'archivista compie quando riordina un fondo e ne predispone lo strumento
di ricerca. Si tratta di un'esigenza che appare particolarmente sentita
all'interno di una tradizione e di una pratica archivistiche come quelle
italiane, le quali hanno operato ed operano su una realtà assai complessa
e storicamente stratificata e che vantano la produzione di strumenti
descrittivi filogicamente raffinati e di grande spessore storico a partire
dagli inventari bongiani dell'Archivio di Stato di Lucca, prodotto massimo
della scuola toscana di Francesco Bonaini, fino a giungere alla Guida
generale degli archivi di stato italiani, descrizione sintetica ma
esaustiva dell'enorme patrimonio documentario posseduto dagli archivi di
stato italiani e dei loro soggetti produttori.
Il gruppo di lavoro ANAI ha ritenuto che non siano assenti
nell'identificazione degli elementi descrittivi, operata da ISAD (G), e
nell'enunciazione delle loro finalità taluni schematismi e
semplificazioni. Il contributo ad un loro superamento, che può venire
dall'esperienza italiana, non rappresenta, a giudizio del gruppo di
lavoro, tanto la ricerca di maggiori possibili convergenze fra quella
esperienza e le regole internazionali che sono in corso di definizione,
quanto il tentativo di dare a queste ultime una maggiore forza e
consistenza, che ne garantisca la massima applicabilità a livello
internazionale. Le proposte di modifica di ISAD (G) che seguono sono
quindi ispirate all'esigenza di rendere le regole capaci di confrontarsi
anche con realtà archivistiche particolarmente complesse e di promuovere
la produzione di strumenti di ricerca (tradizionali o tecnologicamente
avanzati) di buon livello scientifico e di piena soddisfazione degli
utenti. In questa direzione va innanzitutto la proposta di completare la
definizione di fondo contenuta nel glossario con alcune precisazioni che
permettano di ricomprendervi situazioni più complesse di quelle
rappresentate dalla unilineare identificazione fra fondo e soggetto
produttore. Infatti il modello di descrizione multilivellare delineato
nella tabella annessa alle ISAD, combinato con le definizioni contenute
nel "glossario dei termini associati alle regole generali" non riesce a
rappresentare in maniera del tutto soddisfacente la struttura di quei
fondi che sono il risultato dell'attività di più soggetti produttori e che
sono stati oggetto di interventi con finalità politico-amministrative o
culturali condotti all'interno di archivi di concentrazione. Si ritiene
anche necessario offrire un adeguato spazio, all'interno degli elementi
descrittivi, alle informazioni sulla storia archivistica dei fondi, che
non può essere limitata alle sole notizie sui soggetti proprietari o
detentori della documentazione: occorre poter dar conto di eventi quali
riordinamenti, inventariazioni, utilizzazioni per scopi
politico-amministrativi e culturali etc., che hanno un rilevante influsso
sia rispetto ai problemi dell’autenticità e del valore probatorio della
documentazione che ai fini dell’interpretazione storica. Una maggiore
attenzione va inoltre rivolta alla esplicitazione dei criteri adottati
dall'archivista nell'operare sul fondo o nel descriverlo. Si tratta, da
questo punto di vista, di raccogliere l'esigenza di dar conto con un certo
rigore filologico delle scelte compiute dall'archivista, fra le molte
possibili, soprattutto quando interviene su di un fondo che è il risultato
di processi di produzione e di trasmissione di lungo periodo. Esigenze
simili inducono anche a richiedere modifiche su altri aspetti di ISAD (G),
relativi ad esempio alla descrizione del contenuto (abstract) e alla
segnalazione del materiale collegato o complementare conservato nella
medesima o in altre istituzioni archivistiche o più generalmente
culturali. Le modifiche proposte non esauriscono, ovviamente, lo spettro
delle obiezioni, perplessità e riserve avanzate all'interno del gruppo di
lavoro ANAI su singoli aspetti di ISAD (G), né delle differenze che
possono essere riscontrate fra le norme e la pratica archivistica
italiana, ad esempio relativamente alle vecchie segnature (che sono sempre
segnalate nei nostri strumenti di ricerca e totalmente ignorate in ISAD
(G)) oppure alle modalità di espressione della datazione e via dicendo.
Tuttavia esse sono sembrate al gruppo di lavoro quelle che caratterizzano
maggiormente l'approccio italiano alla descrizione archivistica e sulle
quali si ritiene importante un confronto a livello internazionale. Infine
il gruppo di lavoro ha auspicato che la Commissione ad hoc del CIA rilasci
norme particolari relative alla descrizione dei singoli livelli (serie e,
soprattutto, unità archivistica) e alla documentazione di tipologia
speciale e su supporti non tradizionali (cartografia, fotografie, ecc.),
tenendo conto, in quest'ultimo caso, degli standard già esistenti o in via
di elaborazione in ambiti vicini a quello archivistico, come quello
bibliotecario e museografico.
A partire dalle considerazioni sopra esposte si indicano di seguito i punti delle norme ISAD (G) per i quali sono state espresse riserve, con le relative proposte di modifica avanzate dal gruppo di lavoro ANAI.
1) Definizione di "fondo". Si propone di aggiungere una postilla alla definizione del termine "fondo" nell'attuale versione delle ISAD (G) (cfr. La traduzione italiana delle ISAD(G), cit., p. 397). La definizione modificata (con la postilla in carattere corsivo) è la seguente: "Fondo (fonds). L'insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze. Il fondo presenta una propria fisionomia e struttura che usualmente è il risultato:
1) delle attività e competenze del soggetto
produttore;
2) delle modalità di gestione e archiviazione dei documenti da parte del
soggetto produttore e/o di altri soggetti subentratigli nelle attività e
competenze;
3) di eventuali interventi effettuati nel corso di processi di
trasmissione documentaria da altri soggetti con finalità di
utilizzazione, ordinamento, conservazione".
2) Informazioni sulla storia archivistica dei fondi. Si propone la creazione di un ulteriore specifico elemento descrittivo, essendo inadeguato ricomprendere la storia archivistica e della tradizione documentaria dei fondi nell'attuale elemento 3.2.4 (storia dei passaggi di responsabilità giuridica, cfr. La traduzione italiana delle ISAD (G), cit., p. 405). O in alternativa di integrare in tal senso la definizione dell’elemento in questione.
3) Illustrazione del contenuto/Abstract. La regola espressa per l'elemento descrittivo 3.3.1 (cfr. La traduzione italiana delle ISAD(G),cit., pp. 406-407) non è esaustiva. Si ritiene che l'abstract, trattandosi di elemento qualificante della descrizione archivistica non debba comprendere solo una breve sintesi del contenuto dell'unità di descrizione, per quanto inclusiva di riferimenti cronologici e di informazioni sulla tipologia documentaria. Si propone invece che, ove possibile, siano fornite anche indicazioni circa le modalità attraverso le quali si è formata la documentazione. Utili esempi descrittivi in tal senso possono essere tratti dalle RAD (cfr. Planning Committee on Descriptive Standards, Rules for Archival Description, Bureau of Canadian Archivists, Ottawa 1990, §§ 1.7D, 1.7D1, 1.7D2, 1.7D3, 1.7D4). Nelle regole canadesi per illustrazione del contenuto (scope and content) si intende la descrizione dell’attività dell’ente produttore e della struttura e organizzazione dei documenti riferita ai singoli livelli (fondo, serie, fascicolo, unità documentaria). Così, ad esempio, per il livello del fondo (cfr. 1.7D1 cit.) l’abstract dovrebbe consistere in primo luogo nel fornire informazioni circa le funzioni e/o i tipi di attività che hanno prodotto i documenti, il periodo cronologico e l’area geografica cui si riferiscono. In secondo luogo nell’indicazione della struttura del fondo con enumerazione delle serie e delle principali tipologie documentarie. A livello di serie (cfr. 1.7D2 cit.) dovrebbe essere illustrato il procedimento amministrativo o l’iter burocratico spiegando come la serie stessa si è formata, con riferimento alla sua struttura interna (eventuali schemi di classificazione) e agli interventi di ordinamento. Solo nel caso di serie costituite da documenti omogenei potrebbe essere indicato il tipo di informazioni contenute. Per i livelli inferiori la descrizione del contenuto sarebbe, ovviamente, più analitica fino a giungere all’ illustrazione della pratica nel caso del fascicolo (cfr. 1.7D3 cit.) e all’analisi dell’oggetto e della forma del documento nel caso della singola unità (cfr. 1.7D4 cit.).
4) Informazioni sui criteri di ordinamento e sulle scelte operate dall'archivista. Si propone una correzione alla regola dell'elemento descrittivo 3.3.4 (criteri di ordinamento, cfr. La traduzione italiana delle ISAD (G), cit., p. 408). La formulazione attuale sembra finalizzata soltanto ad offrire al ricercatore elementi utili per la consultazione del fondo, mentre appare necessario anche dare conto in maniera critica del lavoro dell'archivista. Il testo modificato della regola potrebbe essere il seguente: "Dare informazioni sui criteri seguiti e sulle scelte operate dall'archivista nel lavoro di ordinamento e di inventariazione dell'unità di descrizione, precisando le principali caratteristiche della struttura interna e dell’ordinamento attuale del materiale, evidenziando in particolare eventuali discostamenti dall’ordinamento originario."
5) L'elemento descrittivo 3.5.4 (materiale documentario complementare, conservato in altri istituti archivistici, cfr. La traduzione italiana delle ISAD (G), cit., p. 412) appare incompleto. Si propone che esso non sia limitato al materiale documentario conservato in altri istituti archivistici, ma sia applicabile anche a documentazione che si trova all'interno della stessa istituzione archivistica.
Come delineato nella parte introduttiva di questo documento, sulle cinque proposte di modifica sopra esposte il gruppo di lavoro ANAI ritiene che già da ora possa essere avviato un confronto a livello internazionale. Permangono invece dubbi e perplessità per altri aspetti, in particolare relativi alle segnature archivistiche e alla datazione, per i quali si propone di ampliare preliminarmente la discussione in ambito italiano. Limitatamente a questi due punti si osserva comunque quanto segue: A) Segnatura archivistica od altri codici identificativi (elemento descrittivo 3.1.1., cfr. La traduzione italiana delle ISAD (G), cit., p. 400). Le regole ISAD, come si è già detto, non riservano uno spazio appropriato per la descrizione della segnatura archivistica, che può essere invece assai complessa nella realtà dei nostri istituti conservativi. In primo luogo si ritiene opportuno distinguere i dati relativi alla segnatura archivistica dal codice identificativo, qualora il codice identificativo venga assimilato ad un codice di tipo “anagrafico” (vd. Anagrafe degli archivi di stato italiani). In secondo luogo è necessario precisare l’espressione “segnatura archivistica”, in quanto si possono avere segnature moderne o antiche ed è frequente il caso in cui i pezzi siano contraddistinti da entrambe. B) Datazione. Le regole ISAD (G) prevedono l’indicazione degli estremi cronologici in due aree distinte. Nell’area dell’identificazione è inserita la data della documentazione compresa nell’unità di descrizione riguardante la documentazione effettivamente conservata (cfr. 3.1.3 in La traduzione italiana delle ISAD (G), cit., pp. 401-402). Invece nell’area delle informazioni sul contesto sono indicati gli estremi cronologici dell’unità di descrizione (cfr. 3.2.3., ibid., pp. 404-405) che, riferendosi al periodo di attività del soggetto produttore, attengono alla storia istituzionale/amministrativa o alla nota biografica. Considerazioni critiche sono state espresse dal gruppo di lavoro ANAI soprattutto per il primo tipo di data, cioè quella riferita alla documentazione. Da un lato infatti possono presentarsi elementi critici descrivibili in parte con segni grafici di uso ormai condiviso, come nel caso di data attribuita, incerta, errata, lacune cronologiche. Dall’altro lato deve essere considerato il caso della documentazione in copia, che necessita di particolari accorgimenti descrittivi. Al contrario, la regola di cui al punto 3.1.3 cit. non solo non tiene adeguatamente conto di questi aspetti, ma risulta anche fuorviante per i casi di date prevalenti e date della documentazione effettivamente presente (loc. cit., p. 404). I problemi relativi a segnatura e datazione sono tuttora aperti e richiedono ulteriori approfondimenti. E’ pur vero che essi riguardano soprattutto il livello dell’ unità archivistica, un livello cioè per il quale il gruppo di lavoro ANAI auspica, come accennato più sopra, un successivo specifico intervento da parte della Commissione ad hoc del CIA. Ma la questione della datazione appare comunque importante anche per i livelli più generali di descrizione, tenendo conto in particolare della rilevanza di tale elemento come condizione di ricerca soprattutto in ambienti di descrizione informatizzata.
(Il documento è stato redatto a cura di S. Vitali, M. Savoja e I. Germani)
COMMENTARY ON ISAD (G) RULES
(may 1997)
The Italian Association of archivists (Associazione Nazionale Archivistica Italiana, ANAI) and its “Sezioni regionali” (regional committees) has organized various public meetings on the theme of archival description standards in which the standard proposed by ICA, ISAD (G), was also debated. ISAD (G) has been published in Italy by “Archivi & Computer” (English version and a “quick” Italian translation) and by the Rassegna degli Archivi di Stato, where in n° LV (1995), 2-3, pp. 392-413 was also published a more accurate and “official” translation by an ad hoc Committee created by the Ufficio Centrale per i Beni Archivistici of the Ministero per i Beni Culturali e Ambientali.
Some archivists from the ANAI have tried, after three more ad hoc meetings,
to collect opinions and remarks in a document (open to further
enhancements) that is being published in the bulletin “ANAI Notizie” and
has been distributed to enhance the discussion between the archivists. The
document that follows (open to further enhancements, too) is an
“unofficial” adaptation/abstract written in English by members of the
working group (without any professional aid with the English text, that we
hope can be all the same understandable) to let these opinions be known
also outside the Italian archival community.
-
Attended to the meetings of the Working Group: N. Binchi, F. Boris, I. Germani, C. Salterini e D. Tura (Archivio di Stato di Bologna), A. Attanasio (Archivio di Stato di Rieti), F. Cavazzana Romanelli (Archivio di Stato di Treviso), M. Savoja (Archivio di Stato di Milano), C. Salmini (Archivio di Stato di Venezia), S. Vitali (Archivio di Stato di Firenze), E. Fregni (Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna), L. Guidi (Archivio storico del comune di Ferrara), A. Petrucci (cooperativa C.S.R. di Modena), R. Spocci (Archivio storico del comune di Parma) e S. Suprani (Istituto Gramsci di Bologna);
-
wrote the original document: S. Vitali, M. Savoja e I. Germani) ;
1) Importance of ISAD (G)
The WG agrees on, and wants to underline, the
importance of ISAD (G), and ISAAR (CPF), as a very useful mean of
discussion and comparison between different archival traditions, besides
its usefulness as a mean to make possible the international communication
and exchange of archival descriptions.
ISAD (G) has also had the effect to revive the debate on archival
description and on important concepts as the analysis of the
“hierarchical” structure of fonds, the principles underlying multi-level
description and the ways to describe the relationship between fonds,
series, &c and their creators.
The WG also believes that great importance will have the expected issue of
further rules for each level of description (fonds, series, item) and for
specific forms of material (e.g. cartographic materials, still and moving
images, &c).
2) the relationship between fonds and creators
The model of description suggested in the bracketed
introduction to the Context Area in ISAD (G) (3.2: “Some of the
information in this area .... may ... be accomodated in linked authority
files”), and by the issue of ISAAR (CPF) (that the WG intends to analyze
in the next future from this point of view) has been very favorably viewed
by the WG. Archival fonds quite often have an history by themselves,
originated through many transfers of functions, and competencies, and
records / archives between different bodies that succeeded one another in
the centuries. Between the bodies that operated on the fonds often we have
to count State Archives, in which archives of different creators have been
concentrated for the service of State and often variously separated,
re-aggregated and re-arranged to perform the activities and functions of
these bodies.
So, quite often a creator’s fonds includes series from other creators, or
the series created by a corporate body have been variously scattered in
the archives of other bodies that followed it in its competencies and
functions, in a network of relationships that would be impossible (and
undesirable) to re-arrange in a linear situation in which per every fonds
we have a single creator and vice-versa. The WG thinks that the model of
separate, interrelated descriptions for creators and archives/fonds can
help a lot - especially in automated environments - to account for these
complex “many to many” relationships, and to hold to the principles well
exposed in “Multilevel description rules” - especially 2.2 (information
relevant to the level of description) and 2.4 (non-repetition of
information).
3) Historical and philological attitude
The ANAI working group believes that a model of
archival description based on “enhanced” authority files for provenance
descriptions separated from and linked to content descriptions is very
suitable for Italian archival context. However, it is not sufficient to
ensure the production of well conceived archival descriptions, able to
reflect the activities of research and interpretation taken by the
archivist in arranging fonds as well as his philological and critical
attitude in preparing inventories and other finding aids.
A requirement of this sort is very important in an archival practice like
the Italian, that must confront with a very complex and ancient archival
heritage. Besides, the Italian archival tradition can boasts a wide range
of finding aids of a high historical and philological level: it's enough
to mention the inventories of the State Archive of Lucca, edited by
Salvatore Bongi, a member of the archival school of Francesco Bonaini in
second half of XIX century and the recent General Guide to the Italian
State Archives (Guida Generale degli Archivi di Stato italiani), a
concise, but exhaustive, description of the huge archival wealth held by
more than one hundred Italian State Archives.
The ANAI working group believes that some additions and modifications to
the ISAD (G) rules are required to make them more consistent, appropriate
and generally applicable also to archival contexts characterized by a high
rate of complexity like the Italian. The following proposals are to be
regarded as a contribution in order to achieve this aim.
Obviously they do not completely remove the differences existing between
ISAD (G) and Italian archival tradition and practice. But the WG believes
they can reduce these differences and can contribute to the formulation of
an international standard able to promote the production of (traditional
or computerized) archival descriptions of a high scientific level and
general satisfaction for users.
4) proposals of enhancements to the data elements in ISAD (G)
a) Definition of "fonds".
The ANAI working group suggests a brief addition to the definition of the term "fonds" in the glossary of terms associated with the general rule. The new definition of fonds could be the following (the addition is in italics): "The whole of the documents, regardless of form or medium, organically created and/or accumulated and used by a particular person, family, or corporate body in the course of that creator’s activities and functions. Each fonds has its own identity and structure that is usually the result of : 1) the creator’s activity and functions; 2) the record keeping and filing systems of the creator and/or any other person, family, or corporate body succeeded to the creator in his activities and functions and in the management of the records that form part of the fonds; 3) any action carried out by anybody for the purpose of using, arranging or preserving (keeping) the material that form part of the fonds in the course of the transmission process of the fonds itself.
b) Information on archival history of the unit of description.
The ANAI working group suggests the addition of a new element of description to the general rules. The existing element 3.2.4 (Custodial history) appears to have the only purpose to provide information on changes of ownership and custody of the unit of description. The new element should provide information on losses of series and documents, arrangements and rearrangements, inventories and indexes drafted in the past, and on any action, carried out by anybody for the purpose of using, arranging or preserving (keeping) the material, that is useful to understand and explain the origin and the causes of the present structure of the unit of description and that affects the interpretation of the material. If preferable, the ANAI working group suggests an addition of this sort to the rule attaining the element of description 3.2.4.
c) Scope and content / abstract
The rule for data element 3.3.1 (Scope and content /
Abstract) appears not to be exhaustive. The WG believes that this very
important element of archival description should not include just a short
summary of subject content of the unit described, albeit including form
specification and date span. The WG proposes that, whenever possible,
information about the reasons why and the way in which material included
in the unit has been formed/created/accumulated should be included in the
description. The WG believes that useful examples in this direction are
derivable from the Canadian Rules for Archival Description on this data
element (RAD: see §§ 1.7D, 1.7D1, 1.7D2, 1.7D3, 1.7D4), notwithstanding
the different organization of the rules. In RAD for every level of
description it is prescribed to account for the functions and activities
that gave origin to the unit described and to its structure.
(For example: fonds level: “.... Give information about the functions
and/or kinds of activities generating the records....”; series level: “...
give information on the specific activity or activities generating the
records (...) explain any administrative or documentary processes or
procedures which explain how the series came into being”).
d) Information on the arrangement of the unit of description.
The purpose of the element of description 3.3.4 (System of arrangement) appears to be mainly to provide information to the users to allow the retrieval of the material within the unit of description. The ANAI working group believes that some additions are convenient for supplying, with a critical and philological attitude, any information on the actions taken and on the choices made by the archivist in arranging and describing the unit of description, referred to the history of transmission of the unit described. All this could be useful for a better interpretation of the material on part of the users and for historical record. The suggested addition could be: "Supply information on the actions taken and on the choices made by the archivist in arranging and describing the unit of description. Specify the principal characteristics of the internal structure and of the present organization of the material, pointing out in particular any difference between the present arrangement and the original one, including if necessary any other arrangement in between".
e) Associated material.
The ANAI working group believes that some modifications of the element of description 3.5.4 (Associated material) could be convenient. The rule states that the archivist must provide information about the existence in other repositories of material associated by provenance to the unit of description. The rule makes no mention of the material, associated by provenance to the unit of description, that can exist in the same repository. Actually, this sort of material can exist as an effect of the many to many relationship between fonds and creators, that is applicable also to fonds held by the same repository. For example it can happen that a repository holds the fonds created by a corporate body and the fonds of the corporate body that succeeded in activities and functions to the previous one, inheriting just one or few series. In this case one fonds and some series within another fonds in the same repository are associated by provenance. The ANAI working group suggests a modification of the rule according to situations like this, very frequent in ancient archival institutions like the Italian ones.
5) points open to further analysis
The WG believes that further debate is needed, firstly in the Italian archival community, on two further points, on which the WG will consider in the next future whether to elaborate further proposals of integration to ISAD (G):
a) reference codes and “segnatura archivistica”
In Italian traditional archival description a great importance has the “segnatura archivistica” of the material described, that is the identity code given to the units (at the file / item level) by archivists or, originally, by “record managers” of the creating body, in the various stages of the transmission history of the unit described. This element is often quite useful to understand the present and past internal structure of the fonds / series. It doesn’t seem that the data element “reference code” in ISAD (G) might accommodate this kind of information, as it appears to have the only purpose to give a new identity code to the description and the material related.
b) dates
The WG has much debated the usefulness of the provision in ISAD (G) of two areas (3.1.3 and 3.2.3) for the dates. Some members have remarked how dates can be very complex (presence of copies of documents; news or transcripts of documents within other documents; &c), and how the simple recording of span dates (with the optional recording of predominant dates and/or of gaps) might not be adequate. The date element appears, on the other end, of great importance for its role in research and retrieval.