Normalizzazione della descrizione archivistica e informatizzazione degli archivi:
l’esperienza del Gruppo di lavoro degli archivisti trentini, coordinato dal Servizio Beni librari e archivistici della Provincia autonoma di Trento

 

Il gruppo di lavoro degli archivisti trentini per la normalizzazione della descrizione archivistica, coordinato dal Servizio Beni librari e archivistici della P.A.T. è stato costituito in data 9 settembre 1997, ed è formato dai rappresentanti del Servizio stesso, della Sovrintendenza archivistica del Trentino Alto-Adige, dell'Archivio di Stato, degli Istituti trentini che conservano archivi e garantiscono servizio al pubblico (Archivio provinciale di Trento, Archivio diocesano tridentino, Servizio Biblioteca comunale e Archivio storico del Comune di Trento, Biblioteca comunale - Archivio del Comune di Rovereto, Biblioteca comunale - Archivio del Comune di Riva del Garda, Archivio del Comune di Arco, Museo storico in Trento - Onlus, Museo d'Arte Moderna e Contemporanea di Trento e Rovereto) e delle cooperative che operano sugli archivi in regione (Arcadia, Arcoop, Koiné).

Nel secondo incontro del detto gruppo (14 ottobre 1997) fu formalmente costituito un sottogruppo, composto da Cagol Franco (Archivio storico del Comune di Trento), Cristofolini Livio (Servizio Beni librari e archivistici della P.A.T. - Archivio provinciale di Trento), Devigili Silvio (Servizio Beni librari e archivistici della P.A.T.), Franzoi Stefania (Servizio Beni librari e archivistici della P.A.T.), a cui è subentrata in luglio 1998 Faes Margherita, Gentilini Maurizio (Archivio diocesano Tridentino), a cui è subentrato in maggio 1999 don Livio Sparapani, Parisi Paola (Archivio di Stato di Trento), Tomasoni Renata (Cooperativa Arcadia e delegata per Museo storico in Trento-Onlus). Al suddetto sottogruppo è quindi stato delegato il compito di studiare in specifico le problematiche descrittive ed informatiche, alla luce degli standard internazionali ISAAR(CPF) e ISAD(G).

Il primo lavoro di studio generale degli standard internazionali è confluito in una relazione finale (febbraio 1998), le cui riflessioni fondamentali sono state comunicate alla comunità archivistica nazionale dalla portavoce Paola Parisi in occasione dell’incontro seminariale sulle proposte di revisione elaborate dal gruppo di lavoro ANAI "Gli standard internazionali per la descrizione archivistica: le regole ISAD(G)", tenutosi a Bologna l’11 febbraio 1998

Si è quindi lavorato nel sottogruppo al cosiddetto "Progetto ISAAR(CPF)", che ha portato alla realizzazione di un manuale - guida per la descrizione dei soggetti produttori di archivi: questo strumento rappresenta il risultato di un intenso lavoro di discussione, confronto, interpretazione, contestualizzazione ed esemplificazione delle norme di descrizione ISAAR (CPF). La sua prima versione (26 marzo 1999), sottoposta all’esame dei membri del gruppo allargato e di altri esponenti della comunità archivistica nazionale esperti in materia, ha originato numerose osservazioni e ha stimolato ulteriori discussioni all’interno del sottogruppo: i nuovi contributi e le conseguenti revisioni sono infine confluiti nella versione del 26 ottobre 1999, da ritenersi pressoché definitiva, benché non ancora ufficiale (il documento è consultabile sul sito dell’ ANAI).

Al contempo un'occasione straordinaria di sperimentazione della validità delle stesse norme e, in particolare, dell'efficacia del detto manuale è stata rappresentata dalle due borse di studio promosse dal Servizio provinciale (avviate nel marzo 1999 e tuttora in corso), volte alla realizzazione di profili istituzionali di enti produttori di archivi già inventariati. Le schede ISAAR relative ad alcuni comuni e soggetti produttori di archivi tipicamente aggregati agli archivi comunali, realizzate dai borsisti Corrado Sala e Anna Guastalla, hanno infatti consentito non solo di valutare l’attuazione pratica delle teorie espresse (operazione che in più di un caso ha obbligato a dei ripensamenti), ma anche di verificare i vantaggi della strutturazione delle informazioni.

In parallelo al discorso normalizzazione si è inoltre affrontato nel sottogruppo il problema della resa informatica delle descrizioni dei soggetti produttori: in particolare, lavorando in collaborazione con Flavio Santini dell'Informatica Trentina, con Roberto Grassi della Regione Lombardia e con la ditta Expert Italia, il Servizio provinciale ha progettato e promosso l’adeguamento di SESAMO allo standard ISAAR (CPF). Detto programma, prodotto dalla ditta Expert Italia e distribuito dalla Regione Lombardia, è ormai molto diffuso a livello nazionale, ed è stato adottato già da alcuni anni per la produzione di inventari d’archivio dal Servizio Beni librari e archivistici della Provincia, da una trentina di suoi collaboratori, dagli istituti rappresentati dai membri del sottogruppo e da alcuni di quelli rappresentati dai membri del gruppo allargato.

In attesa del nuovo, ormai prossimo, SESAMO ‘99, nel mese di ottobre il sottogruppo ha avviato il cosiddetto "Progetto ISAD(G)", ossia lo studio approfondito delle ISAD (G), che si configura come logica continuazione del percorso avviato a fine 1997.

L’intenzione dei membri è riuscire a definire entro i primi mesi del 2000 sulla base di questo standard descrittivo un manuale guida per la descrizione dei fondi archivistici, armonizzando e adeguando le regole attualmente utilizzate dagli operatori per la descrizione degli inventari archivistici allo standard internazionale.

In questa prospettiva, l’obiettivo primario è la produzione di uno strumento che possa venire incontro alle esigenze degli archivisti almeno per la descrizione dei cosiddetti "livelli alti" (fondo, subfondo, serie ecc.). In merito alla descrizione dell’unità archivistica, il sottogruppo, pienamente consapevole delle problematiche derivanti dalle esigenze descrittive peculiari delle varie tipologie di archivi (già rappresentate all’interno del gruppo allargato), s’impegna a condurre adeguate riflessioni e opportuni confronti per cercare di identificare gli elementi descrittivi indispensabili e comuni a tutti i tipi di unità archivistiche (siano esse fascicoli, buste, registri, ma anche fotografie, disegni, carte geografiche, lettere, pubblicazioni ecc.).

Per quanto riguarda infine il risvolto informatico di quest’ultimo progetto (da considerarsi in ogni caso posteriormente alla definizione delle regole), una prima analisi pare dimostrare che le possibilità di descrizione che offre SESAMO per i livelli "fondo archivistico", "struttura", "unità", e "sottounità" sono assai soddisfacenti e rispettose dello standard ISAD (G).

Margherita Faes
Servizio Beni librari e archivistici della Provincia Autonoma di Trento.