1. Attività propedeutiche

min. 11,5

max 23

In quest’area di attività il punteggio potrà variare in funzione delle dimensioni e della complessità dell’archivio oggetto dell’intervento

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

1.1

Relazione preliminare con sopralluogo

Elaborato prodotto in seguito ad un sopralluogo conoscitivo di un archivio oggetto di una proposta di intervento e dei locali che lo ospitano, e redazione di una relazione esplicativa della situazione esistente

min. 1,5

max 3

1.2

Ricognizione della consistenza e dello stato dell’archivio

Analisi volta a acquisire informazioni sulle dimensioni e sullo stato dell’archivio

min. 0,5

max 1

1.3

Studio e ricerca tecnico-scientifica

Studio e ricerca da effettuarsi preliminarmente ad un eventuale intervento con lo scopo di ottenere informazioni relative all’ente, all’archivio e alla prassi storico-documentaria dell’ente produttore

min. 1,5

max 3

1.4

Progetto di massima

Formulazione di un progetto di lavoro archivistico nelle sue linee generali d’intervento e nelle sue dimensioni economiche

min. 1,5

max 3

1.5

Studio di fattibilità

Formulazione di uno strumento più complesso del semplice progetto di massima (vedi sopra). Lo studio di fattibilità presenta infatti anche una valutazione critica della realizzazione di un lavoro archivistico; nell’elaborato vengono analizzati gli aspetti della proposta di lavoro e vengono espresse valutazioni in merito

min. 1,5

max 3

1.6

Preordinamento

Individuazione delle operazioni materiali, ricognizioni e prima schedatura sommaria propedeutiche alle attività di schedatura e inventariazione di un fondo archivistico

min. 2

max 4

1.7

Progetto esecutivo

Formulazione analitica di un progetto di intervento archivistico, con specificazione di obiettivi, modalità di esecuzione, impegni di spesa, tempi di realizzazione e tutti gli aspetti relativi all’espletamento del lavoro richiesto

min. 3

max 6

2. Riordino-inventariazione

min. 12,5

max 42,5

In quest’area di attività il punteggio potrà variare in funzione delle dimensioni e della complessità dell’archivio oggetto dell’intervento

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

2.1

Schedatura sommaria

Descrizione tecnica sommaria delle singole unità archivistiche

min. 2,5

max 5

2.2

Schedatura analitica

Descrizione tecnica analitica delle singole unità archivistiche

min. 3,5

max 7

2.3

Ordinamento

Riordinamento

Ordinamento secondo la prassi procedurale corrente dell’ente produttore

Ordinamento di archivi storici volto a ricostituire l’ordine originario delle carte

min. 4

max 20

2.4

Operazioni di selezione ai fini della conservazione e dello scarto

Operazioni di valutazione del materiale, per individuare quello da conservare e quello da proporre per lo scarto

min. 2

max 10

2.5

Condizionamento

Inserimento di unità archivistiche in contenitori individuati come idonei a contenerle e conservarle

0,5

3. Censimento

min. 5

max 12

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

3.1

Censimento del patrimonio documentario

Strumento archivistico volto a rilevare tutti gli archivi di determinate tipologie presenti su un territorio o la consistenza del patrimonio archivistico di un singolo ente

min. 5

max 12

4. Gestione archivio[1]

min. 25

max 57

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

4.1

Responsabilità e/o gestione di archivi correnti e di deposito

Organizzazione del servizio in tutte le sue articolazioni; prevede la responsabilità della gestione dei flussi documentali, della conservazione dei documenti, dell’accesso e della consultazione interna ed esterna

min. 4

max 10

4.2

Responsabilità e/o gestione di archivi di deposito

Organizzazione del versamento dei documenti dagli uffici di produzione all’archivio di deposito con mantenimento dell’ordine originario e acquisizione degli strumenti di corredo. Prevede la responsabilità delle operazioni di selezione e della consultazione interna ed esterna

min. 4

max 10

4.3

Responsabilità e/o gestione di archivi storici

Gestione della consultazione interna ed esterna e l’attività di realizzazione di strumenti per la ricerca. Prevede la responsabilità della conservazione, della valorizzazione e della promozione dell’archivio

min. 4

max 10

4.4

Collaborazione e/o coordinamento di progetti e operazioni di costruzione, ristrutturazione e messa a norma di sedi archivistiche

Partecipazione o coordinamento di interventi che prevedono la realizzazione, la ristrutturazione e/o l’adeguamento di locali idonei alla corretta conservazione e consultazione del patrimonio documentario

min. 2

max 4

4.5

Collaborazione alla progettazione e coordinamento di operazioni di trasloco e spostamento di archivi

Collaborazione ad interventi che comportano la pianificazione e l’attuazione di spostamenti di archivi da una sede di conservazione ad un’altra;  le attività prevedono il censimento del nucleo documentario nella sede originaria e la programmazione della sistemazione nella nuova sede

min. 2

max 4

4.6

Collaborazione alla progettazione di esternalizzazione di servizi archivistici

Servizio offerto a committenti (istituzioni, enti o privati) impossibilitati, o non interessati, a gestire “in proprio” l’archivio. Il consulente archivistico pianifica il processo di esternalizzazione parziale o totale dell'organizzazione e gestione dei servizi d'archivio, con particolare attenzione ai requisiti professionali e logistici dell’outsourcer individuato

min. 4

max 8

4.7

Servizi di consultazione (gestione, consulenza e reference)

Responsabilità di pianificazione e gestione dei rapporti con l’utenza e (prevede) operazioni di consulenza e reference per delineare aree di ricerca e per il reperimento di fonti archivistiche. Ad una gestione della sala studio – previamente e opportunamente regolamentata - si affianca un’assistenza scientifica agli studiosi

min. 3

max 6

4.8

Rilevamento e valutazione ai fini del restauro

L’intervento prevede l’individuazione dei documenti da sottoporre a restauro e comporta una responsabilità scientifico-organizzativa. Il procedimento si articola infatti nelle diverse fasi di analisi preventiva e valutazione del danno, individuazione del soggetto specializzato a cui affidare il restauro, valutazione finale dell’intervento eseguito

min. 2

max 5

5. Archivio corrente

min. 34,5

max 73

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

5.1

Analisi dei procedimenti amministrativi al fine di collaborare a un disegno del flusso documentario

Individuazione dei modelli di procedimento amministrativo, ricostruzione per ciascuno di essi della sequenza delle fasi e dei sub-procedimenti necessari all’adozione dei relativi provvedimenti

min. 5

max 10

5.2

Studio per individuare le aree organizzative omogenee

Nella riorganizzazione dei sistemi documentali e nell’adeguamento alle regole tecniche per il protocollo informatico, assume valore significativo l’analisi funzionale e tecnica del contesto amministrativo in cui, laddove non fossero già definite, andranno delineate le Aree Organizzative Omogenee.

Sostanzialmente una AOO rappresenta un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali.

L’individuazione e la definizione di una o più Aree Organizzative Omogenee determina e condiziona le scelte organizzative inerenti alla tenuta del protocollo informatico e alla gestione dei flussi documentali

min. 5

max 10

5.3

Valutazione dell’impatto dei problemi organizzativi sul sistema documentario e viceversa

Studio dell’impatto degli assetti e delle prassi organizzative sulla formazione e sul flusso della documentazione; all’inverso: valutazione della possibilità che variazioni delle tipologie documentarie e dei flussi incidano sull’organizzazione e  comportino un miglioramento organizzativo.

Vanno quindi considerati il grado di omogeneità degli uffici per le funzioni svolte; volume e flusso dei documenti all'interno dell'amministrazione; la dislocazione delle sedi; preparazione archivistica e informatica del personale interno; l’esistenza di precedenti sistemi informatici di supporto alla gestione documentale; il grado di coesione interna, cioè la quantificazione del livello di interrelazione esistente tra i processi che coinvolgono gli uffici

 min. 2,5

max 5

5.4

Collaborazione all’informatizzazione del protocollo e dei sistemi di gestione archivistica

Collaborazione ai fini dell’impostazione di:

·  automazione nucleo minimo protocollo

·  gestione documentale in modalità avanzata, cioè alla gestione informatica dei documenti

·  workflow documentali con reingegnerizzazione dei processi documentali

·  reingegnerizzazione degli stessi processi primari dell’ente (Business Process Reenginering)

·   min. 2 - max 4

·   min. 3 - max 6

·   min. 4 - max 8

·  min. 5 - max 10

(totale min. 14 – max 28)

5.5

Collaborazione all’analisi dell’aggiornamento del sistema

Monitoraggio dello stato della tecnologia con indicazioni sulle scelte e l’utilizzo di prodotti di qualità, in relazione al loro apprendimento, personalizzazione, aggiornamento e interoperabilità

2

5.6

Coordinamento del passaggio dalla gestione cartacea alla gestione informatica

Realizzazione di operazioni finalizzate al passaggio alla gestione informatica dei documenti in modalità avanzata; studio delle modalità di conservazione delle informazioni sia su supporto cartaceo che elettronico; studio delle procedure per assicurare la validità giuridica del documento elettronico

min. 5

max 10

5.7

Modellazione di documenti

Elaborazione e individuazione di tipologie documentarie da realizzare con linguaggi di marcatura

min. 1

max 8

Si procederà con la valutazione dei singoli casi

6. Elaborazione di strumenti archivistici

min. 84

max 194

In quest’area di attività il punteggio potrà variare in funzione delle dimensioni e della complessità dell’archivio oggetto dell’intervento

Identificativo attività

Attività

Caratteristiche dell’attività

Proposta punteggi

Commenti

6.1

Elenco di consistenza

Redazione di un elenco descrittivo sommario utile a conoscere la consistenza di un fondo non ancora ordinato e gli estremi cronologici del materiale conservato

min. 2

max 4

6.2

Inventario sommario

Redazione di uno strumento che descrive in maniera sommaria le singole unità o serie di un archivio ordinato. E’ necessariamente corredato da introduzione

min. 4,5

max 15

6.3

Inventario analitico

Redazione di uno strumento che descrive in maniera analitica le singole unità di un archivio ordinato. E’ necessariamente corredato da introduzione

min. 8

max 20

6.4

Indicizzazione dell’inventario

Redazione di un elenco di nomi di persona, luoghi, enti ed eventualmente cose notevoli di un inventario archivistico

min. 1,5

max 3

6.5

Elenco di scarto

Redazione di una lista analitica o sommaria della documentazione individuata per essere scartata

1

6.6

Guide (generale, particolare, settoriale, tematica, topografica)

Redazione di uno strumento finalizzato alla ricerca che descrive sistematicamente i fondi conservati in uno o più archivi

·        generale, settoriale, tematica

·        particolare, topografica

·           min. 10 - max 20

·           min. 4 - max 8

(totale min. 14 – max 28)

Nei casi di redazione di guide di diversa natura la somma dei punti non potrà superare il tetto di 20.

6.7

Piano di classificazione

Redazione del sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate, fissate sulla base delle funzioni dell’ente e finalizzate alla corretta organizzazione della documentazione prodotta

min. 10

max 20

6.8

Applicazione e/o adattamento del piano di classificazione

Applicazione di uno schema articolato di voci preesistente, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni e attività dell’ente, finalizzato alla corretta formazione e conservazione della documentazione prodotta

min. 1

max 10

6.9

Piano di conservazione

Redazione del piano modellato sul piano di classificazione che indica per ciascuna tipologia documentaria i tempi di conservazione

min. 6

max 12

6.10

Adattamento del piano di conservazione

Aggiornamento di uno schema preesistente che indica il periodo di conservazione dei documenti trascorso il quale è possibile procedere allo scarto

min. 1

max 3</