COMITATO DI SETTORE PER I BENI ARCHIVISTICI
Stralcio di verbale seduta 17.1.2000

Il comitato di settore per i beni archivistici nella seduta del 17.1.2000 ha esaminato la bozza di regolamento del MBAC del 16.12.1999.

Relativamente alla parte generale il comitato osserva un'indebita attribuzione di funzioni di gestione ("coordinamento con le attività di gestione" art. 3, "coordinamento di svolgimento di mostre", art. 5, c.3 ) al Gabinetto e agli uffici di diretta collaborazione con il Ministro, in palese contrasto con il basilare principio di separazione fra le esclusive funzioni di indirizzo e controllo spettanti al livello politico e le funzioni di direzione, coordinamento e gestione spettanti al livello amministrativo e tecnico-scientifico.

Per quanto riguarda gli organi consultivi, il Comitato ritiene necessario anzitutto richiamare tutte e non solo parte delle funzioni previste dal dpr 805/75 ad essi attribuite dall'art.4, c.4 del d. l.vo 368/98. Inoltre, per assicurare un buon funzionamento, continuità e completezza di competenze, ritiene necessario che al consiglio nazionale, già più ristretto del solo comitato di presidenza ex dpr 805/75, possano partecipare senza diritto di voto, oltre al segretario generale – già aggiunto rispetto ai membri previsti dall'art. 4, c.1 cit.- anche i vicepresidenti dei comitati scientifici. Nei comitati scientifici la composizione dovrebbe essere esclusivamente elettiva, essendo i membri di nomina politica già presenti nel consiglio nazionale (con l'eventualità che, se i membri di nomina politica fossero eletti presidenti dei comitati, il consiglio nazionale potrebbe essere tutto di esclusiva nomina politica, il che sarebbe contrario allo spirito della legge e alle esigenze più elementari di imparzialità)ed estendersi quindi anche agli esperti, che dovrebbero essere eletti fra docenti universitari ed altri esperti esterni.

Per quanto riguarda la programmazione, il Comitato ritiene che l'aumento dei livelli e organi decisionali che comporta il concreto rischio di "catene parallele" di trasmissione delle proposte e di decisioni indipendenti non coordinate, non sia accompagnato da adeguate norme che stabiliscano procedure, tempi e fasi o organismi di concertazione e coordinamento trasversale.

Per quanto riguarda le funzioni previste per la direzione generale per gli archivi ritiene necessaria l'integrazione in alcuni punti, soprattutto relativi alle funzioni nei confronti della formazione degli archivi correnti e della gestione dei flussi documentali, assegnate dalle recenti norme in materia di informatizzazione della PA, ai rapporti da sempre assicurati con gli organismi esteri ed internazionali del settore (Consiglio internazionale degli Archivi) alla cura delle pubblicazioni tecnico scientifiche di settore da sempre assicurata dall'amministrazione ed altri indicati a parte.

Analogamente integrazioni simili, indicate a parte sono necessarie per le funzioni delle soprintendenze archivistiche, degli archivi di Stato e nell'art. 28 sull'istituto centrale per gli archivi, per il quale deve essere attuato l'ordinamento anche ai sensi del c. 4 dell'art. 6 d.l.vo 368/98.

Per quanto riguarda l'autonomia degli istituti centrali e periferici garantita dal d. l.vo 368/98, il comitato ritiene che sia necessaria in questo regolamento una norma organica quadro che preveda le modalità di organizzazione generale (comitati di gestione o consigli di amministrazione con componente tecnica elettiva) e di funzionamento. Tale autonomia poi può essere contestualmente già concessa a tutti gli istituti centrali e per i grandi istituti periferici e successivamente attuata con ulteriori norme di individuazione e adattamento per altri istituti.

Per quanto infine riguarda l'art. 30, che sottopone al soprintendente di coordinamento anche le soprintendenze archivistiche e gli archivi di Stato, contrariamente a quanto previsto originariamente dal d. l.vo 368/98, il comitato rileva anzitutto che una misura di così grande rilievo organizzativo è in contrasto con la volontà espressa dal legislatore. Infatti nell'art. 7 del d. l.vo 368/98.come modificato dal d. l.vo 300/99, si parla bensì dell'affidamento del coordinamento di "altre attività" al soprintendente regionale, ma non si precisa, come al comma 2 che si tratta dell'attività di determinati organi esistenti, per cui si deve intendere che si tratta di ulteriori attività di tutela, intervento – rispetto a quelle già attribuite agli organi esistenti -, soprattutto evidentemente intersettoriali, che potranno essere istituite o disposte dal Ministero e che richiederanno un coordinamento. Inoltre il comma 3 del cit. art. 7 attribuisce al soprintendente regionale solo i poteri di vincolo relativi ai beni architettonici, storico-artistici e archeologici e non quello relativo ai beni archivistici. Quest'ultimo, implicando competenze dell'ufficio nei confronti dei cittadini, non può essere attribuito poi mediante i provvedimenti previsti dall'art. 11, c1, del cit. d. .l.vo368/98 perché questi riguardano solo l'organizzazione interna degli uffici.

Ma il motivo principale per cui la misura in questione è inammissibile è di merito, cioè di competenza tecnica e amministrativa. Non vi mai stata nella storia dell'amministrazione infatti alcuna obiettiva sinergia di intervento di tutela, né tecnica, né scientifica, né giuridica fra archivi e beni architettonici, ecc., né quindi si giustifica in alcun modo alcuna necessità di coordinamento in tal senso. Questa è semmai necessaria per il settore arti, che ha sempre avuto tale sinergia fra i tre sottosettori di cui si compone, ha più soprintendenze in ciascuna regione il cui operato ha un impatto sul territorio che può richiedere un coordinamento con gli enti locali e infine, avendo ora tre direzioni generali separate, richiede anche per questo motivo un coordinamento compensativo decentrato al livello regionale; tutti motivi assenti nel caso del settore archivistico. Inoltre gli istituti archivistici richiedono, anziché un coordinamento regionale, un prevalente coordinamento nazionale. Infatti gli archivi privati tutelati dalle soprintendenze per legge possono essere trasferiti in altre regioni, richiedendo quindi un coordinamento interregionale della tutela più rilevante di quello intraregionale, già assicurato dal fatto che le soprintendenze archivistiche sono uniche in ogni regione. Gli archivi di Stato poi svolgono funzioni di sorveglianza sugli archivi degli organi periferici dello Stato che seguono norme e criteri di funzionamento nazionali uguali in ogni regione e richiedono anch'essi un coordinamento nazionale prevalente, per es. per l'elaborazione e la diffusione dei massimari di conservazione e scarto e o rapporti con le autorità per l'informatica e la Privacy già previsti dalle norme vigenti. Per tutti questi motivi il comitato ritiene indispensabile per il buon funzionamento della tutela degli archivi nel Paese e il buon funzionamento dell'amministrazione preposta, che venga soppressa dall'art. 30 la norma che sottopone soprintendenze archivistiche e archivi di Stato alla soprintendenza regionale.